Ninguna norma nacional fija cuántos vehículos debe tener una operación privada de reparto o servicio. La cuenta la hace la empresa con tres datos propios: cuánto trabajo hay en la franja más cargada, cuánto completa una unidad en un turno y qué porcentaje del tiempo las unidades están en condiciones de salir. La reserva para fallas se suma después, con otro cálculo.
La fórmula base es: unidades trabajando = demanda de la franja ÷ capacidad por unidad en el turno; flota base = unidades trabajando ÷ disponibilidad. Redondeá siempre hacia arriba.
Partir de la demanda medida
Usá pedidos, servicios o viajes registrados por día y por franja horaria, no el promedio mensual. Si el 60 % de las entregas se concentra entre las 8 y las 13, la flota se dimensiona para esa franja aunque la tarde quede holgada.
Separá la demanda confirmada por contrato de la probable. Un contrato que exige entregar antes de cierta hora o cubrir un servicio todos los días hábiles define un piso que no podés promediar con los días tranquilos.
Cuánto completa una unidad en un turno
La capacidad sale del tiempo de ciclo observado en recorridos comparables: carga en la base, viaje, espera en destino, descarga o atención, y regreso. Sumá también el tiempo de carga de combustible o energía y las demoras habituales en accesos.
El turno del conductor pone el límite. La Ley 11.544 establece como regla general que el trabajo no puede exceder de ocho horas diarias o 48 semanales, con excepciones previstas en la misma ley y en los convenios de cada actividad. En el autotransporte de pasajeros rige además un régimen propio de conducción, relevos y pausas, que se detalla en jornada y descanso de conductores de pasajeros.
La carga también limita: una unidad puede tener horas libres y quedarse sin volumen o sin peso disponible. Revisá ambos con la capacidad de volumen y peso del utilitario.
Elegir el tipo de unidad antes de contar
Contar vehículos sin definir cuáles mezcla capacidades distintas. La guía de gestión eficiente para el transporte de cargas de la Secretaría de Energía propone preguntar, antes de comprar, qué uso tendrá el vehículo, qué carga llevará, con qué semirremolque trabajará, por qué rutas circulará, a qué velocidades y con qué topografía. Si la operación tiene recorridos urbanos y de ruta, hacé una cuenta para cada grupo.
Ejemplo con números
Ejemplo hipotético de reparto urbano con un solo tipo de utilitario:
| Dato | Valor | Origen |
|---|---|---|
| Entregas en el día más exigente de una semana normal | 180 | Registro de pedidos de las últimas 12 semanas |
| Entregas completadas por unidad en un turno de 8 horas | 14 | Promedio de recorridos de la misma zona |
| Unidades trabajando al mismo tiempo | 13 | 180 ÷ 14 = 12,9, redondeado hacia arriba |
| Disponibilidad medida | 92 % | Horas disponibles sobre horas programadas del trimestre |
| Flota base | 15 | 13 ÷ 0,92 = 14,1, redondeado hacia arriba |
Con 14 unidades y 92 % de disponibilidad, en promedio habría 12,9 utilizables, menos de las 13 necesarias. Por eso el resultado es 15 y no 14.
La disponibilidad tiene que medirse con una definición estable, como se explica en cómo calcular la disponibilidad de la flota. Si cambia la forma de contar las horas de taller, cambia la flota resultante.
Calcular la reserva sin contar dos veces las fallas
El 92 % ya descuenta las paradas promedio: en una flota de 15, equivale a 1,2 unidades fuera de servicio en un día típico. La reserva cubre lo que supera ese promedio.
Siguiendo el ejemplo, si el registro muestra días con cuatro unidades paradas a la vez, quedan 11 utilizables y faltan dos para llegar a 13. Esas dos pueden ser unidades propias, alquileres acordados con un proveedor o servicios reprogramados. La comparación entre esas alternativas está en cuántos vehículos de reserva necesita una flota. Para picos de varias semanas, como fin de año o cosecha, el cálculo es el del refuerzo de temporada alta.
Probar cuánto cambia el resultado
Mostrá la cuenta con al menos dos valores distintos para el supuesto más incierto. En el ejemplo:
| Escenario | Unidades trabajando | Flota base |
|---|---|---|
| 14 entregas por turno, 92 % disponible | 13 | 15 |
| 12 entregas por turno, 92 % disponible | 15 | 17 |
| 14 entregas por turno, 85 % disponible | 13 | 16 |
Dos entregas menos por turno agregan dos vehículos. Si ese dato viene de pocas semanas o de una zona más simple que el resto, conviene medirlo mejor antes de comprar o firmar un alquiler.
Dejar escritos los supuestos
Para que otra persona pueda rehacer la cuenta, cada supuesto necesita:
- Valor usado y unidad de medida.
- Origen: qué registro, qué período y qué zona.
- Responsable de mantenerlo actualizado.
- Fecha en que se vuelve a medir.
Guardá también lo que quedó afuera, por ejemplo servicios nuevos que el área comercial todavía no confirmó. Cuando la demanda o la disponibilidad real se alejen del supuesto, actualizá ese dato y recalculá; no ajustes el resultado final a mano.
Con la flota base definida, el siguiente paso es decidir cómo conseguir las unidades. La comparación de compra, alquiler y leasing debe hacerse para la misma cantidad y el mismo tipo de vehículo. Si administrás una flota y querés ordenar sus registros de multas y vencimientos, podés ver cómo trabaja Multabot con flotas.