Antes de firmar con un proveedor de software de flotas, conseguí por escrito tres cosas: el precio completo durante todo el plazo, el soporte que efectivamente recibís y lo que el proveedor puede y no puede hacer con los datos de tus vehículos y conductores. En Argentina, la última parte la fija la Ley 25.326, que rige en todo el país.
Si todavía estás comparando productos, empezá por cómo evaluar un software de flotas con casos reales. Lo que sigue sirve para revisar la propuesta elegida.
Costo total: qué tiene que figurar en la propuesta
El precio de lista suele expresarse por vehículo, por usuario o por módulo. Ese número no alcanza para presupuestar. Pedí que la propuesta detalle cada concepto con su unidad de cobro:
| Concepto | Qué preguntar |
|---|---|
| Licencia o suscripción | Unidad de cobro (vehículo, usuario, sucursal) y mínimo facturable |
| Implementación | Si incluye carga inicial, configuración y capacitación, y cuántas horas |
| Integraciones | Si la API tiene costo, límites de uso o cobro por desarrollo a medida |
| Almacenamiento | Límite de adjuntos o historial y precio del excedente |
| Hardware | Equipos de telemática, instalación, reposición y propiedad del equipo |
| Ajustes | Índice o regla de actualización, frecuencia y moneda |
| Impuestos | Si los importes incluyen IVA |
| Salida | Si la exportación final o la asistencia para migrar tienen costo |
Con esa tabla podés calcular el gasto de cada año del contrato con la cantidad real de unidades y usuarios. Sumá el tiempo interno que va a poner tu equipo: carga de datos, pruebas y capacitación. Para medir después si el gasto se recuperó, usá el método de medir el ahorro de un software de flotas.
Revisá también qué pasa cuando la flota cambia. Si das de baja veinte unidades a mitad de año, ¿baja la factura del mes siguiente o recién al renovar? Si sumás una sucursal, ¿se aplica el mismo precio unitario?
Soporte: qué comprometer por escrito
Un plan llamado “premium” o “prioritario” no dice nada si no tiene contenido. Pedí que el contrato o su anexo de servicio indique:
- canales de atención y horario de cada uno;
- cómo se clasifica la gravedad de un incidente y el tiempo de primera respuesta para cada nivel;
- quién corrige un dato mal cargado por el proveedor durante la implementación;
- cómo se avisa una caída del servicio o un mantenimiento programado;
- si hay un responsable de cuenta y cómo se lo reemplaza;
- qué pasa si no se cumplen los tiempos (bonificación, derecho a rescindir u otra consecuencia).
Probá el canal antes de firmar. Mandá una consulta concreta durante la prueba y anotá cuánto tardó la respuesta y si resolvió el problema.
Contratos de adhesión: términos que no negociaste
Muchos proveedores trabajan con términos y condiciones generales que se aceptan en línea. El Código Civil y Comercial los regula como contratos por adhesión a cláusulas predispuestas (arts. 984 a 989). Según el artículo 985, esas cláusulas tienen que ser comprensibles y autosuficientes, y las que remiten a textos que no se te entregaron se tienen por no convenidas. Las cláusulas ambiguas se interpretan en contra de quien las redactó (art. 987).
Descargá y guardá la versión de los términos vigente el día que firmás, junto con cada documento al que remitan: política de privacidad, anexo de servicio, lista de precios. Preguntá cómo te van a avisar un cambio de términos y si podés rescindir cuando no lo aceptás.
Datos personales: lo que el contrato tiene que decir
El sistema va a guardar nombres, licencias, ubicaciones o actas asociadas a conductores. Tu empresa es la responsable de esa base y el proveedor trata los datos por su cuenta. El artículo 25 de la Ley 25.326 le prohíbe usarlos con un fin distinto del que figura en el contrato y cederlos a terceros, aunque sea para conservarlos. Al terminar la prestación, tiene que destruirlos. La única excepción es que vos lo autorices en forma expresa, previendo nuevos encargos: en ese caso puede guardarlos con seguridad hasta dos años.
El Decreto 1558/2001, que reglamenta la ley, exige que estos contratos incluyan los niveles de seguridad y las obligaciones de confidencialidad del prestador, y que el prestador actúe sólo según las instrucciones del responsable. Revisá que el contrato cubra:
- finalidad del tratamiento y datos incluidos;
- medidas de seguridad, con referencia a las medidas recomendadas por la AAIP en la Resolución 47/2018 (control de acceso, respaldo, destrucción, incidentes);
- deber de confidencialidad del personal del proveedor, que según el artículo 10 de la ley sigue vigente después de terminada la relación;
- subcontratistas que intervienen (alojamiento, mensajería, soporte) y cómo te informan un cambio;
- plazo y forma de aviso si ocurre un incidente de seguridad;
- devolución y destrucción de los datos al terminar, con constancia.
La auditoría documental de proveedores explica cómo pedir y conservar estos documentos junto con los del resto de los proveedores de la flota.
Servidores fuera del país
Si el proveedor aloja la información en otro país, hay transferencia internacional. El artículo 12 de la ley la prohíbe hacia países sin protección adecuada, salvo excepciones o consentimiento expreso del titular. La página de transferencias internacionales de la AAIP lista los países considerados adecuados (entre ellos los de la Unión Europea, el Reino Unido y Uruguay) y explica la alternativa: firmar las cláusulas modelo de la Disposición 60/2016 o las de la Resolución AAIP 198/2023. Si el contrato se aparta de esos modelos, hay que pedir la aprobación de la AAIP dentro de los 30 días corridos desde la firma.
Preguntá al proveedor en qué país están los servidores y los respaldos, y pedilo por escrito.
Plazo, renovación y salida
Leé cómo se renueva el contrato, con cuánta anticipación hay que avisar la baja y si hay penalidad por rescindir antes. Fijá en el contrato qué datos te entregan al terminar, en qué formato, en qué plazo y durante cuánto tiempo seguís teniendo acceso de lectura.
El detalle de qué historial pedir y cómo comprobar que la exportación sirve está en cambiar de software de flotas: qué historial exportar. Hacé esa prueba con una muestra antes de firmar.