Una empresa puede encargar a un mandatario del automotor las altas, transferencias, bajas y cambios de radicación de toda su flota. El mandatario presenta y retira los trámites; las solicitudes las firma el representante legal de la sociedad o un apoderado con poder por escritura pública. Una vez presentado un trámite, el Registro tiene 24 horas para inscribir una transferencia y 48 horas para los trámites que no tienen un plazo propio. Estas reglas son nacionales y rigen en todos los Registros Seccionales; el impuesto de sellos que cobra el Registro depende de cada provincia.
Qué trámites se encargan y dónde se presentan
Cada trámite se presenta en el Registro donde está radicado el vehículo (Digesto DNRPA, Título I, Capítulo II, Sección 1.ª, art. 1). Una flota con unidades radicadas en varias ciudades depende de varios Registros, y conviene que la gestoría diga desde el principio en cuáles opera.
- Alta de unidades cero kilómetro. Si cumple las condiciones, la empresa puede inscribirlas a distancia por RUNA, como se explica en RUNA para empresas.
- Transferencias. Cuando la empresa compra un usado, tiene que pedir la inscripción dentro de los 10 días hábiles de la operación (Decreto-Ley 6582/58, arts. 15 y 35). Si la empresa vende, qué le va a pedir el comprador está en comprarle un auto a una empresa.
- Bajas. Los casos y la documentación están en baja definitiva y desarmadero.
- Cambios de radicación. Corresponden cuando el domicilio o la guarda habitual pasan a otra jurisdicción registral; ver cambio de domicilio del auto.
El orden interno de cada alta o baja (seguro, asignación, dispositivos, multas) va en paralelo al trámite registral y está en el checklist de alta y baja de vehículos de flota.
Quién firma por la empresa
Por la sociedad firma su representante legal, que acredita la personería con el contrato social y el acta de designación o con la constancia del escribano que certifica la firma. El detalle está en quién firma un trámite del Registro Automotor.
Para no presentar esos papeles en cada trámite, la empresa puede armar un Legajo Electrónico Personal (LEP) en la DNRPA. Se pide por correo desde una casilla institucional a [email protected], con la razón social, el CUIT y los datos del responsable. Después se suben el estatuto, las designaciones y las escrituras de poder, y los Registros los consultan desde ahí (Título I, Capítulo IV, Sección 3.ª, art. 3).
Si la empresa prefiere que firme un apoderado, el tipo de poder cambia la vigencia (Sección 4.ª, arts. 4 y 6):
- Poder especial, para dominios identificados: vence a los 90 días hábiles administrativos desde que se otorgó.
- Poder general para automotores: rige hasta la fecha que diga la escritura.
- Para vender o transferir, el poder tiene que decirlo en forma expresa. Un poder redactado en términos generales no alcanza.
El encargo por escrito
Antes de entregar documentación, confirmá la matrícula del mandatario en la consulta por CUIT de la DNRPA. La matrícula dura dos años. Sus empleados pueden presentar y retirar trámites sólo si están inscriptos con credencial propia, y el mandatario tiene que comunicar la baja de un empleado dentro de los 5 días de terminada la relación laboral (Título I, Capítulo XII, Sección 3.ª, arts. 7, 8 y 10). Pedile la lista de las personas que van a ir a los Registros con tu documentación.
Para una flota sirve un encargo con una línea por dominio:
| Dato | Para qué sirve |
|---|---|
| Dominio, trámite y Registro | Identifica cada pedido |
| Fecha en que la gestoría recibe los papeles | Marca el inicio de su parte |
| Documentos entregados (título, cédulas, formularios, poder) | Permite reclamar originales |
| Honorario y aranceles estimados | Separa lo que cobra la gestoría de lo que cobra el Registro |
| Quién paga un reingreso por observación | Evita discutirlo después |
Cómo leer el recibo y el Resumen de Pagos para separar honorarios de aranceles está en contratar un gestor o mandatario. Los montos oficiales, en aranceles del Registro del Automotor.
Plazos que se pueden medir
Ninguna norma fija cuánto tiene una gestoría para presentar un trámite. Ese plazo lo pactan la empresa y el mandatario. Lo que sí está fijado es lo que tarda el Registro una vez que recibe la solicitud:
- Transferencia: 24 horas para inscribirla (Decreto-Ley 6582/58, art. 15).
- Trámites sin plazo propio: 48 horas (Digesto, Título I, Capítulo II, Sección 2.ª, art. 1).
- Observaciones: se notifican en el Registro los martes y viernes, y desde el día siguiente corren 15 días hábiles administrativos para recurrir (Decreto 335/88, arts. 13 y 17).
Con eso, cada trámite tiene cuatro fechas: la entrega de papeles a la gestoría, la presentación en el Registro, la inscripción u observación y la devolución de la documentación a la empresa. La segunda figura en el recibo que entrega el Registro, con día, hora, dominio y tipo de trámite (Capítulo II, Sección 1.ª, art. 2). La distancia entre la primera y la segunda mide a la gestoría; la que hay entre la segunda y la tercera, al Registro. Un acuerdo de nivel de servicio que mida sólo el total mezcla las dos.
Cada trámite se puede seguir en línea con el número de Registro y de trámite, como se explica en Registro Seccional y DNRPA.
Entrega de originales y rendición
Cualquiera que muestre el recibo puede retirar la documentación del trámite (Capítulo IV, Sección 5.ª, art. 1). Pedí una copia de cada recibo el mismo día de la presentación y guardala en la carpeta de la unidad.
El Código Civil y Comercial obliga al mandatario a avisar de todo valor que reciba por el encargo y ponerlo a disposición de la empresa, a rendir cuentas, a informar el estado cuando se lo pidan y a exhibir y entregar la documentación de la gestión (art. 1324, incisos e, f, h e i). En la práctica, por cada dominio la empresa debería recibir el título o la constancia de inscripción, las cédulas nuevas si las hay, el recibo con la leyenda «Documentación entregada» y el Resumen de Pagos, que el Registro entrega a pedido al retirar el trámite (Capítulo II, Sección 1.ª, art. 7).
Accesos y datos que maneja la gestoría
Claves. Un mandatario no necesita la clave fiscal de la empresa ni la de sus directores para presentar en el Registro. Si algún trámite pasa por ARCA, el Administrador de Relaciones de la empresa puede designarlo como usuario externo sólo para ese servicio y revocarlo después, como se explica en accesos de la empresa en ARCA y ARBA. Por qué no compartir claves está en un gestor te pide la clave fiscal.
Poderes. Si la empresa le dio un poder a alguien de la gestoría y termina la relación, el poder se revoca por escritura. La revocación tiene que ponerse en conocimiento de los terceros por medios idóneos; si no, no les es oponible (Código Civil y Comercial, arts. 380 y 381). El poder queda agregado al legajo de cada vehículo donde se usó (Digesto, Capítulo IV, Sección 4.ª, art. 7) y, si la empresa tiene LEP, también figura ahí; esos son los lugares donde comunicar la revocación.
Datos personales. Quien trata datos por cuenta de otro no puede usarlos para un fin distinto del contratado ni cederlos. Al terminar el servicio tiene que destruirlos, salvo que la empresa lo autorice expresamente a conservarlos por hasta dos años con medidas de seguridad (Ley 25.326, arts. 9, 10 y 25). Esto incluye las copias de DNI de directores y conductores y los títulos escaneados.
Una revisión periódica de la gestoría puede ser corta: matrícula vigente en la consulta por CUIT, personas autorizadas a presentar, recibos de todos los trámites del período cruzados con la planilla de la flota y Resumen de Pagos contra la factura del honorario. Qué otros papeles pedirle a un proveedor de la flota está en auditoría documental de proveedores.
Si un trámite se demora o queda mal hecho
Si el Registro observa un trámite por un formulario mal armado, el mandatario está obligado a presentar los trámites completos (Capítulo XII, Sección 3.ª, art. 10). Si el plazo pactado se venció y no hay recibo de presentación, pedí por escrito el estado y la documentación, que el art. 1324 le exige informar y exhibir. Cualquier usuario puede hacer ante la DNRPA una denuncia fundada sobre la conducta de un mandatario (art. 15 de la misma Sección), y si se cuestiona la observación del Registro, el recurso lo firma un abogado habilitado en el fuero federal (Decreto 335/88, art. 18).
Mientras una transferencia de venta no se inscribe, las multas del vehículo pueden seguir llegando a la empresa. Para controlarlas por dominio está Multabot para flotas.