Los recorridos de un GPS se convierten en datos personales cuando permiten identificar al conductor. Que el dispositivo pertenezca a la empresa o esté instalado en un vehículo corporativo no elimina esa condición. La empresa debe definir para qué recoge la ubicación, informar ese uso, limitar el acceso y conservar los datos sólo durante el tiempo que justifique la finalidad.
El control empieza antes de instalar el equipo. Comprar una plataforma con muchas funciones no autoriza a utilizar cada dato disponible para cualquier decisión laboral u operativa.
Cuándo el GPS trata datos personales
Una coordenada aislada puede describir la ubicación de una unidad. Cuando se combina con turnos, asignaciones, nombre, legajo o usuario de la aplicación, también permite reconstruir dónde estuvo una persona y cómo se desplazó.
La guía de geolocalización de la Agencia de Acceso a la Información Pública considera que la ubicación y los desplazamientos son datos personales. Esto alcanza al seguimiento asociado a un chofer aunque el vehículo sea propiedad de la empresa.
El inventario de datos debería identificar, al menos, qué registra el equipo, con qué frecuencia, a qué conductor se asocia, qué proveedor lo procesa y quién puede consultar el historial. Esa lista permite ver si el sistema captura más información de la necesaria.
Definir la finalidad antes de activar el seguimiento
La Ley 25.326, especialmente en sus artículos 4 a 6, exige que los datos sean adecuados, pertinentes, no excesivos y usados para finalidades informadas y compatibles.
Una flota puede necesitar ubicación para organizar despachos, responder ante un robo, comprobar una entrega, asistir durante un siniestro o reconstruir la asignación de una unidad. Cada finalidad requiere un alcance. Ver la posición durante un turno no justifica automáticamente conservar todos los recorridos sin fecha de borrado.
La política interna debe nombrar la finalidad con precisión. “Seguridad” o “control” son expresiones demasiado amplias si no explican qué riesgo se gestiona y qué decisiones se tomarán con el dato.
Si la empresa quiere reutilizar recorridos para sancionar, evaluar productividad o elaborar perfiles de conducta, tiene que analizar si ese uso es compatible con lo informado y con las reglas laborales aplicables. La disponibilidad técnica del historial no resuelve esa evaluación.
Qué hay que informar al conductor
La persona debe saber que existe geolocalización y entender su alcance. La comunicación debería indicar:
- qué datos se registran;
- para qué se usan;
- durante qué horarios funciona el seguimiento;
- cuánto tiempo se conservan;
- quién es responsable de la base;
- qué proveedores reciben información;
- qué áreas pueden consultar recorridos;
- cómo ejercer los derechos sobre sus datos.
Una cláusula escondida en un reglamento extenso aporta poco si el funcionamiento real es distinto. Conviene entregar una comunicación específica y registrar su recepción. El consentimiento puede ser relevante en algunos tratamientos, pero no debe presentarse como solución automática para cualquier monitoreo dentro de una relación laboral. La base jurídica y la proporcionalidad se evalúan según el caso.
Limitar horarios, precisión y retención
La guía de la AAIP pide que la geolocalización sea necesaria y proporcional. El seguimiento permanente fuera de la tarea requiere una justificación especial, en particular cuando el vehículo puede tener uso personal autorizado.
La configuración debería distinguir horario laboral, guardias, emergencias y períodos fuera de servicio. Cuando el producto lo permita, los modos de privacidad o el corte por horario reducen información que la empresa no necesita recibir.
Tampoco existe un plazo único de retención válido para todas las flotas. Un registro destinado a despachar vehículos puede necesitar menos tiempo que la evidencia vinculada con un siniestro o un reclamo. La empresa debe documentar el plazo de cada finalidad y ejecutar el borrado cuando deja de ser necesario.
Guardar todo “por las dudas” aumenta exposición y dificulta responder pedidos de acceso, corrección o supresión.
Quién puede consultar los recorridos
Los artículos 9 y 10 de la Ley 25.326 exigen seguridad y confidencialidad. En una flota, eso implica dar acceso según la tarea y evitar cuentas compartidas entre operaciones, recursos humanos, seguridad y proveedores.
Los controles concretos pueden incluir usuarios individuales, permisos por rol, autenticación reforzada, registro de accesos, cifrado, copias de seguridad y un procedimiento para incidentes. La ley no impone una única herramienta, pero sí obliga a evitar pérdida, alteración y consultas no autorizadas.
El contrato con el proveedor de GPS debe acompañar esa política. Conviene saber dónde procesa los datos, qué subcontratistas usa, cómo responde ante un incidente y qué ocurre con el historial al terminar el servicio. Elegir software para control de flotas también exige revisar estas condiciones, no sólo mapas y alertas.
Uso del GPS ante multas y siniestros
La telemetría puede ayudar a establecer qué conductor tenía una unidad, por dónde circuló y qué ocurrió alrededor de un incidente. Para una multa, la empresa debería preservar el tramo y la asignación relevantes junto con el acta y la notificación. No hace falta distribuir el historial completo del trabajador entre áreas que sólo necesitan responder un caso.
La ubicación tampoco decide por sí sola quién es responsable. Debe contrastarse con turnos, entrega de llaves, cambios de chofer y demás evidencia. La guía para registrar asignaciones de vehículos y conductores explica cómo sostener ese vínculo antes de que aparezca una multa.
Si un recorrido queda sujeto a una investigación, conviene registrar quién lo preservó, cuándo y con qué alcance. Así se mantiene la evidencia sin convertir una excepción en almacenamiento indefinido.
Control mínimo para una flota con GPS
Antes de habilitar el seguimiento, la empresa debería poder mostrar un inventario de datos, una finalidad escrita, la comunicación entregada al conductor, una política de retención, permisos por rol y un canal para ejercer derechos. También necesita registrar al proveedor y el procedimiento ante accesos indebidos.
La AAIP indica que las bases públicas y privadas destinadas a dar informes deben inscribirse en el Registro Nacional de Bases de Datos Personales. El responsable debe verificar si la base de geolocalización queda alcanzada y completar la inscripción cuando corresponda.
La operación diaria debe coincidir con esos documentos. Si un área puede ver recorridos que la política le niega, o el sistema conserva datos después del plazo definido, el control existe sólo en el papel.
La guía general de gestión de flotas ubica la geolocalización dentro del resto de los controles operativos. Los datos de GPS y la información de multas deben conectarse con permisos claros, conservando únicamente lo necesario para cada tarea.
Si la unidad también registra imagen o audio, aplicá un control independiente. La guía de cámaras en vehículos de empresa explica cómo definir finalidad, aviso, acceso y conservación para videovigilancia.