Asigná cada gasto directamente al servicio, vehículo o sucursal que lo generó cuando exista ese dato. Para los costos compartidos, elegí una base de reparto que represente su uso y conservá el cálculo. Distribuir todo en partes iguales puede cargarle a una base gastos que corresponden a otra.
Una misma unidad puede prestar servicios a distintos centros durante el mes. El centro que figura hoy en su ficha no explica necesariamente todos los consumos del período.
Separar gastos directos y compartidos
| Tipo de costo | Base posible | Respaldo |
|---|---|---|
| Peaje de un viaje identificado | Servicio o centro del viaje | Comprobante y orden |
| Repuesto de una unidad dedicada | Centro responsable de la unidad | Orden de taller |
| Costo fijo de vehículo compartido | Días u horas reservadas, según política | Asignaciones |
| Administración común | Horas registradas u otra base aprobada | Registro de tareas |
| Gasto sin identificación | Pendiente de imputar | Investigación abierta |
Documentá la base de reparto y comprobá que puedas calcularla con los datos disponibles. Si usás kilómetros para repartir un costo fijo, entendé el efecto: un área que requiere tener el vehículo disponible pero viaja poco puede recibir una proporción pequeña. Las horas de reserva podrían representar mejor ese servicio.
Ejemplo con dos sucursales
Ejemplo ficticio, en pesos del mismo mes. La empresa tiene $500.000 de gastos directos: $300.000 corresponden a la base A y $200.000 a la B. Además, reparte $120.000 de administración común según horas registradas: 30 horas para A y 10 para B.
La base A representa 30/40 = 75% y la B, 10/40 = 25%.
| Centro | Directos | Administración repartida | Total |
|---|---|---|---|
| A | $300.000 | $90.000 | $390.000 |
| B | $200.000 | $30.000 | $230.000 |
| Total | $500.000 | $120.000 | $620.000 |
El total distribuido coincide con el original. Si el tablero suma después los $120.000 de administración común otra vez, duplica ese costo. En el total consolidado, separá los importes de origen de sus repartos.
Qué guardar en cada imputación
Registrá ID del gasto, período, importe original, centro, porcentaje o cantidad usada y resultado. Agregá la fuente de la base de reparto, el responsable y la versión del criterio. Cuando haya redondeos, identificá cómo se asignó la diferencia para que la suma cierre.
Si faltan datos de una sucursal, mantené el saldo pendiente. No repartas el faltante entre las que sí informaron para completar el 100%.
Cambios de base durante el mes
Usá la fecha efectiva del traslado y las órdenes de servicio. Un gasto recibido después puede corresponder a la base anterior; la fecha del comprobante debe revisarse junto con el período del trabajo.
La distribución interna de gestión no decide el tratamiento contable ni permite facturar automáticamente entre sociedades. Si intervienen empresas distintas, administración debe definir el procedimiento correspondiente.
Antes de cerrar el mes, verificá tres controles: la suma de repartos coincide con el origen, ningún gasto directo se repartió nuevamente y los pendientes tienen responsable. Mostrá los cambios de criterio junto a la comparación mensual para que una reasignación administrativa no parezca un ahorro operativo.