Cuando el sistema del taller emite la factura electrónica desde la orden de reparación, los errores aparecen en el traspaso: renglones que no coinciden con lo instalado, órdenes marcadas como facturadas sin CAE, notas de crédito que no dicen qué corrigen, el cliente cargado con otra condición de IVA. Las reglas son nacionales. La factura electrónica sigue el régimen de la RG 4291 de ARCA y su manual técnico; el Decreto 196/2025 permite que el registro de reparaciones del taller esté incluido junto al de facturación; y la Ley 24.240 fija qué tiene que decir el presupuesto que dio origen a todo.
Si sos cliente o flota y la factura que recibiste no coincide con lo aprobado, el circuito del otro lado está en factura del taller distinta del presupuesto.
Los cuatro documentos que tienen que coincidir
En una reparación hay cuatro registros del mismo trabajo:
- Presupuesto aprobado y adicionales. El artículo 21 de la Ley 24.240 exige descripción del trabajo, de los materiales y precios de materiales y mano de obra. El artículo 22 obliga a comunicar cada adicional antes de hacerlo.
- Orden de reparación. Lo que el técnico hizo y qué piezas usó, con código.
- Registro de reparaciones. El Decreto 196/2025 pide las reparaciones efectuadas con el listado de elementos cambiados, para los talleres alcanzados por el artículo 35 de la Ley 24.449.
- Factura electrónica. Lo que se cobró, con CAE.
Si el sistema arma la factura copiando los renglones del presupuesto en vez de los de la orden cerrada, cualquier cambio durante el trabajo (una pieza alternativa, un adicional rechazado, una tarea que no se hizo) queda mal facturado.
Errores frecuentes y cómo detectarlos
Ítems facturados que no son los instalados
El presupuesto decía una pieza y se puso otra equivalente, o el cliente rechazó un adicional que quedó cargado. Configurá el sistema para que la factura salga de los renglones de la orden cerrada y no deje facturar una orden con adicionales pendientes de aprobación. En la revisión, compará código de pieza y cantidad entre orden, registro y factura.
Orden marcada como facturada sin CAE
El sistema manda el pedido a ARCA, el comprobante se rechaza o la conexión se corta, y la orden queda como facturada. El manual de ARCA describe rechazos totales y parciales cuando se envían varios comprobantes juntos: si uno se rechaza, los siguientes del mismo envío tampoco se autorizan. La orden se marca como facturada sólo cuando vuelve el CAE, y el número de CAE queda guardado en la orden.
Para comprobar un caso dudoso, la constatación de comprobantes de ARCA confirma si existe un comprobante con ese CUIT emisor, CAE, fecha, tipo, punto de venta, número, importe total y documento del receptor.
Factura duplicada por reintento
Cuando un pedido de CAE queda sin respuesta, no se sabe si ARCA lo autorizó y la falla fue a la vuelta, o si nunca llegó. Para ese caso, el manual de ARCA indica consultar el comprobante por tipo, punto de venta y número antes de volver a pedirlo. Si el sistema o el operador vuelve a facturar con un número nuevo sin consultar, salen dos comprobantes con CAE para la misma orden. En la conciliación, buscá órdenes con más de un comprobante.
Corrección hecha editando la factura
Una factura con CAE no se borra ni se edita. Se corrige con una nota de crédito o de débito. El manual de ARCA exige que una nota de crédito o débito informe al menos un comprobante asociado o un período de comprobantes asociados, y avisa cuando el importe de la nota de crédito supera el del comprobante que ajusta. En el sistema del taller, la nota tiene que quedar vinculada a la misma orden y a la factura que corrige. Una nota de crédito suelta, sin orden, no se puede conciliar después.
Si la factura es una Factura de Crédito Electrónica MiPyME, las notas de débito y crédito tienen reglas propias de asociación y anulación que el mismo manual detalla; revisalas con quien lleva la contabilidad.
Cliente con la condición de IVA equivocada
La Resolución General 5616/2024 obliga a identificar en los comprobantes electrónicos la condición del cliente frente al IVA. Si el sistema completa ese dato con un valor por defecto, una empresa responsable inscripta puede recibir un comprobante como consumidor final. La condición tiene que salir de la ficha del cliente, cargada al abrir la orden, y el sistema tiene que avisar cuando falta.
Orden pagada por dos personas
Cuando una parte la paga una aseguradora o una empresa y otra el titular, la orden tiene que reflejar qué renglones corresponden a cada uno. Si el sistema factura la orden entera a un solo receptor y después se corrige a mano, la orden y los comprobantes dejan de coincidir. Cómo se reparte una reparación con seguro está en reparación por seguro: taller y repuestos.
Garantía sin rastro
Un trabajo por garantía no se cobra, pero tiene que quedar como orden vinculada a la original. El artículo 23 de la Ley 24.240 obliga a corregir sin costo las deficiencias que aparezcan dentro de los 30 días de terminado el servicio, salvo previsión escrita en contrario. Si la orden de garantía no existe porque no hubo factura, las piezas que se usaron salen del stock sin explicación.
Conciliación diaria y por orden
Todos los días, cruzá:
- órdenes cerradas en el día contra comprobantes con CAE emitidos en el día;
- órdenes cerradas sin comprobante, y comprobantes sin orden;
- órdenes con más de una factura;
- notas de crédito y débito sin orden o sin comprobante asociado.
Por orden, antes de entregar el auto, compará renglón por renglón la orden cerrada, el registro de reparaciones y la factura. Lo que no coincide se resuelve antes de que el cliente se lleve el auto, cuando todavía se puede preguntar al técnico.
Qué pedirle al proveedor del sistema
- Que la factura se genere desde la orden cerrada y no desde el presupuesto.
- Que la orden guarde el CAE, el tipo, el punto de venta y el número de cada comprobante.
- Que las notas de crédito y débito exijan elegir la factura asociada.
- Que no se pueda cerrar una orden con adicionales sin aprobar.
- Que cada cambio en orden y factura quede en un registro de cambios con autor y fecha.
Para probar todo el circuito antes de contratar, usá una orden real con un adicional, una pieza equivalente y una vuelta por garantía, como en software para taller mecánico: qué probar.