Enviá al conductor los datos del hecho, el documento disponible y una solicitud concreta de información. El mensaje debe permitirle reconocer el viaje y señalar errores. Evitá pedir que acepte una deuda antes de revisar la evidencia.
Designá a una persona para mantener el intercambio. Si el conductor responde por teléfono, esa persona registra lo conversado y le pide confirmar o corregir el resumen por el canal habitual de la empresa.
Qué verificar antes de escribir
Comprobá el número de acta, la patente y la fecha y hora del hecho. Revisá por qué estás contactando a esa persona: turno asignado, entrega registrada o información de un supervisor. Si solo tenés una hipótesis, expresala como tal.
Adjuntá el acta o compartí un enlace al expediente con acceso para el conductor. Compartí únicamente los documentos que necesita para responder. La Ley 25.326, en sus artículos 4, 9 y 10, exige pertinencia de los datos, seguridad y confidencialidad. Usá una conversación individual y permisos restringidos para los adjuntos.
Modelo de mensaje
Este modelo es para una comunicación interna; completá los campos antes de enviarlo:
Asunto: consulta sobre acta [número], vehículo [dominio]
Recibimos un acta que informa [conducta] el [fecha] a las [hora], en [lugar]. Adjunto el documento.
El registro de [fuente] indica que tenías asignada la unidad durante ese período. Necesitamos confirmar si conducías en ese momento y si encontrás alguna diferencia en los datos. Si hubo un relevo o tenés documentos relacionados, indicá cuáles.
Por favor, respondé a [persona/canal] antes del [fecha interna] para que podamos revisar la información. Si necesitás consultar un registro de la empresa, avisame cuál.
[Nombre y función]
Elegí una fecha interna que permita revisar la respuesta antes de la actuación oficial. Registrá el vencimiento del expediente en su calendario propio; no copies automáticamente ese plazo en el mensaje al conductor.
Cómo registrar las respuestas
| Respuesta recibida | Registro que conviene dejar | Próxima acción |
|---|---|---|
| Confirma la conducción | Texto original y fecha | Revisar el resto de la evidencia |
| Informa un relevo | Hora, persona y respaldo aportado | Contrastar entrega efectiva |
| Desconoce el viaje | Versión completa | Revisar asignación y órdenes de trabajo |
| Señala un error del acta | Dato observado y documento | Derivar al responsable del expediente |
| No responde | Intentos de contacto y fechas | Escalar el pendiente sin presumir aceptación |
Ejemplo ficticio: el conductor confirma que usó la camioneta, pero señala que volvió a la base antes del horario del acta. Guardá esa respuesta y pedí el registro de devolución. Marcar “aceptó” porque reconoció haber usado el vehículo durante el día eliminaría una diferencia relevante.
Cómo terminar el intercambio
Informá qué se hará con la información: revisar un relevo, completar la identificación o derivar una observación. Cuando haya una resolución o nueva solicitud que le concierna, enviásela por el mismo canal y archivá su recepción.
La guía de identificación ante una multa explica la actuación formal. Conservá separados el mensaje interno, la presentación ante el organismo y la decisión sobre gastos; cada documento debe mostrar qué se pidió y qué se respondió.