Antes de dejar un software de flotas, comprobá que podés recuperar el historial completo que necesitás conservar. Un archivo con vehículos y conductores puede omitir órdenes, adjuntos, comentarios y cambios de estado que explican las decisiones tomadas.
Pedí una muestra de exportación antes de fijar la fecha de salida. Abrila con las personas que usan el historial y elegí casos reales para comprobar qué información incluye. La posibilidad de descargar una tabla no demuestra que se puedan reconstruir las relaciones.
Definir el alcance de la exportación
| Conjunto | Qué pedir |
|---|---|
| Vehículos | IDs, patentes, altas, bajas y cambios |
| Conductores | Datos necesarios y relaciones con asignaciones |
| Mantenimiento | Órdenes, tareas, fechas, lecturas y costos |
| Documentación | Archivos, tipo, emisor y referencias |
| Infracciones | Actas, versiones, gestiones y pagos |
| Siniestros | Casos, comprobantes y seguimiento |
| Historial | Autores, fechas y cambios disponibles |
Conservá identificadores estables y un diccionario que explique los campos. Si un adjunto se entrega con un nombre numérico, necesitás saber a qué caso pertenece. Una carpeta llena de archivos sin relación con los registros tiene un valor limitado para una auditoría.
Acordar formato y período
Pedí que se indiquen codificación, separadores, formatos de fecha, zona horaria y unidades. Probá nombres con tildes, patentes, ceros iniciales y campos largos. Una importación puede parecer correcta y haber recortado comentarios o interpretado fechas al revés.
Definí el momento de corte y qué ocurre con cambios posteriores. Si el sistema anterior sigue operativo durante la migración, necesitás una exportación final de las novedades o un registro controlado de esas modificaciones.
Revisar privacidad y permisos
La exportación puede reunir datos personales que antes estaban repartidos por roles. Aplicá los criterios de protección de datos de la AAIP y limitá quién puede acceder, copiar o subir los archivos. Definí también la conservación y eliminación según las obligaciones aplicables.
No compartas credenciales personales para facilitar el traslado. Coordiná los accesos necesarios con quienes administran ambos sistemas y dejá documentado cuándo se retirarán los permisos temporales.
Validar casos completos
Compará cantidades por tipo de registro y período. Después elegí una orden con adicional, una multa con pago y un vehículo que cambió de base. Reconstruí cada caso en la exportación: identificación, fechas, adjuntos y relaciones deben conservarse.
Los totales ayudan a detectar faltantes, pero no reemplazan la revisión de contenido. Mil archivos pueden estar presentes y pertenecer a los casos equivocados. Comprobá también que los vínculos no dependan de una dirección que dejará de funcionar al cancelar el servicio.
Cerrar el cambio con respaldo
Documentá las diferencias encontradas y quién acepta su resolución. Conservá una copia protegida de la exportación final y un procedimiento para consultarla. Si parte del historial queda fuera del sistema nuevo, explicá dónde se encuentra y quién puede recuperarlo.
La guía para decidir entre planillas y software de flota ayuda a definir los controles que se esperan del cambio. Antes de cerrar el acceso anterior, pedí a una persona que no participó de la migración que encuentre un comprobante histórico y explique a qué vehículo y gestión corresponde.