Un portal de clientes de taller tiene que mostrar, por cada orden, los documentos que el taller ya está obligado a entregar: el presupuesto que el cliente aceptó, los adicionales con su aprobación, el comprobante del registro de reparaciones, la factura y la garantía escrita si la hay. En Argentina ninguna norma nacional fija cuánto tiempo hay que dejarlos visibles en un portal. Lo que sí está fijado es qué se entrega (Ley 24.240 y Decreto 196/2025), cuánto se conservan los respaldos (Código Civil y Comercial) y cuándo se borran los datos personales (Ley 25.326). Con esas tres reglas se arma la política del portal.
El portal no reemplaza la entrega en papel sin elección del cliente
El artículo 4 de la Ley 24.240 dice que la información al consumidor se da en soporte físico, y que sólo se reemplaza por otro medio si el consumidor opta de forma expresa por uno que ofrezca el proveedor. Si el taller quiere que el portal sea el canal principal, el cliente lo elige al dejar el auto y esa elección queda guardada con la orden: fecha, medio elegido y correo o teléfono asociado. El que no elige el portal recibe los papeles.
Qué documentos mostrar en cada orden
| Documento | Por qué va en el portal |
|---|---|
| Presupuesto, en la versión aprobada | El artículo 21 fija su contenido mínimo: trabajo, materiales, precios, plazo, garantía y plazo de aceptación |
| Aprobación del cliente | Muestra qué versión aceptó, cuándo y por qué medio |
| Adicionales | El artículo 22 obliga a comunicarlos antes de hacerlos; cada uno con su propia aprobación |
| Comprobante del registro de reparaciones | El Decreto 196/2025 obliga a los talleres alcanzados por el artículo 35 de la Ley 24.449 a entregarlo al usuario |
| Factura | Tiene que coincidir con lo que se instaló |
| Garantía escrita | Si el taller da una garantía propia, con trabajo, vigencia y fecha de inicio |
| Informe de diagnóstico y fotos de recepción | Cuando forman parte de lo que se presupuestó o se discutió con el cliente |
El comprobante del registro incluye reparaciones efectuadas con los elementos cambiados, final de obra o motivo del retiro sin terminar, y las firmas del director técnico y del responsable del vehículo. Qué dice cada campo está en comprobante del taller al reparar un auto.
Cada documento publicado tiene que ser la versión cerrada, no un borrador que el taller puede seguir editando. Si el presupuesto cambió, el portal muestra las dos versiones con sus fechas y cuál fue la aprobada. Así el cliente ve lo mismo que el taller tiene en su archivo, y el historial de cambios del sistema puede explicar cualquier diferencia. Qué tiene que guardar ese historial está en registro de cambios en un software.
Qué no mostrar
El portal reúne en un solo lugar datos que en el mostrador están repartidos. El artículo 4 de la Ley 25.326 exige que los datos sean adecuados, pertinentes y no excesivos para la finalidad, y que no se usen para fines distintos de los que motivaron su obtención. Antes de publicar, sacá:
- notas internas del técnico sobre el cliente o sobre la negociación;
- costos de compra de repuestos y márgenes;
- fotos de documentos personales (DNI, licencia, cédula) que se tomaron para identificar a quien retiró el auto;
- datos de otros vehículos o de otras personas que aparezcan en una foto o en un informe.
Quién accede: por cliente, no por patente
Un auto cambia de dueño y el historial de reparaciones queda en el taller. Si el acceso al portal se da por patente, el comprador nuevo ve nombre, teléfono, facturas y firmas del anterior. El acceso tiene que estar atado a la persona o empresa que contrató cada orden.
Si el nuevo dueño pide el historial técnico, se le puede dar lo que describe el vehículo (fecha, kilometraje, trabajo y piezas) sin los datos personales del titular anterior. Para una flota, el acceso va por usuario de la empresa, con altas y bajas que la empresa controla; el criterio está en usuarios, roles y permisos de un software.
El artículo 9 de la Ley 25.326 exige medidas técnicas y organizativas de seguridad y confidencialidad, y la AAIP detalla en sus obligaciones para responsables que al recabar datos hay que informar la finalidad, los destinatarios y los derechos de acceso, rectificación y supresión. En un portal eso incluye, como mínimo, que los enlaces a documentos no se abran sin iniciar sesión y que un enlace reenviado no dé acceso a otras órdenes.
Cuánto tiempo dejar cada documento
No hay un plazo legal para el portal. Hay plazos que ayudan a fijar uno y conviene escribirlo en las condiciones del servicio.
- Garantía legal del servicio. El artículo 23 de la Ley 24.240 obliga a corregir sin costo las deficiencias que aparezcan dentro de los 30 días de terminado el trabajo, salvo previsión escrita en contrario. Si el taller da una garantía más larga, el portal tiene que mostrar la orden por lo menos mientras dure.
- Prescripción. El Código Civil y Comercial fija un plazo genérico de cinco años (artículo 2560) y de tres años para reclamar daños por responsabilidad civil (artículo 2561). Son plazos para reclamar, no para publicar, pero indican cuánto tiempo el taller puede necesitar sus propios respaldos.
- Archivo contable. El artículo 328 del mismo código obliga a quienes llevan contabilidad a conservar diez años los instrumentos respaldatorios, desde su fecha, salvo que una ley especial fije un plazo mayor.
Separá dos cosas: lo que el cliente ve en el portal y lo que el taller conserva en su archivo. El archivo sigue los plazos legales. El portal puede mostrar menos tiempo, siempre que el cliente sepa hasta cuándo y pueda descargar sus documentos antes.
Cuando un dato personal deja de ser necesario para la finalidad para la que se recogió, el artículo 4 inciso 7 de la Ley 25.326 obliga a destruirlo. Una foto del DNI de quien retiró el auto no necesita quedar diez años en el portal.
Pedidos de acceso y correcciones
El titular de los datos puede pedir qué información suya tiene el taller. El artículo 14 de la Ley 25.326 da diez días corridos para responder desde la intimación fehaciente, y el artículo 16 da cinco días hábiles para rectificar o suprimir datos. Un portal bien armado resuelve parte de esto: el cliente ve sus órdenes y descarga lo que necesita. Las correcciones se hacen en el sistema del taller y el portal muestra la versión corregida con su fecha, sin borrar la anterior del archivo.
Resúmenes del diagnóstico escritos con IA
Algunos sistemas redactan con IA un resumen del diagnóstico para el cliente a partir de las notas del técnico, los códigos de falla leídos y las fotos. El riesgo es que el resumen afirme algo que nadie hizo: «se reemplazó la bomba de agua» cuando la orden dice «se revisó la bomba de agua, sin pérdidas».
El artículo 4 de la Ley 24.240 exige información cierta, clara y detallada, y el registro del Decreto 196/2025 tiene que listar las reparaciones efectuadas y los elementos cambiados. Si el resumen y el registro no coinciden, el cliente tiene dos versiones del mismo trabajo.
Antes de publicar un resumen redactado con IA:
- Compará cada trabajo que nombra con los renglones del presupuesto aprobado, los adicionales y el registro de reparaciones. Si una pieza no figura ahí, sale del texto.
- Separá lo que se leyó (códigos de falla, mediciones) de lo que se diagnosticó y de lo que se reparó. Un código leído no es una reparación; la diferencia está en informe de diagnóstico electrónico.
- Hacé que el técnico que trabajó en el auto apruebe el texto y que el sistema guarde quién lo aprobó y cuándo.
- Guardá también el borrador original que generó el sistema, para saber después si un error vino del modelo o de la edición.
La guía de la AAIP para una IA responsable recomienda registrar la procedencia de los datos y que haya supervisión humana del sistema. En un taller, eso es que cada frase del resumen pueda rastrearse hasta una nota, una medición o un renglón de la orden. Para revisar textos e informes generados con IA en una flota, el circuito está en OCR e informes con IA: qué revisar.
Antes de abrir el portal
Probalo con una orden real que tuvo un adicional y una vuelta por garantía, con datos ficticios del cliente. Comprobá que el cliente vea las dos versiones del presupuesto, la aprobación de cada una, el comprobante firmado y la factura, y que la orden de garantía aparezca vinculada a la original. Después asigná el mismo auto a otro cliente ficticio y entrá con su usuario: no tiene que ver nada de la orden anterior. Cómo probar el resto del sistema del taller está en software para taller mecánico: qué probar.