El traspaso de un vehículo entre sucursales necesita una fecha efectiva, una recepción y un responsable para cada pendiente. Conservá la ficha de la unidad y registrá el cambio de base como un evento. Crear otra ficha desde cero puede separar reparaciones, consumos y observaciones del mismo vehículo.
Este procedimiento trata el cambio interno de base. Si intervienen distintas sociedades o cambia la titularidad, el área responsable debe revisar los contratos y trámites que correspondan antes de aplicar un traslado interno.
Acordar qué recibe la nueva base
Prepará una ficha de traspaso con la unidad, la sucursal de origen, la de destino y el motivo. Incluí el día y la hora previstos, quién realiza el traslado y quién confirma la recepción.
| Área | Información que acompaña a la unidad |
|---|---|
| Asignaciones | Último período cerrado y conductor del traslado |
| Mantenimiento | Historial disponible, próximo control y trabajos abiertos |
| Documentación | Acceso a documentos y vencimientos verificados |
| Equipamiento | Inventario de llaves, herramientas y accesorios |
| Estado | Observaciones y fotos de entrega |
| Gastos | Centro de costo anterior, nuevo y fecha de corte |
| Servicios asociados | Combustible, peajes, asistencia y contactos |
| Pendientes | Descripción, responsable y próxima acción |
La base de destino debe revisar la información antes del movimiento. Si falta una evaluación necesaria para el servicio que va a prestar, dejá el pendiente identificado y definí cómo se resolverá.
Mantener una ficha y el historial de bases
Registrá origen, destino y fecha efectiva sin reemplazar las asignaciones anteriores. El historial debe permitir saber qué base administraba la unidad cuando se produjo un gasto o se encargó un trabajo.
Ejemplo ficticio: U-21 pasa de Rosario a Córdoba el 15 de septiembre a las 16:00. Una factura recibida el día 20 corresponde a una reparación realizada el día 10. La fecha de recepción de la factura no basta para asignarla al nuevo centro de costo: administración debe aplicar su criterio de imputación sobre el servicio documentado.
Transferir también los pendientes
Cada orden abierta necesita un responsable confirmado. “Lo ve Córdoba” deja a una sucursal entera como destinataria. Identificá a una persona o función concreta, el proveedor involucrado y la próxima fecha de seguimiento.
Hacé lo mismo con daños en revisión, comprobantes faltantes y turnos reservados. Conservá los expedientes vinculados al dominio aunque el seguimiento permanezca en la base de origen. El traslado físico no exige trasladar todas las tareas administrativas.
Confirmar recepción y accesos
La base de destino compara el inventario y el estado recibido, registra kilometraje y confirma la hora. Si hay diferencias, agregalas a la constancia y asigná su revisión. Anotá por separado las observaciones de recepción y el estado de disponibilidad para salir.
Probá el acceso a documentos y verificá quién puede gestionar los servicios asociados. Revisá los permisos del personal de origen según las tareas que conserve. La guía de altas y bajas de vehículos desarrolla los controles generales de cuentas y dispositivos.
Durante el primer cierre de gastos posterior al traspaso, revisá cargos que siguieron llegando a la base anterior. Corregí la asignación del servicio o del proveedor cuando corresponda y dejá el comprobante relacionado con el mismo historial de la unidad.