Para separar uso laboral y personal, definí primero cómo clasifica la empresa cada tipo de traslado. Después registrá los períodos y kilómetros con esa misma regla. Si cada conductor interpreta de otra manera el viaje entre su casa y la base, la planilla no permite comparar resultados.
La clasificación operativa debe acordarse con las áreas que administran la política de uso, los gastos y sus efectos laborales o impositivos. El registro que sigue permite documentar viajes; no determina ese tratamiento.
Categorías que deben quedar definidas
Podés trabajar con uso laboral, uso personal autorizado y pendiente de clasificar. Definí expresamente qué hacer con traslados al domicilio, desvíos personales dentro de un viaje laboral y desplazamientos al taller.
Dejá el viaje pendiente cuando falte información para clasificarlo. Asignale un responsable y una fecha de revisión para que no acumule todos los casos difíciles del mes.
Planilla de uso
| Campo | Qué registrar |
|---|---|
| Fecha y vehículo | Día y unidad |
| Persona asignada | Identificador del conductor |
| Período | Hora de inicio y cierre si se necesita distinguir usos |
| Odómetro inicial y final | Lecturas, en kilómetros |
| Kilómetros | Diferencia entre ambas lecturas |
| Categoría | Laboral, personal autorizado o pendiente |
| Referencia | Orden de trabajo o autorización pertinente |
| Gastos relacionados | Comprobantes identificados |
| Revisión | Responsable, fecha y correcciones |
Definí cómo registrar viajes mixtos. Si cambia el uso durante el día, una lectura en el punto de cambio permite separar los tramos. Cuando no exista, dejá constancia del criterio de reconstrucción aprobado y de sus limitaciones.
Ejemplo de conciliación mensual
Ejemplo ficticio: el odómetro pasó de 20.000 a 21.200 km en un mes. La planilla contiene 900 km laborales, 250 personales autorizados y 50 pendientes. La suma coincide con los 1.200 km recorridos, pero todavía falta clasificar esos 50 km.
Si la suma fuera 1.150 km, habría además un vacío de registro. Revisá períodos faltantes, duplicados y lecturas incorrectas antes de calcular porcentajes. No repartas automáticamente la diferencia entre categorías para hacer coincidir el total.
Cómo relacionar combustible y otros gastos
Anotá la fecha, el importe y el comprobante de cada gasto. El momento de cargar combustible no identifica todos los viajes que se harán con esos litros. Si la empresa distribuye ciertos costos por proporción de kilómetros, dejá ese criterio escrito y usalo durante el mismo período.
Peajes o estacionamientos pueden vincularse a un viaje concreto cuando exista respaldo. Los gastos sin referencia quedan pendientes de revisión; una compra fuera del horario habitual no alcanza por sí sola para clasificarla como personal.
Qué información pedir
Recabá solo los datos necesarios para administrar el uso autorizado y los gastos. La Ley 25.326, artículo 4, exige que los datos sean pertinentes y no excesivos para su finalidad. No hace falta pedir detalles de actividades privadas para registrar un total de kilómetros personales.
Si hay GPS, revisá el procedimiento de privacidad y geolocalización de conductores. Antes de cerrar el mes, entregá a cada responsable las diferencias que debe resolver y conservá el criterio usado en cada corrección.