En una flota repartida entre varias sucursales, las obligaciones legales son de la empresa titular de los vehículos, en todo el país. Ante el registro, la aseguradora, la ART o un juzgado de faltas, la sucursal no existe como responsable separado. Por eso conviene que la central conserve las decisiones que comprometen a la empresa y que cada base se ocupe de lo que pasa en el lugar: detectar el hecho, juntar la prueba y avisar a tiempo.
Autorizaciones para conducir
Desde julio de 2025 las empresas habilitan a sus choferes en el Registro de Autorizados a Conducir de la DNRPA. Cada empresa designa un administrador que da de alta y de baja a los conductores y los asigna a cada patente. La autorización aparece en Mi Argentina del conductor y vale en todo el país.
Como hay un solo administrador por empresa, la sucursal no carga autorizaciones. Lo que sí hace es pedir el alta cuando ingresa un chofer y avisar la baja el mismo día en que alguien deja de trabajar o deja de manejar. Si la baja llega tarde, la persona sigue figurando como autorizada para un vehículo de la empresa. El paso a paso está en cómo autorizar a un conductor en la cédula digital.
Multas
La Ley 24.449, en su artículo 75 inciso c, presume que el propietario cometió la infracción cuando no se identifica al conductor. La presunción cae si el titular demuestra que el vehículo no estaba bajo su tenencia y denuncia a quien lo tenía. Cada provincia y municipio aplica además su propio régimen de faltas, con plazos distintos.
La notificación llega al domicilio registral de la empresa, que suele ser la central. La información para identificar al conductor, en cambio, está en la sucursal: quién tenía la unidad ese día y a esa hora. Un reparto posible:
- La central recibe las actas, controla plazos y presenta descargos o identificaciones.
- La sucursal responde en un plazo interno fijo con el nombre del conductor y el registro de asignación que lo respalda.
Para el aviso al chofer, ver cómo comunicar una infracción a un conductor de la flota.
Siniestros y seguro
El artículo 46 de la Ley de Seguros obliga a comunicar el siniestro a la aseguradora dentro de los tres días de conocerlo. El tomador de la póliza es la empresa, pero quien se entera del choque es el conductor o el supervisor de la base. Si la sucursal espera a que la central arme la denuncia, ese plazo se consume rápido.
Definí por escrito quién en cada base hace el primer aviso a la aseguradora o al productor, y que la central reciba la copia y siga el expediente. El circuito completo, con fotos y datos del tercero, está en el protocolo de siniestros para flotas.
Accidentes de trabajo y ART
La Ley 24.557, en su artículo 31, obliga al empleador a denunciar ante la ART y la SRT los accidentes que ocurran en sus establecimientos y a llevar un registro de siniestralidad por establecimiento. Si cada sucursal es un establecimiento, cada una necesita su propio registro, aunque la central consolide los números.
Un choque con un chofer lesionado es al mismo tiempo un siniestro del seguro del vehículo y un accidente laboral. La sucursal tiene que activar los dos avisos y no suponer que uno cubre el otro. Más detalle en accidente vial laboral e in itinere.
Mantenimiento y condiciones del vehículo
El artículo 53 de la Ley 24.449 hace responsables a los propietarios de vehículos de transporte de pasajeros y carga de que circulen en condiciones de seguridad, y obliga al conductor a comunicarles las anomalías que detecte. En la práctica, el conductor avisa a su base, la base retiene la unidad si no está en condiciones y la central fija el plan de mantenimiento y aprueba los gastos que superan el límite de cada sucursal.
Datos de GPS y cámaras
Para la Ley 25.326 el responsable de la base de datos es quien es titular del archivo, es decir, la empresa. Los datos no pueden usarse con fines distintos de los que justificaron su recolección (art. 4) y el responsable debe adoptar medidas técnicas y organizativas de seguridad (art. 9). El deber de confidencialidad sigue después de que la persona deja la empresa (art. 10).
Eso lleva a dos decisiones de la central: qué puede ver cada supervisor de sucursal (sus unidades y nada más) y para qué se usan los datos. La sucursal no debería exportar recorridos ni compartir videos por su cuenta. Ver GPS en flotas: privacidad y uso de datos.
Cuadro de reparto
| Tarea | Central | Sucursal |
|---|---|---|
| Autorizados a conducir (DNRPA) | Administra altas, bajas y asignaciones | Pide altas y avisa bajas en el día |
| Multas | Recibe actas, controla plazos, presenta descargos | Identifica al conductor con el registro de asignación |
| Siniestro del vehículo | Sigue el expediente con la aseguradora | Hace el primer aviso dentro de los tres días y junta la prueba |
| Accidente laboral | Consolida estadísticas | Denuncia a la ART y lleva su registro de siniestralidad |
| Mantenimiento | Define el plan y los límites de gasto | Retiene unidades con fallas y coordina el taller local |
| GPS y cámaras | Define finalidad, permisos y conservación | Consulta sólo sus unidades |
Para cada fila, anotá el nombre de la persona y su suplente en cada sucursal. Si una tarea figura sólo como «sucursal», nadie responde cuando el encargado está de vacaciones. El reparto de avisos con suplencias está en cómo repartir alertas de vencimientos, y el movimiento de unidades entre bases, en cómo transferir un vehículo entre sucursales.
Si las multas de varias bases llegan a un mismo domicilio, Multabot permite consultarlas para toda la flota y ordenarlas por grupos de vehículos.