La rendición de un viaje debe relacionar cada gasto con el conductor, el recorrido y el dinero entregado. Antes de salir, acordá qué gastos se cubren, cómo se documentan y quién autoriza una excepción.
Separar rendición y liquidación laboral
Los reintegros documentados, anticipos y conceptos previstos por el convenio necesitan identificarse por separado. El artículo 106 de la Ley de Contrato de Trabajo y el convenio aplicable requieren revisión del responsable laboral para determinar el tratamiento. Llamar «viático» a un pago no define por sí solo su naturaleza.
La planilla operativa sirve para registrar movimientos y respaldos. No reemplaza esa evaluación ni permite fijar un importe universal para todos los choferes de Argentina.
Preparar el anticipo
Registrá viaje, conductor, fecha, monto entregado y medio de pago. Indicá categorías previstas, como comida, alojamiento, estacionamiento y otros gastos autorizados. Aclarar los datos de facturación antes del viaje evita pedidos de corrección posteriores.
Definí quién atiende una necesidad extraordinaria, especialmente fuera de horario. El conductor debe poder pedir una autorización con motivo e importe sin depender de varias personas que se derivan la consulta.
Completar la rendición
| Dato | Respaldo esperado |
|---|---|
| Fecha y lugar | Comprobante del gasto |
| Concepto e importe | Detalle del consumo o servicio |
| Medio de pago | Efectivo, anticipo o pago corporativo |
| Viaje y unidad | Identificador de la asignación |
| Excepción | Motivo y autorización |
Separá gastos pagados directamente por la empresa para no reintegrarlos nuevamente. Si falta un comprobante, registrá la situación y aplicá el circuito de revisión previsto, sin inventar una factura ni alterar una existente.
Conciliar el saldo
Compará anticipo, gastos respaldados y diferencia a rendir o reintegrar. Guardá la aprobación y el movimiento que cierra el saldo. Si existe un gasto observado, mantenelo identificado para que no desaparezca del seguimiento al cerrar el viaje.
La distribución contable puede vincularse con el centro de costo del servicio. Así los viáticos de una entrega quedan asociados con la operación que los generó.
Al revisar viajes repetidos, compará desvíos por categoría y causa. Una noche adicional por cierre de ruta debe poder distinguirse de un error de presupuesto o de un consumo ajeno al servicio.