El inventario de herramientas permite saber qué equipo salió en cada vehículo, quién lo recibió y dónde debería estar al cierre del turno. Para que sirva, cada movimiento tiene que actualizar el registro: comprar una amoladora y anotarla una sola vez deja de ser útil cuando pasa a otra cuadrilla.
Separá estos activos del kit de seguridad del vehículo. Una herramienta de trabajo tiene usos, accesorios y movimientos distintos del botiquín o el matafuego. Podés vincular ambos inventarios a la misma patente, pero conviene revisarlos con sus propias listas.
Una fila por equipo identificable
Asigná un código interno estable a cada equipo que necesite seguimiento individual. Conservá también la marca, el modelo y el número de serie del fabricante. Si la placa está borrada, registrá esa condición y agregá fotos; no inventes una serie para completar el casillero.
| Campo de la planilla | Qué registrar |
|---|---|
| Código interno | Identificador que sigue al equipo cuando cambia de vehículo |
| Descripción | Tipo, marca y modelo |
| Serie | Número leído en el equipo, cuando exista |
| Accesorios | Baterías, cargador, valija y piezas entregadas |
| Ubicación | Vehículo, depósito o proveedor que lo tiene |
| Responsable | Persona que confirmó la recepción |
| Estado | Disponible, prestado, en reparación o retirado de uso |
| Último movimiento | Fecha y comprobante de entrega o devolución |
| Próximo control | Revisión prevista por el responsable técnico |
Para consumibles de bajo valor puede alcanzar un registro por cantidad. Una caja de tornillos se controla de otra manera que un instrumento con certificado de calibración. Definí el criterio al iniciar el inventario y aplicalo sin cambiar de unidad de medida entre compras y salidas.
Hacer el relevamiento inicial
Elegí un momento en que las unidades estén disponibles y contá físicamente los equipos. Registrá el estado observable y los accesorios presentes. Una batería que figura en la factura original puede haberse reemplazado; el inventario debe reflejar lo que efectivamente se entrega.
Cuando aparezca una diferencia, dejala pendiente con un responsable de revisión. Evitá completar el saldo esperado sin haber visto el equipo. Si una herramienta está en un taller, vinculá el comprobante de recepción y la fecha prevista de devolución.
Las fotos ayudan a reconocer equipos parecidos, pero no reemplazan el código. Una imagen general del baúl puede omitir una pieza debajo de otra. Para activos individuales, tomá una vista del conjunto y otra de la identificación, siempre con el vehículo detenido y en un lugar permitido.
Registrar cada entrega
La entrega debe indicar origen, destino, fecha, equipo y conformidad sobre el estado. En una camioneta compartida, vinculá el movimiento al cambio de turno. Si el equipo queda a cargo de una cuadrilla durante varios días, nombrá a una persona responsable del registro y su suplente.
Un ejemplo ficticio: el taladro H-027 sale del depósito con dos baterías y vuelve con una. La diferencia se abre sobre ese movimiento, sin modificar la entrega original. El registro permite consultar si la segunda batería quedó prestada, se envió a reparación o se perdió.
Revisar diferencias y cerrar el mes
Compará los equipos esperados contra los encontrados y separá los préstamos vigentes de los faltantes sin explicación. Para cada diferencia, anotá la búsqueda realizada y la decisión de reparación, reposición o baja. La firma de una entrega registra custodia; por sí sola no resuelve una responsabilidad económica.
La frecuencia del recuento depende del uso y de cuántas personas mueven los equipos. Probá el procedimiento con una base antes de extenderlo a toda la flota. Al terminar la prueba, elegí un equipo al azar y reconstruí sus últimos tres movimientos con los comprobantes disponibles.