Un gasto de flota pasa por tres pasos antes del pago: alguien lo pide, alguien con atribución lo autoriza y el proveedor entrega un comprobante que respalda lo autorizado. Las reglas internas de quién aprueba qué las define cada empresa. Las del comprobante son nacionales y las fija ARCA: un presupuesto o una orden de trabajo sirven para autorizar, pero no reemplazan la factura.
La solicitud: qué datos pedir
La solicitud abre el gasto y le da un identificador que después se relaciona con la autorización, el comprobante y el pago. Sin ese número, el mismo trabajo puede aparecer dos veces en el cierre mensual.
| Campo | Ejemplo |
|---|---|
| Identificador | G-0412 |
| Unidad | Dominio y número interno |
| Quién lo pide | Conductor, jefe de base o mantenimiento |
| Concepto y motivo | Cambio de pastillas de freno por desgaste informado en el control semanal |
| Proveedor propuesto | Razón social y CUIT |
| Importe estimado | Presupuesto con fecha y validez |
| Centro de costo | Sucursal, cliente o servicio |
| Urgencia | Si la unidad puede seguir trabajando mientras se resuelve |
Para reparaciones, pedí al taller un presupuesto por unidad con repuestos y mano de obra separados. Cómo compararlos está en presupuestos de talleres para un mismo trabajo.
Niveles de autorización
Una matriz por tipo de gasto e importe evita que todo dependa de una sola persona y que un conductor quede parado esperando una firma. Los montos de este ejemplo son ficticios; cada empresa fija los suyos.
| Tipo de gasto | Quién autoriza | Condición |
|---|---|---|
| Combustible con tarjeta | Límite cargado en la tarjeta | Dentro del límite por unidad |
| Service del plan de mantenimiento | Jefe de flota | Previsto en el presupuesto del mes |
| Reparación no prevista hasta $500.000 | Jefe de flota | Con presupuesto escrito |
| Reparación no prevista de más de $500.000 | Jefe de flota y gerencia | Con dos presupuestos o motivo para uno solo |
| Adicional sobre un trabajo ya autorizado | Quien autorizó el original | Nuevo presupuesto identificado |
| Gasto fuera de horario | Responsable de guardia | Registro y aviso al día hábil siguiente |
La autorización queda por escrito con fecha, importe máximo, proveedor y alcance. Si se aprobó por teléfono, quien la dio la registra en el mismo identificador. Los casos frecuentes tienen su propio circuito: adicionales de una reparación, auxilio fuera de horario y tarjetas de combustible o reintegros.
El comprobante: qué vale y qué no
ARCA enumera los documentos que no son comprobantes válidos de una operación que debe facturarse:
- los documentos no fiscales emitidos por controladores fiscales;
- remitos, guías o documentos equivalentes;
- notas de pedido, órdenes de trabajo y presupuestos;
- recibos que respaldan el pago, total o parcial, de esa operación.
El presupuesto y la orden de trabajo son parte de la autorización. El pago se respalda con la factura o el tique factura emitido a nombre de la empresa. Si el proveedor tiene que corregir el importe, sólo quien emitió la factura original puede emitir la nota de crédito o débito relacionada con ella. Si la factura salió a otro CUIT, seguí los pasos de factura emitida a otro CUIT.
Verificar la factura electrónica
Según ARCA, los comprobantes electrónicos no tienen efectos fiscales frente a terceros hasta que el organismo les otorga el CAE. El vendedor tiene que poner el comprobante autorizado a disposición del comprador dentro de los 10 días de asignado el CAE.
El receptor puede comprobar que la factura fue autorizada en el servicio de constatación de comprobantes con CAE. Pide estos datos, que figuran en la factura:
- CUIT del emisor;
- número de CAE, de 14 dígitos;
- fecha de emisión;
- tipo de comprobante;
- punto de venta y número;
- importe total en la moneda del comprobante;
- tipo y número de documento del receptor.
Si la constatación no confirma el comprobante, retené el pago y pedile al proveedor que revise la emisión. El tratamiento impositivo de cada comprobante, como el crédito fiscal de IVA, lo define administración.
Comparar autorización y comprobante antes de pagar
| Control | Qué comparar |
|---|---|
| Proveedor | CUIT de la factura contra el CUIT autorizado |
| Receptor | Razón social y CUIT de la empresa que contrató |
| Concepto | Trabajo facturado contra el autorizado |
| Unidad | Dominio en la factura, la orden o el remito asociado |
| Importe | Total facturado contra el máximo aprobado |
| Fecha | Fecha del servicio dentro del período informado |
Si la factura supera lo autorizado, el pago espera hasta que quien aprobó revise la diferencia; el procedimiento está en factura del taller distinta del presupuesto. Si el gasto lo pagó un conductor con su dinero, el comprobante pasa por la rendición y el reintegro: qué comprobantes necesita el reintegro y viáticos de choferes. Con el pago hecho, imputá el gasto al centro de costo de la solicitud, con los criterios de distribución entre sucursales y centros de costo.