El registro de cambios (también llamado registro de auditoría o log) es la lista de acciones que el software de la flota guarda sola: quién cargó, modificó, aprobó, exportó o borró cada dato, cuándo y desde dónde. En Argentina no hay una norma que diga qué campos debe tener, pero el artículo 9 de la Ley 25.326 obliga a quien guarda datos personales a tomar medidas para evitar su adulteración, pérdida, consulta o tratamiento no autorizado. En un sistema con DNI de conductores, licencias, recorridos y actas, sin registro de cambios no hay forma de demostrar que esas medidas funcionan.

Qué recomienda la AAIP

La Resolución AAIP 47/2018 reúne medidas de seguridad recomendadas, de carácter referencial, para cumplir la ley. Para bases informatizadas pide, entre otras cosas, identificar a toda persona que haga cambios en los entornos con datos personales, aplicar control de integridad, registro y trazabilidad, y tener procesos de respaldo que permitan recuperar la información después de un incidente.

Para el detalle práctico sirve la política de seguridad que la AAIP aprobó para su propio organismo con la Resolución 211/2023. Rige sólo dentro de la agencia, pero es una referencia concreta. Pide registrar el usuario y el equipo de cada operación, los intentos de acceso exitosos y fallidos, proteger las herramientas de registro con control de acceso, detectar la alteración o supresión de los registros y la desactivación de la herramienta, guardar los registros en un equipo distinto del que los genera cuando sea posible, y definir el tiempo de guarda según la criticidad.

Qué tiene que tener cada entrada

Una entrada útil responde a una pregunta concreta: quién cambió qué y cuándo. Pedile al proveedor que cada acción deje:

  • usuario que la hizo (nunca una cuenta compartida);
  • fecha y hora, con zona horaria;
  • dispositivo o dirección desde la que se hizo;
  • tipo de acción: alta, modificación, aprobación, exportación, baja;
  • registro afectado, con su identificador (patente, número de acta, conductor);
  • valor anterior y valor nuevo de cada campo modificado;
  • motivo, cuando el sistema lo pide para cambios sensibles.

Sin valor anterior, el registro sólo dice que algo cambió. Si un acta pasó de un conductor a otro, necesitás ver a quién estaba asignada antes.

Qué acciones registrar

No todas las acciones pesan igual. Priorizá las que tienen consecuencias económicas, legales o sobre una persona:

  • asignación de un conductor a un vehículo o a un acta de infracción;
  • cambios de estado de una multa: pagada, en descargo, transferida;
  • carga y modificación de importes, comprobantes y pagos;
  • vencimientos de licencia, seguro, VTV o RTO;
  • lecturas de kilometraje;
  • exportaciones de listados con datos personales;
  • altas, bajas y cambios de permisos de usuarios;
  • borrados de cualquier tipo.

Los ingresos al sistema, incluidos los fallidos, también van al registro. Los perfiles y las bajas de acceso están en usuarios, roles y permisos.

Quién puede verlo y quién no puede tocarlo

El registro de cambios contiene datos personales: dice qué hizo cada empleado y a qué conductor afectó. Dale acceso de lectura sólo a quien audita o investiga incidentes.

Nadie debería poder editarlo ni borrarlo, tampoco el administrador del sistema. Si el administrador puede apagar el registro, el sistema tiene que dejar constancia de eso. Preguntale al proveedor dónde se guarda, si queda separado de la base principal y qué pasa con el registro cuando se borra un vehículo o se da de baja un usuario. Lo correcto es que la baja desactive y el historial quede.

Fijá por escrito cuánto tiempo se conserva. La ley no da un plazo; definilo según lo que necesites investigar, por ejemplo el plazo en que todavía pueden llegarte actas o reclamos por un período. El contrato con el proveedor es el lugar para dejarlo asentado, junto con la exportación del registro al terminar el servicio. Qué pedir en ese momento está en cambiar de software: qué historial exportar.

Cómo usarlo para encontrar un error

Un caso típico: una multa figura pagada pero el organismo la sigue mostrando impaga. Con el registro:

  1. Buscá el acta por su número y ordená las entradas por fecha.
  2. Identificá quién cambió el estado a «pagada» y si cargó un comprobante.
  3. Compará el importe y la fecha cargados con el comprobante real.
  4. Si el error vino de una corrección posterior, el valor anterior te muestra qué había antes.

Corregí con una acción nueva, no editando la anterior. La corrección también queda registrada, como en el caso de un kilometraje cargado por error. Si el dato equivocado era de un conductor, el artículo 16 de la Ley 25.326 fija cinco días hábiles para rectificarlo desde que se advierte el error o desde el reclamo del titular.

Probarlo antes de contratar

En la demostración o el período de prueba:

  1. Cambiá el conductor de un acta y el importe de un pago con un usuario de prueba.
  2. Entrá con otro perfil y buscá esos cambios: deberían aparecer con valor anterior y nuevo.
  3. Intentá borrar una entrada del registro con el usuario administrador.
  4. Exportá el registro de un período y revisá que el archivo se pueda leer fuera del sistema.

Si alguno de esos pasos falla, anotalo como límite en la evaluación del software.