Si un chofer, actual o anterior, pide por escrito ver los datos que la empresa tiene sobre él, la Ley 25.326 da 10 días corridos para responder. Si pide corregirlos, actualizarlos o borrarlos, el plazo es de 5 días hábiles. Es una ley nacional y se aplica igual en cualquier provincia, tanto a empleados como a choferes contratados.

Qué tiene que incluir la respuesta de acceso

Según la AAIP, el derecho de acceso del artículo 14 sirve para saber si una entidad tiene tus datos, de dónde salieron y cómo se usan. El artículo 15 agrega que la respuesta tiene que:

  • ser clara, sin códigos internos, y explicada si hace falta;
  • abarcar todo lo que la empresa tiene sobre esa persona, aunque haya preguntado por una sola cosa;
  • no revelar datos de terceros;
  • llegar por escrito, por correo electrónico u otro medio que el chofer elija.

“Todo” incluye más que la carpeta de recursos humanos: la planilla de asignaciones, las multas que se le atribuyeron, el registro de GPS o de cámaras si se lo asocia a su nombre, y lo que se envió a proveedores. El inventario de datos personales de los conductores indica dónde está cada uno de esos registros.

Si en la respuesta aparece el dato de otro chofer, por ejemplo en una asignación compartida, tachalo. El acceso gratuito se puede pedir cada seis meses, salvo que haya un interés legítimo para pedirlo antes.

Corregir y actualizar

El artículo 16 obliga a rectificar o actualizar un dato inexacto en 5 días hábiles desde el reclamo o desde que la empresa advierte el error. Mientras verifica, tiene que bloquear el dato o marcarlo como “en revisión”.

En una flota, los errores típicos son:

  • una multa asignada al chofer equivocado por un error de fecha u hora;
  • una licencia renovada que sigue cargada con el vencimiento anterior;
  • un domicilio viejo al que se mandan notificaciones;
  • un choque registrado en su ficha cuando conducía otra persona.

Corregir el legajo no alcanza si el dato ya salió. Si la empresa lo había cedido, por ejemplo a una aseguradora o a un cliente, tiene que avisarle la corrección o supresión dentro del quinto día hábil. Para errores en multas, sumá el trámite ante la autoridad de tránsito descrito en errores de datos al asociar multas con conductores.

Cuándo no corresponde borrar

El mismo artículo 16 dice que la supresión no procede si perjudica derechos o intereses legítimos de terceros, o si hay una obligación legal de conservar el dato. También dice que los datos se conservan durante los plazos que fijen las normas aplicables o el contrato con el titular.

Si rechazás el pedido, respondé por escrito qué datos conservás y cuál de esas dos excepciones se aplica a cada uno. Lo que no entre en ninguna se suprime.

Cuánto conservar el legajo de un exchofer

La Ley 25.326 no fija un plazo único para el legajo. Su artículo 4, inciso 7, dice que los datos se destruyen cuando dejan de ser necesarios para la finalidad que justificó juntarlos. Hay que decidir por finalidad.

Para los pagos sí hay una regla. El artículo 143 de la LCT, en el texto de la Ley 27.802, obliga al empleador a conservar recibos y constancias de pago teniendo en cuenta la prescripción de las obligaciones laborales, de 2 años, y de las previsionales, de 10 años. Permite guardarlos digitalizados, con la misma validez que el papel. El artículo 256 confirma los 2 años para los reclamos derivados de la relación de trabajo. La documentación impositiva sigue sus propias reglas, que define el área contable.

Lo que pierde finalidad antes:

  • copias de licencias y certificados vencidos que ya se reemplazaron;
  • registros de GPS o video sin incidente asociado;
  • datos de contacto de familiares cargados para emergencias;
  • accesos a aplicaciones y portales de la empresa.

Una multa que llega después de la baja necesita el registro de asignación de esa fecha, no todo el legajo. Para ese caso puntual, mirá qué hacer con la multa de un exconductor. El cierre de accesos y la devolución de elementos están en baja de un conductor.

Si la empresa no responde

Vencidos los plazos, el chofer puede denunciar ante la AAIP por Trámites a Distancia, sin costo, adjuntando el pedido con constancia de recepción y lo que la empresa le haya contestado. También puede iniciar una acción judicial de hábeas data.

Para no llegar a eso, definí quién recibe estos pedidos, anotá la fecha de entrada y el vencimiento, y guardá la respuesta enviada. La AAIP publica modelos de nota para que los titulares hagan estos pedidos. Si uno llega por correo electrónico o en mano a un supervisor, tratalo como pedido formal y pasalo ese mismo día a quien responde.