Si una sola persona tiene acceso a los servicios de ARCA que usa la flota y esa persona falta, la salida es que el Administrador de Relaciones de la empresa designe a otro usuario para ese servicio. Prestar la clave no es una alternativa: según la Resolución General 5048/2021, el resguardo de la clave fiscal es responsabilidad exclusiva de su titular y todo lo que se haga con ella se atribuye a la empresa en cuyo nombre se actúa. Las reglas de ARCA son nacionales. Para el Código de Operación de Traslado (COT) de la Provincia de Buenos Aires, ARBA tiene su propia clave.
Quién da los accesos en ARCA
Una sociedad no tiene clave fiscal propia. Opera con la clave fiscal de su representante legal, que se habilita como Administrador de Relaciones. Si hay varios representantes, la empresa designa a uno de ellos con una nota con firma certificada.
Según la RG 5048, el Administrador de Relaciones puede:
- Designar uno o más subadministradores, que actúan en forma simultánea e indistinta con él.
- Designar usuarios internos o externos, que sólo pueden usar los servicios que se les autorizaron.
- Revocar designaciones, poderes y autorizaciones.
Cada designación tiene que ser aceptada por la persona designada en el servicio «Aceptación de Designación», con clave fiscal de nivel 3 o superior. Hasta que acepta, no puede operar.
Preparar la cobertura antes de una ausencia
Hacé una lista de los servicios con clave fiscal que necesita la operación, por ejemplo la Carta de Porte Electrónica si la flota transporta granos. Para cada uno anotá quién lo usa, quién lo puede otorgar y quién lo cubre.
| Servicio | Usuario habitual | Suplente con acceso aceptado | Quién otorga el acceso |
|---|---|---|---|
| Servicio de ARCA que usa la flota | Nombre | Nombre | Administrador de Relaciones o subadministrador |
| COT de ARBA | Nombre | Nombre | Trámite ante ARBA |
Dos decisiones evitan la mayoría de los bloqueos:
- Que la empresa tenga al menos un subadministrador además del representante legal. Así, si el administrador no está, otra persona puede dar y quitar accesos.
- Que el suplente de cada servicio tenga la designación ya aceptada y haya entrado alguna vez para probarla. Una designación pendiente de aceptar no sirve el día que falta el titular.
Dale a cada persona sólo los servicios que usa. La Ley 25.326 obliga a quien trata datos personales a tomar medidas de seguridad y confidencialidad, y eso incluye limitar quién ve datos de empleados o terceros.
Si falta el usuario de un servicio
El Administrador de Relaciones o un subadministrador designa a otra persona para ese servicio, y esa persona acepta desde «Aceptación de Designación». La designación del usuario ausente puede quedar activa o revocarse, según cuánto dure la ausencia y si conserva el puesto.
Si la persona dejó la empresa, revocá su designación servicio por servicio. Cuando se revoca a un usuario externo, por ejemplo un estudio contable, las subdelegaciones que había hecho a su personal caducan automáticamente (artículo 11 de la RG 5048).
Si se va el representante legal
Cuando cesa el mandato del representante que actuaba como Administrador de Relaciones, pierde automáticamente el acceso a los servicios de la empresa. Las designaciones y subdelegaciones que hizo siguen vigentes, y el administrador que lo reemplace puede revocarlas (artículo 13 de la RG 5048). Por eso los suplentes ya designados pueden seguir operando durante el cambio.
El nuevo representante vincula su clave fiscal desde «Presentaciones Digitales», con el trámite «Vinculación de clave fiscal para personas jurídicas», y después informa el cambio de autoridades en el servicio «Inscripción y Modificación de Personas Jurídicas». ARCA puede pedir documentación después de registrar la vinculación; si no se presenta, la vinculación decae.
El trámite también puede hacerse en una dependencia de ARCA con la Multinota F. 206, el estatuto o contrato social y la documentación que acredita el cargo, en copias certificadas. Es gratuito y el representante necesita clave fiscal nivel 3. Un tercero puede presentar la documentación si está autorizado con el formulario 3283.
Si el representante legal no puede actuar, ARCA prevé la figura del Administrador de Relaciones Apoderado, que se tramita en una dependencia con el formulario 3283/J.
La clave de transporte del COT en ARBA
Para generar el COT en la Provincia de Buenos Aires se usa una clave de transporte, distinta de la CIT con la que se hacen otros trámites ante ARBA. Según la guía de ARBA, para obtenerla la persona tiene que estar autorizada previamente y hacer el trámite «Obtención de Clave de Transporte -COT- Presencial». ARBA indica que la CIT caduca si pasa un año sin usarse: que el suplente entre de vez en cuando y confirme que su acceso sigue activo.
Gestioná la clave del suplente con tiempo, porque es presencial. Si el problema es el sistema y no la clave, las alternativas están en qué hacer si el COT no funciona.
Al terminar la suplencia
Revisá qué accesos se dieron durante la ausencia y revocá los que ya no hacen falta. Para el traspaso de pendientes que no son accesos, como pagos, talleres o vencimientos, seguí la lista de vacaciones del administrador de flota y el reparto de tareas entre administrador, supervisor y conductor.