El inventario maestro de una flota es una lista con una fila por unidad, donde cada dato de identificación coincide con el título o la cédula. En Argentina, el Decreto-Ley 6582/1958 identifica cada automotor por su dominio en todo el país y exige que la documentación registral indique marca, modelo y número de chasis o motor. Esos datos son la base del inventario; los de uso interno (número de unidad, base, centro de costo, responsable) se cargan aparte.
Las demás planillas de la empresa (asignaciones, vencimientos, combustible, multas) deberían tomar la unidad desde este inventario en lugar de volver a escribir la patente. Si estás pasando de varias planillas a una sola, en cómo migrar de WhatsApp y planillas a un registro compartido está el proceso de importación y control de duplicados.
Qué cuenta como unidad
El artículo 5 del Decreto-Ley 6582/1958 considera automotores a autos, camiones, tractores para semirremolque, camionetas, sus remolques y acoplados aunque no estén carrozados, y a la maquinaria agrícola y vial autopropulsada, como tractores, cosechadoras y grúas. Cada uno tiene su propio dominio, así que cada uno lleva su propia fila.
El acoplado conserva su fila aunque cambie de tractor, y el inventario tiene que mostrar ese historial; cuando un acoplado cambia de camión se explica cómo registrar ese cambio.
Los equipos montados que no son automotores (una hidrogrúa sobre un camión, un equipo de frío, un elevador) van en una tabla de equipos vinculada a la unidad donde están instalados. Tienen número de serie, fabricante y controles propios, y pueden pasar de un vehículo a otro. La guía de camiones con hidrogrúa separa los controles de cada uno. Las herramientas sueltas y los matafuegos se controlan en listas más chicas por vehículo: inventario de herramientas y planilla de matafuegos.
Datos de identificación
Copialos del título o de la cédula, no de una factura ni de la memoria de alguien. Si un dato no coincide con el documento, marcá la diferencia en lugar de corregirla a ojo.
| Campo | De dónde sale |
|---|---|
| Dominio | Título, cédula y placas |
| Marca y modelo | Título o cédula |
| Número de chasis | Título o cédula |
| Número de motor | Título o cédula |
| Tipo de vehículo | Título o cédula (automóvil, pick-up, camión, acoplado, etc.) |
| Año de modelo | Título o cédula |
| Titular registral | Título o informe de dominio |
| Registro seccional de radicación | Título o informe de dominio |
Agregá un número interno de unidad si la operación lo usa, pero no lo reemplaces por el dominio. Una multa, una póliza o una VTV llegan con la patente, y el número interno sólo sirve dentro de la empresa.
Titular y modalidad de tenencia
El titular registral y quien usa el vehículo no siempre coinciden. Por eso conviene dos campos separados: titular registral y modalidad de tenencia.
- Propia: la empresa es titular registral.
- Leasing: mientras no se ejerza la opción de compra, el titular registral es el dador. El contrato define quién paga seguro, patente y multas; en leasing de un auto están los artículos del Código Civil y Comercial que lo regulan.
- Alquiler: el titular es la rentadora. Registrá número de contrato, fecha de inicio y de devolución prevista.
- Tercerizada: la unidad es del proveedor y la empresa sólo contrata el servicio. Guardá proveedor, período y alcance contratado, como se detalla en cómo incorporar vehículos tercerizados.
Con esa separación, un reporte de “unidades propias” no mezcla vehículos que la empresa no puede vender ni modificar. La comparación económica entre modalidades está en comprar, alquilar o contratar leasing.
Datos de operación
Estos campos los define la empresa. No surgen de ningún documento oficial, así que escribí en la planilla qué significa cada valor.
| Campo | Ejemplo de uso |
|---|---|
| Base o sucursal | Dónde duerme la unidad y quién la recibe |
| Centro de costo | A qué área se imputan sus gastos |
| Tipo de servicio | Reparto urbano, larga distancia, técnico a domicilio, pasajeros |
| Responsable de la unidad | Persona que responde por su estado y documentos |
| Estado | Disponible, en taller, bloqueada, en baja |
| Kilometraje u horas | Última lectura con fecha |
| Equipos vinculados | Referencia a la tabla de equipos |
El reparto de gastos entre áreas está desarrollado en distribuir gastos entre centros de costo. Para el campo de estado, un simple activo o inactivo no alcanza: una unidad puede estar dada de alta y no poder salir por falta de seguro. La lista de estados recomendados está en el checklist de alta y baja.
Documentos vinculados
El inventario no tiene que guardar cada vencimiento en su propia fila. Alcanza con vincular cada unidad a los documentos que la Ley 24.449 exige para circular: cédula (artículo 40), comprobante de seguro vigente (artículos 40 y 68, que alcanzan también a acoplados y semiacoplados) y revisión técnica periódica (artículo 34). Las fechas y los responsables de cada renovación se siguen en el calendario de vencimientos.
Si tenés una columna “RUTA” heredada de planillas viejas, revisala. El Decreto 1109/2024, vigente desde el 19 de diciembre de 2024, derogó el Registro Único del Transporte Automotor de cargas. Para transporte de carga peligrosa, la misma norma remite a un régimen específico que se reglamente aparte. Las habilitaciones que sí siguen dependen del servicio: ver habilitaciones de transporte de cargas y pasajeros.
Quién puede manejar cada unidad
Para vehículos a nombre de una empresa, la autorización para conducir se gestiona en el Registro de Autorizados a Conducir de la DNRPA, que vincula cada patente con los conductores habilitados. El inventario puede tener un campo que indique si la unidad está cargada en el RAC, pero la lista de autorizados vive en ese sistema. El paso a paso está en RAC: cómo autorizar y dar de baja conductores, y quién usa cada unidad en cada turno se registra en la planilla de asignación.
No cargues en el inventario de vehículos datos personales de los conductores que no necesitás para identificar la unidad. La Ley 25.326 exige que los datos sean adecuados y no excesivos para su finalidad; esos datos van en un registro aparte, como se describe en datos personales de los conductores de una flota.
Mantener el inventario al día
Cada alta, baja, cambio de titular, cambio de base o traspaso de un equipo entre unidades tiene que modificar la fila correspondiente con fecha y autor del cambio. Las filas de unidades vendidas o devueltas no se borran: se marcan como dadas de baja con la fecha y el motivo, porque una multa o un reclamo pueden llegar meses después.
Una vez por período, compará el inventario con un informe de dominio de las unidades propias y con los contratos vigentes de leasing, alquiler y proveedores. Cualquier patente que aparezca en una lista y no en la otra es una diferencia a resolver. Si la flota es grande y querés cruzar esas patentes con infracciones, Multabot ofrece la consulta para empresas.