El matafuego tiene una historia propia aunque cambie de vehículo. Si lo identificás sólo por patente, un intercambio entre unidades puede arrastrar fechas y certificados al equipo equivocado.
Podés llevar el registro en una planilla con tres hojas: equipos, movimientos e intervenciones. El vínculo entre ellas es un identificador interno estable. Conservá además el número de serie del fabricante; una etiqueta interna no lo reemplaza.
Hoja de equipos
| ID interno | Serie | Marca y modelo | Especificación validada | Estado | Ubicación actual |
|---|---|---|---|---|---|
| MF-014 | Serie de ejemplo A | Modelo de ejemplo | Según ficha aprobada | Asignado | Unidad U-08 |
| MF-015 | Serie de ejemplo B | Modelo de ejemplo | Según ficha aprobada | En servicio | Proveedor, orden 27 |
Los datos de la tabla son ficticios. La especificación puede remitir a una ficha que detalle agente, capacidad, potencial y compatibilidad, sin repetir esos campos en cada movimiento. Si el número de serie es ilegible, dejá constancia y pedí identificación al especialista antes de asociar certificados por apariencia.
Hoja de movimientos
Anotá fecha y hora, ID del equipo, origen, destino, motivo, persona que entrega y persona que recibe. Incluí un número de orden cuando el destino sea el servicio técnico. Registrá la devolución como un movimiento nuevo para conservar el recorrido completo.
Para cada préstamo, anotá fecha prevista de devolución y unidad beneficiaria. “Reserva” sirve como estado sólo cuando también sabés dónde está el equipo. “En oficina” es insuficiente si la empresa tiene varias bases.
Ejemplo ficticio: MF-014 sale de U-08 hacia el proveedor. MF-022 pasa del armario de la base norte a U-08. La unidad tiene un nuevo equipo asignado, mientras que MF-014 mantiene sus intervenciones anteriores. Al regresar, puede quedar de reserva o volver a otra unidad compatible sin perder su historia.
Hoja de intervenciones
Usá una fila por control o servicio, con estos campos:
- ID del equipo y fecha efectiva.
- Tipo de intervención y responsable.
- Hallazgo o resultado concreto.
- Documento o foto relacionados.
- Próxima acción y fecha, cuando estén confirmadas.
- Fecha de cierre y persona que verificó la corrección.
Una observación como “etiqueta ilegible” debe conservarse aunque luego se corrija. Agregá el cierre en lugar de borrar el hallazgo. Para las fechas técnicas, copiá el dato de su respaldo y diferenciá mantenimiento, recarga y ensayo.
Dos controles para evitar errores
Revisá que un equipo no figure asignado simultáneamente a dos unidades y que cada ubicación actual coincida con su último movimiento. Después cruzá los equipos enviados al proveedor con los que efectivamente devolvió.
Cuando des de baja un matafuego, conservá su ID y motivo. No reutilices ese código para el reemplazo: el nuevo equipo necesita su propia fila y sus propios documentos.