Si una estación de servicio factura combustible a otro CUIT, pedí la revisión al emisor y conservá el comprobante original. Cambiar el nombre del archivo o escribir el CUIT correcto sobre el PDF no modifica la factura emitida.
Identificar la carga y el error
Reuní número de factura, punto de venta, fecha, importe, producto, litros, estación y medio de pago. Agregá el dominio y el conductor para ubicar el abastecimiento en la flota. Compará el receptor que figura con la razón social que correspondía.
Si la empresa usa varias sociedades, confirmá primero cuál realizó la compra. Una factura a una vinculada puede revelar un error de asignación interna y debe aclararse antes de solicitar otra emisión.
Pedir al emisor la corrección
Enviá la factura y los datos correctos de facturación por el canal de la estación. Pedí que indique y realice el tratamiento documental correspondiente. ARCA establece que las notas de crédito o débito vinculadas con operaciones previas las emite quien emitió el comprobante original.
Guardá los documentos resultantes junto con el original y comprobá sus referencias. No elimines la primera factura del historial: permite reconstruir la corrección y evitar una duplicación de compras.
Separar combustible, pago y comprobante
Los litros cargados siguen siendo un hecho operativo aunque la factura tenga un error. Registralos en la unidad correcta, marcando la documentación pendiente. El pago debe conciliarse con su comprobante y con el ajuste que realice la estación.
La aceptación contable y tributaria debe revisarla el responsable correspondiente según el caso. Obtener una nueva factura no permite prometer una deducción o crédito fiscal sin evaluar los demás requisitos.
Prevenir errores en próximas cargas
Entregá a los conductores los datos de facturación de la sociedad que corresponde al servicio. Si una tarjeta o cuenta corriente conserva un CUIT predeterminado, pedí su actualización y verificá la siguiente carga.
En el cierre del período, buscá facturas observadas que todavía no tengan respuesta del emisor. Asigná una fecha de seguimiento y un responsable. Cerrá el caso cuando el conjunto de documentos permita explicar la compra y su pago, sin contar dos veces la misma operación.