En la Provincia de Buenos Aires, los vehículos del Poder Ejecutivo se registran en el Registro de Automotores Oficiales, un módulo de la plataforma SIAPe creado por la Resolución 2409/2021 del Ministerio de Jefatura de Gabinete de Ministros. Ese registro es el inventario patrimonial: dice qué vehículos son de cada organismo y en qué situación están. El legajo operativo, en cambio, guarda el mantenimiento, el seguro, la VTV, las asignaciones y las multas. Los dos tienen que usar las mismas claves y mostrar la misma situación de cada unidad.
Las reglas que siguen salen del instructivo del Registro y de sus preguntas frecuentes, publicados por la Subsecretaría de Empleo Público y Gestión de Bienes. Las consultas sobre su uso se dirigen a la Dirección de Gestión de Bienes Muebles ([email protected]).
A quién alcanza y qué vehículos se cargan
La carga es obligatoria para todas las jurisdicciones y organismos de la Administración Pública Provincial, es decir, la Administración Central y las entidades descentralizadas del artículo 8, inciso a, de la Ley 13.767.
Se registran los vehículos terrestres con tracción propia que integran el patrimonio del Estado provincial: autos, camionetas, camiones, ómnibus, ambulancias, motos, maquinaria agrícola, con sus remolques y acoplados aunque no estén carrozados. También van los que no funcionan o ya se dieron de baja, con la situación que corresponda.
El acceso lo tiene la persona titular de la Dirección General de Administración de cada organismo, que puede designar referentes operativos. El pedido de acceso se hace por nota en GDEBA con nombre, documento, área, correo y teléfono de cada usuario.
Qué datos lleva cada vehículo
Al dar de alta una unidad, el instructivo exige estos datos:
| Dato | Para qué sirve en el legajo operativo |
|---|---|
| Número de Registro Oficial | Lo asigna la Contaduría General de la Provincia. Es la clave patrimonial |
| Dominio | Clave para seguro, VTV, multas y peajes. El sistema no permite repetirlo |
| Tipo, marca, modelo y año | Plan de mantenimiento y repuestos |
| Número de chasis y de motor | Recalls, garantía y verificación al dar de baja |
| Categoría según el Decreto 928/07 | Clasificación que pide el Registro; anotala igual en el legajo |
| Combustible | Control de cargas y consumo |
| GPS (sí o no) | Qué unidades tienen datos de recorrido |
| Función | Uso asignado, por ejemplo patrullero o ambulancia |
| Situación | Activo, en reparación, fuera de uso o baja |
El alta se hace después de perfeccionada la compra y de que la Contaduría General otorgue el número de Registro Oficial. Si la unidad empieza a usarse antes de tener número patrimonial, abrí el legajo con el dominio y completá el número de Registro Oficial cuando llegue.
Todos los datos de la ficha se pueden modificar, salvo el dominio.
Mantener la misma situación en los dos registros
El Registro usa cuatro situaciones:
- Activo: funciona y se usa en el organismo.
- En reparación: no está disponible para usarse.
- Fuera de uso: no se está utilizando.
- Baja: dejó de usarse y se hizo la baja patrimonial.
El legajo operativo suele tener más detalle: taller, esperando repuesto, sin VTV, sin seguro, sin conductor asignado. Definí por escrito cómo se traduce cada estado operativo a una de las cuatro situaciones del Registro, y quién la actualiza. Por ejemplo, una unidad en taller o esperando un repuesto figura “en reparación”; una que funciona pero queda estacionada sin asignación figura “fuera de uso”. La guía sobre disponibilidad de la flota ayuda a clasificar las causas de inmovilización.
Las preguntas frecuentes aclaran que, vencido el plazo inicial de carga de 2021, la información debe mantenerse actualizada. Una revisión mensual que compare el listado del Registro con el legajo detecta diferencias antes de que lleguen a un reporte.
Vehículos que aparecen en otro organismo
Si el dominio que querés cargar ya está registrado en otra jurisdicción, el sistema avisa y no permite repetirlo. Para incorporarlo se usa la función de reclamo:
- Si el otro organismo lo tenía sin ratificar o lo había rechazado, pasa automáticamente a tu flota.
- Si el otro organismo lo había ratificado, la Dirección de Gestión de Bienes Muebles resuelve el reclamo consultando en SIGAF-WEB qué organismo figura como institucional de patrimonio del vehículo.
Mientras el reclamo está abierto, dejá constancia en el legajo operativo de quién usa la unidad y quién paga seguro, combustible y mantenimiento. Las multas y los peajes van a seguir llegando por dominio, sin importar qué organismo lo tenga en el Registro.
Baja del vehículo
La baja se registra después del acto administrativo que desafecta el vehículo del patrimonio. Al elegir la situación “baja”, el sistema pide el número de ese acto y el motivo: venta, donación, rezago u otro.
Antes de ese acto, cerrá el legajo operativo: kilometraje final, multas y peajes pendientes, seguro, accesos a cuentas de combustible y GPS, llaves y documentación. El checklist de alta y baja de vehículos enumera esos pasos.
Reportes y presentación
El reporte que se extrae del Registro incluye sólo los vehículos ratificados por el organismo. Las Direcciones Generales de Administración lo envían por nota en GDEBA a la Dirección Provincial de Administración de Bienes.
Si el reporte patrimonial y el listado operativo no tienen la misma cantidad de unidades, revisá primero los vehículos sin ratificar, los reclamos abiertos y las bajas con acto dictado que todavía figuran en otra situación.
Si el organismo es de la Ciudad de Buenos Aires
La Ciudad tiene otro esquema. El Decreto 203/2012 autorizó a la Dirección General de Mantenimiento de la Flota Automotor a centralizar el patrimonio del parque automotor del Poder Ejecutivo y exige su intervención previa en alquileres, compras, repuestos, combustible, mantenimiento, reparaciones y altas y bajas de la flota. El modelo de datos de la ficha de inventario de una flota sirve para cualquiera de los dos casos.