Ante el robo o hurto de una unidad, la flota necesita proteger a las personas, avisar a la autoridad y al seguro, preservar datos y retirar el vehículo de la operación. Buscarlo por cuenta propia o borrar accesos sin guardar evidencia puede aumentar el riesgo y dificultar la investigación.
La gestión de flotas debería tener responsables y contactos definidos antes del hecho. El protocolo empieza con el aviso del conductor y termina cuando la unidad recuperada vuelve al servicio o su baja queda cerrada.
Primera respuesta
El conductor o la persona a cargo debe ponerse a resguardo y seguir las indicaciones de la autoridad. No debería confrontar a quienes intervienen ni intentar recuperar el vehículo siguiendo una ubicación de GPS.
El centro de control registra, sin demorar los avisos externos:
- identidad y contacto de quien informa;
- dominio y número interno;
- última ubicación conocida;
- fecha y hora del hecho y del conocimiento;
- lesiones o personas en riesgo;
- carga, pasajeros o equipos vinculados;
- llaves, tarjetas y documentos que estaban en la unidad;
- autoridad interviniente y número de actuación cuando exista.
Si falta un dato, se lo marca como pendiente. El equipo no completa una hora o una ubicación por estimación y luego la presenta como observada.
Tres circuitos distintos
La denuncia policial, el aviso a la aseguradora y la inscripción registral cumplen funciones diferentes. La guía de denuncia y baja de un auto robado desarrolla esos trámites para el titular. El protocolo empresarial debe activarlos y controlar sus constancias, sin convertir una gestión en sustituto de las otras.
La Ley 17.418 de Seguros establece que el tomador o derechohabiente comunique el siniestro al asegurador dentro de los tres días de conocerlo. La flota debería avisar por un canal trazable apenas recibe la noticia, sin esperar a terminar su investigación interna.
La póliza puede pedir datos adicionales y definir canales. El responsable guarda acuse, número de siniestro, requerimientos y respuestas.
Preservar telemetría y accesos
El área técnica debería exportar la última posición, el recorrido, las detenciones, las alertas y los accesos disponibles. Los archivos se guardan con fecha, origen y responsable. Una captura puede ayudar a comunicar un punto, pero no reemplaza el archivo original cuando el sistema permite conservarlo.
La ubicación se entrega a la autoridad por el canal indicado. No conviene publicarla ni enviar a personal de la empresa a interceptar la unidad.
Antes de bloquear una cuenta, el equipo registra su estado y las últimas operaciones. Después revoca o suspende, según corresponda:
- tarjetas de combustible;
- dispositivos o cuentas de peaje;
- credenciales de estacionamiento;
- accesos a depósitos;
- llaves o identificadores digitales;
- cuentas de aplicaciones instaladas en el vehículo.
El bloqueo debe evitar consumos nuevos sin borrar registros anteriores. La empresa conserva también quién ejecutó cada cambio y a qué hora.
Carga, pasajeros y datos
Si el vehículo llevaba mercadería, herramientas, documentación o datos personales, el incidente se abre también para esos activos. El responsable identifica propietario, inventario, última custodia y obligaciones de aviso sin atribuir automáticamente la pérdida al conductor.
Cuando hay pasajeros o una persona desaparecida, la coordinación queda en manos de las autoridades competentes. La continuidad comercial no puede interferir con esa respuesta.
El equipo de flota informa a seguridad, seguros, legal, operaciones y al dueño de la carga según el caso. Cada área recibe los datos necesarios; no se distribuyen imágenes, documentos personales o ubicaciones en grupos abiertos.
Mantener la operación
La unidad se marca como no disponible y se cancelan sus asignaciones. Reemplazarla requiere una nueva orden con vehículo, conductor, seguro, documentación y capacidad adecuados.
El registro de asignación permite reconstruir quién tenía la custodia, para qué servicio y desde qué momento. Ese dato ayuda a investigar, pero no decide por sí solo la responsabilidad laboral, civil o penal.
Operaciones también controla viajes futuros, turnos, mantenimientos y entregas asociados al dominio. Un cambio rápido en la agenda no debería borrar el plan original ni el rastro de la reasignación.
Documentación para el seguro
La Resolución SSN 136/2026 actualizó la documentación prevista para robo o hurto total. El expediente puede requerir denuncia policial, inscripción registral, estado de dominio, constancias del título, deuda prendaria, cesión y llaves, según el caso y la jurisdicción.
La guía B2C enlazada explica cada gestión. En la flota, el trabajo consiste en asignar responsable, estado y constancia a cada documento. No se exige un libre deuda local como condición universal cuando la propia regla lo supedita a la autoridad jurisdiccional.
La guía de seguro automotor para flotas ayuda a verificar que el dominio y el uso estaban incluidos en la póliza vigente. La existencia de una denuncia y un número de siniestro no garantiza una indemnización; la compañía analiza la cobertura y la documentación aplicable.
Si aparece la unidad
El recupero se comunica de inmediato a la policía o autoridad judicial, al Registro y a la aseguradora. Si existe acreedor prendario, también se siguen sus instrucciones. La empresa no retira ni mueve el vehículo fuera del procedimiento indicado por la autoridad.
Antes de intervenir, se documentan ubicación, estado, faltantes, daños visibles, placas, identificadores y personas presentes, siempre que sea seguro y esté permitido. No se repara, limpia ni reinstala un dispositivo hasta preservar la evidencia necesaria y recibir las instrucciones correspondientes.
Control antes de volver a circular
Recuperar la posesión física no habilita el regreso al servicio. La flota debe comprobar:
- levantamiento o actualización de la anotación registral;
- titularidad y disponibilidad cuando hubo cesión o pago del seguro;
- vigencia y alcance de la póliza;
- identidad del vehículo y estado de dominio;
- condición mecánica y de seguridad;
- placas, llaves, documentación y dispositivos;
- nueva asignación operativa.
La inspección puede derivar en reparación, verificación adicional o baja. El protocolo general de siniestros de vehículos de empresa organiza evidencia, aseguradora y reparación cuando también existen daños.
El cierre conserva la cronología completa: aviso, denuncias, telemetría, bloqueos, continuidad, documentación del seguro, recupero e inspección. La unidad vuelve a disponible sólo con una liberación identificada y respaldada.