Cuando un empleado usa su propio auto para visitar clientes, hacer cobranzas o llevar materiales, la empresa no lo incorpora a la flota, pero sí asume obligaciones. En todo el país rigen la Ley de Contrato de Trabajo, la Ley de Seguros, la Ley de Tránsito, la Ley de Riesgos del Trabajo y la Ley de Protección de Datos Personales. La política interna tiene que resolver cinco cosas: cuánto se reintegra, quién paga los daños, qué seguro hace falta, qué documentos se controlan y qué datos guarda la empresa.

Los convenios colectivos y estatutos profesionales pueden fijar reglas propias sobre viáticos y uso del vehículo. Revisá el que aplica a cada puesto antes de cerrar la política.

Reintegro por kilómetro

El artículo 76 de la Ley de Contrato de Trabajo obliga al empleador a reintegrar los gastos que el trabajador pagó para cumplir su tarea. El artículo 105, inciso c, en el texto que le dio la Ley 27.802, excluye de la remuneración los reintegros acreditados por el uso del automóvil del empleado, calculados por kilómetro recorrido según los usos y costumbres o los parámetros que fije ARCA como deducibles.

En la práctica, la política debería fijar:

  • el valor por kilómetro y quién lo actualiza;
  • cómo se miden los kilómetros (odómetro al inicio y al final, recorrido planificado o registro del GPS del teléfono);
  • qué viajes cuentan, separando el trayecto de casa al trabajo de los recorridos durante la jornada;
  • qué gastos se reintegran aparte, como peajes y estacionamiento, y con qué comprobante;
  • el plazo para rendir y el plazo para pagar.

Un tramo que mezcla una visita a un cliente con un trámite personal se registra en dos partes. La planilla de uso laboral y personal muestra cómo hacerlo, y la guía sobre comprobantes del reintegro detalla qué respaldo corresponde a cada gasto.

Daños al auto durante la tarea

El mismo artículo 76 obliga a resarcir los daños que sufran los bienes del trabajador por el trabajo o en ocasión de él. Si el auto se choca o lo rompen mientras el empleado hacía una entrega, la empresa responde aunque el vehículo no sea suyo.

Escribí el procedimiento para ese caso: a quién avisa el empleado el mismo día, qué fotos y datos del viaje entrega, cómo se coordina con la denuncia a su aseguradora y quién paga la franquicia. Sin ese registro, después cuesta reconstruir qué tarea estaba haciendo el empleado cuando ocurrió el daño.

Seguro con el uso declarado

La Ley de Tránsito exige que todo automotor tenga seguro de responsabilidad civil hacia terceros (art. 68) y que el conductor lleve el comprobante vigente (art. 40). La póliza es del empleado, pero el uso para trabajar puede cambiar el riesgo que la aseguradora aceptó.

La Ley 17.418 llama a eso agravación del riesgo. Cuando la causa un hecho del tomador, debe avisarla antes de que ocurra (art. 38), y si no lo hace la cobertura queda suspendida (art. 39). Por eso conviene pedir al empleado una constancia de su aseguradora o de su productor que diga que la póliza admite el uso que va a darle al auto. Si el puesto implica reparto, transporte de mercadería o de compañeros, esa constancia es todavía más necesaria. La guía sobre uso declarado en el seguro explica cómo describir la actividad, y la de llevar compañeros en tu auto cubre el traslado de otras personas.

ART y accidentes en el recorrido

La Ley 24.557 considera accidente de trabajo el ocurrido por el hecho o en ocasión del trabajo, y también el del trayecto entre el domicilio y el lugar de trabajo cuando no se interrumpe ni se altera por causas ajenas a la tarea (art. 6). La norma no distingue según quién sea el dueño del auto.

Para que la ART acepte el caso hay que poder mostrar que el viaje era laboral. Si la empresa no sabe qué recorrido tenía asignado el empleado ese día, cuesta demostrar ante la ART que el accidente ocurrió durante la tarea. La hoja de ruta o el registro de visitas cumple esa función. Los pasos ante la ART están en la guía de accidentes viales laborales e in itinere.

Documentos que conviene controlar

El artículo 40 de la Ley de Tránsito exige licencia habilitante, cédula del vehículo, comprobante de seguro y patentes colocadas para circular. Para un auto de empleado, el control mínimo es:

  • Licencia: vigente y de la clase que corresponde al vehículo. Revisala con la misma frecuencia que las de los choferes de la flota.
  • Cédula: si el auto está a nombre de otra persona, como un familiar, el titular puede autorizarlo con la cédula de identificación. La Disposición DNRPA 29/2024 eliminó la emisión de la cédula azul y permite compartir la cédula digital. El paso a paso está en cómo autorizar a un conductor en Mi Argentina.
  • Seguro: comprobante vigente y la constancia de uso del apartado anterior.
  • Revisión técnica: la VTV o RTO depende de la jurisdicción donde está radicado el auto. Pedí el certificado vigente cuando la jurisdicción la exige.

Una multa por radar o cámara durante un viaje laboral llega al titular del auto, no a la empresa. La política debe decir quién las paga y cómo se identifica al conductor; la guía sobre quién paga una multa explica el reparto entre dueño y conductor.

Datos personales del empleado

Para controlar esos documentos la empresa guarda copias de licencias, pólizas y cédulas. La Ley 25.326 exige que los datos sean adecuados, pertinentes y no excesivos para la finalidad (art. 4), que no se usen para otra cosa y que el responsable tome medidas de seguridad (art. 9).

Pedí sólo lo que el control necesita: número y vencimiento de la licencia, aseguradora, número y vencimiento de la póliza, dominio. Si el registro de kilómetros usa la ubicación del teléfono, limitá la medición al horario laboral y decí por escrito para qué se usa. El inventario de datos personales de conductores sirve como modelo para ordenar qué se guarda, dónde y quién accede.

Qué debe decir la política

Una política breve, firmada por el empleado antes del primer viaje, alcanza si responde estas preguntas:

  1. Qué puestos pueden usar el auto propio y para qué tareas.
  2. Valor por kilómetro, método de medición, plazo de rendición y de pago.
  3. Qué gastos se reintegran aparte y con qué comprobante.
  4. Cómo se avisa y se documenta un choque o un daño, y quién paga la franquicia.
  5. Qué constancia de seguro se pide y cada cuánto se renueva.
  6. Qué documentos se controlan, quién los revisa y con qué frecuencia.
  7. Quién paga las multas de los viajes laborales.
  8. Qué datos guarda la empresa, por cuánto tiempo y quién accede.

Cuando el empleado deja de usar el auto para trabajar o termina la relación, cerrá el legajo igual que con un conductor de la flota: última rendición pagada, datos personales que ya no hacen falta eliminados y autorizaciones revocadas. La guía del legajo del conductor sirve de base.