Para elegir el software de un taller mecánico, pedí una prueba y recorré un trabajo real de principio a fin: turno, recepción del auto, presupuesto, aprobación del cliente, un adicional, repuestos, entrega, factura y garantía. Lo que el sistema no resuelva en esa prueba lo vas a resolver a mano todos los días. Las reglas que el sistema tiene que respetar son nacionales: la Ley 24.240 para presupuesto, adicionales y garantía, y el Decreto 196/2025 para el registro de reparaciones de los talleres alcanzados por el artículo 35 de la Ley 24.449. La habilitación del taller depende además del municipio o la provincia.

Armar el caso de prueba

Elegí un trabajo que ya hiciste y que tuvo complicaciones, con datos ficticios del cliente. Por ejemplo: cambio de pastillas de freno con turno online, en el que al desarmar aparece un disco fuera de medida, el repuesto original no está y se usa uno alternativo, el cliente aprueba por WhatsApp y vuelve a los diez días con un ruido.

Cargalo entero en cada sistema que compares, con la persona que va a usarlo en el mostrador. Anotá en qué paso hubo que salir del sistema (a una planilla, al chat, a papel).

Turnos online: que sólo se reserve lo que el taller hace

El error típico de una agenda online es que el cliente reserva un servicio que el taller no presta, para un vehículo que no atiende o con una duración que no alcanza. En la prueba, revisá si el sistema permite:

  • publicar sólo un catálogo cerrado de servicios, sin campo libre como única opción;
  • limitar cada servicio por tipo de vehículo (auto, utilitario, moto) o por motor (nafta, diésel, GNC);
  • asignar a cada servicio una duración y el puesto o técnico que lo hace;
  • bloquear servicios que dependen de un equipo o de una persona que no está ese día;
  • pedir patente y descripción del problema al reservar, para revisar antes de confirmar.

Intentá reservar un servicio que no ofrecés. Si el sistema te deja, el filtro no funciona. Si tomás turnos de flotas, la otra punta de la agenda está en cómo programar servicios de taller en una flota.

Para pedir los datos del cliente alcanza con lo necesario para el turno y el contacto. La Ley 25.326 exige que los datos sean adecuados y no excesivos para la finalidad.

Presupuesto: los datos que exige la ley

El artículo 21 de la Ley 24.240 fija el contenido mínimo del presupuesto en un servicio de reparación:

  • nombre, domicilio y otros datos de identificación del taller;
  • descripción del trabajo a realizar;
  • descripción detallada de los materiales a emplear;
  • precios de los materiales y de la mano de obra;
  • tiempo en que se hará el trabajo;
  • si hay garantía, con su alcance y duración;
  • plazo para aceptar el presupuesto;
  • números de inscripción impositiva y previsional.

Emití un presupuesto del caso de prueba y controlá que salgan los ocho datos sin editar el PDF a mano. Lo que el cliente ve de su lado está en qué tiene que decir el presupuesto de un taller.

Presupuesto aprobado por mensajería: qué tiene que conservar el sistema

Muchos clientes aprueban por WhatsApp o correo. El artículo 4 de la Ley 24.240 dice que la información al consumidor va en soporte físico, salvo que el consumidor opte de forma expresa por otro medio que el proveedor ofrezca. Conviene que esa elección quede registrada: en la recepción del auto, el cliente indica por qué medio quiere recibir el presupuesto y a qué número o dirección.

Para que una aprobación por mensaje sirva de respaldo, el sistema tiene que guardar junto a la orden:

  • la versión exacta del presupuesto enviada, con número y fecha, que no se pueda editar después;
  • el número o la dirección desde la que se envió y desde la que llegó la respuesta;
  • el texto de la respuesta del cliente y la fecha y hora en que llegó;
  • quién del taller la registró.

Un «dale» suelto no dice qué se aprobó. Pedí que la respuesta mencione el número de presupuesto o que el mensaje de envío pida confirmar ese número. Si el presupuesto cambia, sale una versión nueva y se aprueba de nuevo.

Lo mismo vale para los adicionales. El artículo 22 obliga a comunicar al consumidor cualquier tarea, material o costo adicional antes de hacerlo. En la prueba, cargá el disco fuera de medida como adicional y verificá que quede vinculado al presupuesto original, con su propia aprobación. El lado del cliente está en reparaciones con adicionales.

Repuestos: versiones y equivalencias

El artículo 20 de la Ley 24.240 presume que el taller usa materiales nuevos o adecuados al vehículo, salvo pacto escrito en contrario. Si vas a usar una pieza alternativa, usada o reacondicionada, el presupuesto tiene que decirlo y el sistema tiene que distinguirla.

En el catálogo del sistema, revisá:

  • que cada repuesto tenga código del fabricante del vehículo, código del fabricante de la pieza y marca;
  • que las equivalencias entre códigos se carguen con fuente y fecha, y que se puedan corregir sin perder la versión anterior;
  • que la compatibilidad se pueda consultar por modelo, año o VIN, no sólo por descripción;
  • que la orden registre qué código se instaló realmente, aunque se haya presupuestado otro;
  • que una pieza reemplazada por el fabricante con un código nuevo no aparezca como dos repuestos distintos en stock.

Para autopartes de seguridad, la Resolución 222/2025 exige licencia de certificación con código QR. Guardar en la orden el dato de esa certificación ayuda si el cliente o una aseguradora lo piden después. Cómo leer esa certificación está en autopartes de seguridad: licencia y QR.

En la prueba, cargá el disco alternativo como equivalente del original y comprobá que el presupuesto, la orden y la factura muestren la pieza que realmente se puso. Cuando llega una pieza que no corresponde, el circuito está en repuesto equivocado recibido en el taller.

Registro de reparaciones y comprobante al cliente

Los talleres que reparan aspectos de seguridad o emisión de contaminantes están alcanzados por el artículo 35 de la Ley 24.449. El Decreto 196/2025 les exige un sistema de registro de reparaciones con número de orden, fecha, marca, modelo, año de patentamiento o fabricación, dominio, titular, reparaciones efectuadas con los elementos cambiados, final de obra o motivo de retiro sin terminar, observaciones, firma del director técnico y firma del responsable del vehículo. Un comprobante se entrega al usuario y la copia queda en el taller. El registro puede estar incluido en el sistema de facturación.

Cerrá la orden de prueba y verificá que el comprobante salga con todos esos datos y espacio para las dos firmas. Probá también el retiro sin terminar: el sistema tiene que dejar asentado el motivo y lo que faltó. El detalle de cada campo está en comprobante del taller al reparar un auto.

Factura, garantía y reclamo posterior

Emití la factura electrónica desde la orden y comprobá que los ítems coincidan con lo instalado. Con los datos de la factura emitida, la constatación de ARCA tiene que confirmarla.

Después simulá el regreso del cliente a los diez días. El artículo 23 de la Ley 24.240 obliga a corregir sin costo las deficiencias que aparezcan dentro de los 30 días de terminado el servicio, salvo previsión expresa y por escrito en contrario. Si el taller da una garantía propia, el artículo 24 exige documentarla por escrito con el trabajo realizado, la vigencia, la fecha de inicio y quién la hace efectiva. El sistema tiene que encontrar la orden original por patente, abrir una orden de garantía vinculada y mostrar qué piezas se pusieron y quién trabajó.

Antes de firmar con el proveedor

Además de la prueba, pedí por escrito:

  • exportación completa de órdenes, clientes, presupuestos, aprobaciones y adjuntos en un formato que puedas abrir sin el sistema;
  • qué pasa con tus datos si dejás de pagar o cambiás de proveedor;
  • quién del proveedor accede a los datos de tus clientes y para qué;
  • registro de quién modificó cada orden y cada presupuesto.

Esto último es lo que te permite saber si un precio se cambió después de aprobado. Qué debe guardar ese historial está en registro de cambios en un software.