El reconocimiento de texto (OCR) y los modelos de IA ahorran tipeo, pero producen una lectura o un borrador que nadie comprobó todavía. En una flota, el importe de una factura de taller, un ticket de combustible o un acta pasa a pagos, costos por vehículo y reportes. Antes de eso, una persona tiene que compararlo con el documento. En Argentina no hay una norma específica sobre OCR o IA para empresas privadas; las reglas que aplican son las de calidad y rectificación de datos de la Ley 25.326 y, para facturas, la verificación de ARCA.

Dónde se equivoca la lectura de un comprobante

Los errores más comunes en tickets y facturas son de lectura y de interpretación:

  • dígitos confundidos (un 1 por un 7, un 0 por un 8) en fotos movidas o tickets térmicos gastados;
  • separadores de miles y decimales mal leídos: 12.500,00 tomado como 12,50;
  • el subtotal o el IVA tomado como importe total;
  • una de varias fechas del documento tomada como fecha de la operación;
  • el CUIT del receptor tomado como CUIT del emisor;
  • un comprobante cargado dos veces porque llegó por foto y por correo.

Cómo organizar la revisión humana de importes

Revisá todo lo que no puedas comprobar de otra forma. Para no revisar a ciegas, pedile al sistema que muestre la imagen del comprobante al lado de cada campo leído y que marque los casos con lectura dudosa, si el proveedor ofrece esa indicación.

Definí reglas de revisión obligatoria, por ejemplo:

  • importe por encima de un monto que fijes;
  • total que no coincide con la suma de neto más impuestos leídos;
  • litros por carga mayores que la capacidad del tanque del vehículo;
  • proveedor nuevo o CUIT que no figura en tu padrón de proveedores;
  • mismo CUIT, número y fecha que otro comprobante ya cargado.

La persona que revisa confirma o corrige cada campo y el sistema guarda las dos cosas: lo que leyó la máquina y lo que quedó aprobado. Así podés medir cuántas lecturas se corrigen por tipo de comprobante y decidir dónde hace falta mejor foto o más control. Quién aprueba el gasto y qué comprobante exigir está en gastos de flota: pedido, autorización y comprobante.

Factura electrónica: constatarla con ARCA

Para facturas electrónicas con CAE, la constatación de comprobantes de ARCA pide CUIT del emisor, CAE, fecha de emisión, tipo de comprobante, punto de venta y número, importe total en la moneda original y documento del receptor. Si alguno de esos datos no coincide con lo autorizado, la constatación no confirma el comprobante. Eso sirve como control del importe leído por OCR.

Para hacerlo en volumen, ARCA ofrece el servicio web de constatación, descripto en el manual del WSCDC. Según el manual, puede constatar el emisor, el receptor o cualquiera que tenga acceso al servicio y envíe los datos que identifican el comprobante. Preguntale al proveedor del software si lo usa y qué hace cuando la respuesta es negativa. Un ticket sin CAE no se puede verificar así y queda en revisión manual.

Informes con IA: qué evidencia pedir

Un informe armado con IA (resumen de multas del mes, desvíos de consumo, vencimientos de la semana) puede leer bien los datos y aun así sacar conclusiones equivocadas, omitir casos o mezclar períodos. La guía de la AAIP para una IA responsable recomienda que las acciones y decisiones del sistema sean trazables, con identificación de las personas que las hicieron, llevar registro de la procedencia de los datos y, si el servicio es tercerizado, conocer antes de contratar qué trazabilidad y facilidades de auditoría ofrece el prestador.

Llevado a un informe de flota, pedí que:

  • cada cifra indique de qué registros sale y con qué filtro (período, base, tipo de vehículo);
  • cada afirmación sobre un vehículo o conductor enlace al registro o documento original;
  • el informe diga qué datos faltaban o no pudo leer, en vez de completarlos;
  • quede guardado quién lo generó, cuándo y quién lo aprobó.

Antes de circular un informe, contrastá dos o tres cifras con el sistema. Si el total de multas del mes no coincide con el listado filtrado, el informe no sale. Un ejemplo de este circuito con aprobación previa está en informe operativo con IA en Vant, y para actas en lectura de actas con IA en Multabot.

Límites: qué no dejar en manos del sistema

No uses un informe o una lectura automática como única base para sancionar a un conductor, descontarle una multa o atribuirle un recorrido. La guía de la AAIP recuerda que, según criterios de la propia agencia, quien recibe una decisión basada en tratamiento automatizado que lo afecta negativamente puede pedir una explicación de la lógica aplicada. En esos casos, una persona revisa la evidencia original, escucha al conductor y decide. Los criterios para atribuir una multa están en evidencia de multas en vehículos de empresa.

Cómo corregir un error

Cuando aparece un dato equivocado:

  1. Corregilo con una nueva carga que conserve el valor anterior, la fecha y quién corrigió.
  2. Revisá qué usó ese dato: pagos, costo por kilómetro, alertas, reportes ya enviados.
  3. Si un reporte ya circuló, mandá la corrección a los mismos destinatarios.
  4. Anotá la causa (foto ilegible, campo confundido, regla del informe) para ajustar la revisión.

Si el error es sobre un conductor, el artículo 4 de la Ley 25.326 obliga a corregir o completar los datos inexactos cuando se conoce el error, y el artículo 16 fija un plazo máximo de cinco días hábiles para rectificarlos. Que la corrección quede registrada depende del registro de cambios del sistema.