En un software de flotas, cada persona tiene que entrar con su propio usuario y ver sólo lo que necesita para su tarea. Cuando alguien deja la empresa o cambia de puesto, su acceso se modifica o se da de baja ese mismo día. La regla es nacional. El artículo 9 de la Ley 25.326 obliga a quien tiene una base con datos personales a tomar medidas técnicas y organizativas para evitar su adulteración, pérdida, consulta o tratamiento no autorizado.
El sistema de una flota suele guardar nombres y DNI de conductores, licencias, recorridos, actas de infracción y siniestros. Todo eso son datos personales.
Qué recomienda la AAIP
La Resolución AAIP 47/2018 reúne las medidas de seguridad recomendadas para bases de datos informatizadas. No son obligatorias en su detalle, pero la AAIP las toma como referencia en sus inspecciones. Una de sus secciones es el control de acceso: autenticación, segregación de roles y funciones, y protección de la identidad y la privacidad.
Para bajar esa recomendación a reglas concretas sirve la política de seguridad que la propia AAIP aprobó para su organismo con la Resolución 211/2023. Rige sólo dentro de la agencia, pero describe un ciclo de gestión de usuarios que una empresa puede adaptar: identificadores únicos, perfiles estándar por puesto, baja inmediata al cambiar de tarea o egresar, revisión periódica de permisos y registro de accesos.
Definir perfiles antes de crear usuarios
Armá una tabla de perfiles por función y recién después cargá personas. Un ejemplo para una flota mediana:
| Perfil | Ve | Modifica |
|---|---|---|
| Conductor | Su vehículo asignado, documentos para circular, checklist | Su checklist y novedades del turno |
| Supervisor de base | Vehículos y conductores de su base | Asignaciones y novedades de su base |
| Mantenimiento | Vehículos, órdenes y lecturas de kilometraje | Órdenes de trabajo |
| Administración | Multas, pagos, pólizas y costos | Estados de pago y comprobantes |
| Recursos Humanos | Legajo y licencia de conductores | Datos de conductores |
| Administrador del sistema | Configuración y usuarios | Perfiles y altas o bajas |
Aplicá el criterio de mínimo privilegio: cada perfil arranca sin permisos y se le suma sólo lo que la tarea exige. Un supervisor no necesita ver los recorridos de otra base; mantenimiento no necesita el DNI del conductor. La Ley 25.326 también pide que los datos sean adecuados y no excesivos para la finalidad; el inventario de datos personales de los conductores ayuda a decidir qué área ve cada campo.
Separá las tareas que se controlan entre sí. Quien carga un pago de multa no debería ser la misma persona que lo aprueba. Quien administra usuarios no debería poder borrar el registro de cambios.
Antes de habilitar el sistema, probá cada perfil con un usuario de prueba: intentá ver datos de otra base, exportar un listado o borrar un registro, y anotá el resultado. Si el proveedor no permite limitar por base o sucursal, dejalo asentado como límite al evaluar el software.
Alta de usuarios
Cada alta debería tener un pedido de alguien con autoridad sobre la persona (su jefe o Recursos Humanos) que indique perfil, base y fecha de inicio. Guardá ese pedido.
- Un usuario por persona, asociado a su correo o identificador propio. Nada de “chofer1” ni de una cuenta que comparten los turnos.
- Contraseña inicial temporal, que se cambia en el primer ingreso.
- Segundo factor de autenticación si el sistema lo ofrece, al menos para administradores y perfiles que exportan datos.
- Para usuarios de proveedores externos (taller, gestoría, aseguradora), fecha de vencimiento del acceso desde el alta.
Las cuentas compartidas impiden saber quién hizo un cambio. Si un acta quedó asignada al conductor equivocado, el registro tiene que mostrar qué persona lo hizo.
Bajas y cambios de puesto
El egreso de un conductor o empleado dispara la baja del acceso el mismo día. Lo mismo vale para un cambio de tarea: el supervisor que pasa a otra base pierde los permisos de la anterior.
Conectá la baja con el circuito de Recursos Humanos para que no dependa de que alguien se acuerde. Al dar la baja:
- desactivá el usuario en lugar de borrarlo, para que su historial de acciones siga visible;
- cerrá las sesiones abiertas y revocá tokens o claves de API que haya generado;
- reasigná las tareas pendientes a otra persona;
- si usaba un celular de la empresa, seguí el procedimiento de celular de empresa perdido para los demás accesos.
El deber de confidencialidad del artículo 10 de la Ley 25.326 sigue vigente para esa persona después de terminada la relación con la empresa.
Revisión periódica
Fijá una frecuencia para revisar permisos y respetala. En cada revisión, el responsable de cada área recibe la lista de usuarios con acceso a sus datos y confirma o pide cambios. Buscá:
- usuarios de personas que ya no trabajan en la empresa;
- cuentas sin ingresos durante un período que definas;
- perfiles con más permisos de los que figuran en la tabla;
- accesos de proveedores con fecha vencida.
El sistema tiene que registrar quién ingresó, cuándo, desde qué dispositivo y qué modificó, incluidos los intentos fallidos. Si el proveedor no ofrece ese registro o no deja exportarlo, pedilo antes de firmar; el contrato de software de flotas es el lugar para dejarlo escrito.