El legajo de un conductor debe reunir la documentación vigente, el registro de quién la revisó y el historial de cambios de puesto o habilitación. Una carpeta con fotos recibidas por WhatsApp deja esas respuestas repartidas entre varias conversaciones.
Podés empezar con una ficha y carpetas vinculadas. Usá un identificador interno por persona, aunque cambie de sucursal o de vehículo. La patente corresponde a las asignaciones; no debería ser el nombre de su legajo.
Qué registrar en la ficha
Esta estructura sirve como punto de partida administrativo. Los documentos exigibles dependen del puesto y la operación.
| Bloque | Datos propuestos | Responsable de actualizar |
|---|---|---|
| Identificación | ID interno, nombre, contacto laboral, base, supervisor | Administración |
| Función | Puesto, tareas y tipos de vehículo previstos | Operaciones |
| Licencia | Clase completa, emisor, fecha verificada, vigencia informada y enlace al respaldo | Responsable documental |
| Formación interna | Actividad, fecha, resultado y pendientes | Supervisor o capacitador |
| Documentos entregados | Política de uso y versión comunicada | Administración |
| Estado operativo | Disponible para asignar, pendiente o restringido; causa y revisor | Responsable autorizado |
| Cambios | Fecha, modificación, respaldo y autor | Quien realiza el cambio |
Para definir qué licencia corresponde, consultá la guía de clases C, D y E. La ficha registra la conclusión del control y su respaldo; no reemplaza esa verificación.
Separar documentos actuales e historial
Dentro de cada legajo, creá una carpeta de documentación actual y otra de versiones anteriores. Agregá fecha y tipo al nombre del archivo: 2026-09-05_licencia_verificada.pdf, por ejemplo. Es una convención sugerida, no un formato obligatorio.
Cuando llega una renovación, primero comprobá que corresponda a la persona y que se pueda leer. Después actualizá los campos de la ficha y mové la versión anterior al historial que corresponda conservar. Si reemplazás el archivo pero dejás la fecha vieja, el calendario seguirá mostrando un vencimiento incorrecto.
Evitá duplicar los registros de vehículos dentro del legajo. Un enlace al registro de asignaciones permite consultar las unidades utilizadas sin mantener dos historiales distintos.
Dar acceso según la tarea
La Ley 25.326 exige datos pertinentes a su finalidad y medidas de seguridad y confidencialidad. Los datos de salud reciben un tratamiento específico. Por eso, la ficha operativa debe tener acceso limitado y el circuito médico debe mantenerse separado. Fuente: Ley 25.326, artículos 4, 8, 9 y 10.
Como criterio de organización, despacho recibe el estado necesario para asignar una tarea. El área competente conserva los respaldos que le corresponden. No adjuntes estudios clínicos a una carpeta compartida con toda la base.
Resolver las excepciones
Ejemplo ficticio: Laura pasa de reparto a una función con otra clase de unidad. Su supervisor registra el cambio previsto; administración abre la verificación documental y el capacitador deja pendiente la inducción. Hasta cerrar esos controles, la ficha conserva el alcance anterior. Cambiar el nombre del puesto no completa el proceso.
Una vez por mes, podés revisar una muestra de legajos y comparar ficha, respaldo y asignaciones recientes. Si encontrás una diferencia, registrá qué se corrigió y quién revisará los demás casos afectados. La frecuencia debe adaptarse al volumen de cambios de tu operación.