Elegí entre tarjetas de combustible y reintegros según dónde carga la flota, cómo autoriza gastos y quién puede revisar los movimientos. La modalidad más cómoda para administración puede ser impracticable para una base que trabaja fuera de la red prevista.
Antes de contratar un producto, pedí sus condiciones reales. Los límites, reportes, comisiones y restricciones dependen del proveedor; no conviene atribuirlos a todas las tarjetas por igual.
Comparar el trabajo completo
| Aspecto | Tarjeta de combustible | Reintegro |
|---|---|---|
| Lugar de carga | Verificar estaciones y productos admitidos | Definir comprobantes y gastos aceptados |
| Autorización | Revisar límites disponibles y quién los modifica | Acordar autorización previa y excepciones |
| Identificación | Confirmar si el producto permite asociar persona o unidad | Exigir relación de gasto con unidad y servicio |
| Revisión | Conciliar movimientos con cargas reales | Revisar ticket, rendición y pago al conductor |
| Ausencias y bajas | Gestionar devolución, bloqueo o reasignación | Cerrar adelantos y rendiciones pendientes |
| Costos administrativos | Evaluar condiciones y tiempo de conciliación | Evaluar revisión, transferencias y correcciones |
Podés combinar modalidades si registrás cuándo corresponde cada una. Por ejemplo, tarjeta como medio habitual y reintegro para una excepción autorizada. Esa excepción debe quedar vinculada al motivo, sin crear una segunda carga del mismo combustible.
Probar con recorridos reales
Tomá servicios de cada base y comprobá dónde podrían abastecerse. Agregá horarios, desvíos y forma de resolver una operación rechazada. No uses solo un mapa de cobertura general para dar por resuelta la disponibilidad.
Ejemplo ficticio: una base urbana tiene estaciones admitidas cerca de sus recorridos; otra realiza viajes en zonas donde el proveedor propuesto no opera. La empresa prueba una combinación y compara cuánto tarda en conciliar ambos circuitos antes de extenderla.
Incluí al conductor en la prueba. Si necesita adelantar dinero, conocé cómo lo resolverá la empresa y qué plazo interno aplicará al reintegro. No dejes esa decisión para después de la primera rendición.
Definir el circuito de control
Para tarjeta, asigná responsable de entrega, límites, revisión de movimientos y baja. Para reintegro, definí quién autoriza, quién verifica y quién paga. En ambos casos, el pago debe vincularse al mismo registro de carga con vehículo, producto, cantidad y comprobante.
Cuando un ticket incluya otros productos, separá los conceptos antes de conciliar. Si el proveedor factura en otra fecha, conservá momento de carga y período de facturación como datos distintos.
Comparar el resultado de la prueba
Medí operaciones sin resolver, tiempo de revisión, cargas sin identificación y costos comprobados de cada modalidad. Registrá también excepciones y recorridos cubiertos por la prueba. Un circuito que funcionó en dos bases no queda validado automáticamente para las demás.
Con esos datos, elegí la modalidad por tipo de operación y documentá quién atiende rechazos, pérdidas de tarjeta y gastos fuera del circuito habitual. Programá una revisión cuando cambien recorridos o condiciones del proveedor.