Una flota guarda datos del conductor en varios lugares: legajo, asignaciones, actas, comprobantes y archivos compartidos. Para administrarlos, identificá qué datos se conservan, para qué se usan y quién puede acceder. Empezá por los registros reales, incluidos los que quedaron fuera del sistema principal.
Los artículos 4 a 6 de la Ley 25.326 regulan calidad, consentimiento e información del tratamiento. Para cada registro, documentá la finalidad y revisá la base jurídica del tratamiento.
Prepará una matriz por finalidad
| Registro | Datos necesarios | Finalidad | Acceso | Conservación y revisión |
|---|---|---|---|---|
| Licencia | Identidad, clases, estado y restricciones pertinentes | Verificar habilitación | Personal que verifica y asigna | Criterio documentado |
| Asignaciones | Conductor, unidad y período | Organizar y reconstruir uso | Operaciones | Criterio documentado |
| Infracciones | Datos relacionados con el acta | Tramitar el expediente | Responsables del caso | Revisar al cerrar y ante reclamos |
| Proveedor | Datos efectivamente enviados | Servicio contratado | Usuarios y proveedor autorizado | Condiciones verificadas |
Agregá ubicación del archivo, responsable, destinatarios y fuente de los datos. Si una columna no tiene una finalidad concreta, revisá por qué se está recolectando.
Limitá lo que recibe cada área
Despacho necesita conocer la habilitación y las restricciones relevantes para asignar un vehículo. Evitá incorporar historias clínicas a su planilla. Los datos de salud tienen tratamiento específico en el artículo 7 de la Ley 25.326; su acceso requiere un análisis propio.
Ejemplo ficticio: recursos humanos conserva un documento médico y operaciones necesita saber si puede asignar una unidad. La empresa define un estado de aptitud y las restricciones pertinentes para esa decisión, con responsable de actualizarlo. No comparte por defecto el informe clínico completo con todos los supervisores.
Informá y revisá los proveedores
Documentá qué se informa al conductor sobre finalidad, destinatarios y ejercicio de derechos. La base jurídica debe analizarse para cada tratamiento; una firma general al ingresar no resuelve todos los usos posteriores.
Los artículos 9 y 10 de la misma ley exigen seguridad y confidencialidad. Revisá permisos, usuarios individuales y acceso del proveedor; identificá quién responde cuando hay una descarga o envío indebido. El contrato y la configuración efectiva deben coincidir con la finalidad documentada.
Si se utiliza ubicación o video, completá los controles específicos de GPS y cámaras de cabina. Esos sistemas requieren decisiones adicionales sobre captura, horarios y alcance.
Revisá conservación y solicitudes
Definí un criterio de conservación por finalidad, con responsable y evento de revisión. Al terminar la relación laboral, revisá los accesos vigentes y los registros que todavía necesitan conservarse por una finalidad válida. Mantener un expediente abierto no justifica dejar todas las carpetas accesibles a toda la empresa.
Los artículos 14 y 16 de la ley regulan acceso y rectificación, actualización o supresión. Designá un canal y una persona que reciba solicitudes y verifique el procedimiento aplicable. Anotá qué registros revisó, qué respondió y qué cambios ejecutó.
En una revisión periódica, elegí un conductor y comprobá los permisos reales de sus archivos contra la matriz. Corregí accesos sobrantes y dejá constancia de la modificación.