Una auditoría documental de proveedores comprueba que cada taller, transportista, gomería, grúa o empresa de GPS que trabaja para la flota tenga en regla lo que la ley y el contrato le exigen, y que la empresa pueda probar que lo pidió. En Argentina la base es nacional: la Ley de Contrato de Trabajo para los contratistas, ARCA para la situación fiscal, la SSN para los seguros y la Ley 25.326 para quien trata datos de conductores. Las habilitaciones de cada oficio dependen de la actividad y, a veces, del municipio.
Para la documentación de los vehículos propios, el punto de partida es otro: auditar la documentación de la flota.
Clasificar a los proveedores antes de pedir papeles
Pedirle “toda la documentación” a todos genera carpetas que nadie revisa. Separá a los proveedores según lo que hacen para la flota:
| Tipo de proveedor | Ejemplos | Qué controlar primero |
|---|---|---|
| Presta un servicio propio de tu actividad | Transportista que hace tus entregas, chofer contratado para tu servicio de pasajeros | Requisitos del artículo 30 de la LCT |
| Repara o mantiene unidades | Taller mecánico, de GNC, gomería, matafuegos | Situación fiscal, habilitación del oficio, comprobantes |
| Maneja datos de la flota | GPS, cámaras, software, tarjetas de combustible | Contrato de tratamiento de datos y seguridad |
| Mueve o guarda vehículos | Grúa, playa de estacionamiento, lavadero | Seguro que cubra el vehículo mientras está a su cargo |
Un mismo proveedor puede caer en dos filas. Una empresa de GPS que además instala equipos en tu base entra en la de datos y en la de servicios.
Contratistas: lo que exige el artículo 30 de la LCT
El artículo 30 de la Ley 20.744, sustituido por el artículo 18 de la Ley 27.802 (Boletín Oficial del 6 de marzo de 2026), se aplica cuando la empresa contrata o subcontrata trabajos o servicios de su actividad normal y específica. Las actividades accesorias o coadyuvantes quedan afuera. Una distribuidora que terceriza el reparto es el caso típico que hay que analizar; una consultora que manda a lavar sus autos contrata, en principio, una actividad accesoria. Si hay duda sobre en qué lado cae un servicio, que lo defina el área legal o laboral y que la decisión quede escrita.
Cuando corresponde, a cada contratista hay que pedirle:
- el CUIL de cada trabajador que presta el servicio;
- la constancia de pago mensual a la seguridad social;
- la constancia de pago de las remuneraciones;
- los datos de una cuenta a nombre de cada trabajador donde cobra el sueldo;
- la cobertura de riesgos del trabajo con cláusula de endoso a favor de tu empresa.
Si la empresa controla estos requisitos, la norma la exime de responsabilidad, y tampoco responde si el contratista le dio información falsa. Si no los pide, responde solidariamente. La ley no fija una frecuencia de control; como los pagos son mensuales, pedir las constancias cada mes es la forma de tenerlas al día. Guardá el pedido y la respuesta con fecha, porque lo que te exime es haber controlado.
El historial de un empleador con las aseguradoras de riesgos del trabajo se consulta en la herramienta “Historial de contrato” de la página de empleadores de la SRT. Para los transportistas, sumá los controles de la unidad y del conductor que se detallan en qué pedir a un transportista tercerizado.
Situación fiscal y facturas en ARCA
La constancia de inscripción de ARCA se consulta con la CUIT del proveedor, sin clave fiscal, y muestra su condición frente a los impuestos. Si la CUIT figura limitada, ARCA suspende la autorización para emitir facturas, entre otros servicios. Revisala al dar de alta al proveedor y antes de pagos importantes.
Cada factura electrónica se puede verificar en Constatación de comprobantes con CAE con la CUIT del emisor, el número, la fecha, el CAE y el importe. Si el proveedor avisa que cambió de cuenta bancaria, seguí los pasos de controles antes de pagarle a un taller con cuenta nueva.
Seguros del proveedor
Cuando una grúa traslada tu unidad o un taller la guarda, preguntá qué póliza responde si el vehículo se daña mientras está a su cargo y pedí el certificado. Comprobá que la aseguradora figure como habilitada en la consulta de entidades de la SSN. La cobertura concreta surge de la póliza: leé suma asegurada, vigencia y si el riesgo descripto incluye vehículos de terceros.
Habilitaciones de cada oficio
Algunas actividades tienen un registro propio que conviene verificar en el organismo, no en la copia que entrega el proveedor:
- talleres de montaje de GNC: cómo verificar el taller habilitado;
- recarga y mantenimiento de matafuegos: cómo evaluar al proveedor;
- retiro de aceites, filtros y otros residuos: transportista, destino y comprobantes.
La habilitación municipal del local depende de cada ciudad. Pedila y anotá qué municipio la emitió y hasta cuándo rige.
Proveedores que tratan datos de conductores
El GPS, las cámaras y el software de flota procesan datos personales por cuenta de tu empresa. El artículo 25 de la Ley 25.326 prohíbe a ese proveedor usar los datos con un fin distinto del que figura en el contrato o cederlos, y le exige destruirlos al terminar el servicio, salvo autorización expresa para conservarlos hasta dos años con medidas de seguridad. El artículo 10 impone confidencialidad aun después de terminada la relación.
En la auditoría, pedí el contrato o anexo que fije finalidad, plazo de conservación, destino de los datos al terminar y medidas de seguridad. Si el proveedor todavía no fue elegido, empezá por la evaluación de impacto para GPS y cámaras.
Armar el legajo y el calendario de revisión
Para cada proveedor, el legajo tiene una fila por documento con estos datos:
- nombre exacto del documento y organismo que lo emite;
- servicio y unidades que habilita;
- fecha de emisión y de vencimiento, o frecuencia de control si es mensual;
- quién lo revisó, cuándo y dónde se verificó;
- estado: vigente, vencido, observado o no aplica, con el motivo.
Conviene que un documento vencido bloquee el servicio que habilita, no necesariamente todo el proveedor. Una gomería con la constancia fiscal al día y el seguro vencido puede seguir atendiendo en tu base mientras no se lleve vehículos. Las multas de las unidades se pueden controlar aparte con Multabot para flotas.