En el Poder Ejecutivo de la Provincia de Buenos Aires, el uso, la guarda, el abastecimiento, el seguro y la baja de los vehículos oficiales se rigen por el Reglamento de Automotores y Embarcaciones Oficiales, aprobado por el Decreto 928/2007 y modificado por el Decreto 525/2012. La ficha oficial del decreto no registra derogaciones. El organismo que coordina el reglamento es la Dirección Provincial de Automotores y Embarcaciones Oficiales (D.A.E.O.).
El inventario patrimonial de esas unidades se lleva aparte, en el Registro de Automotores Oficiales de SIAPe; la guía sobre cómo vincular ese registro con el legajo operativo explica sus datos y situaciones. Si el organismo es nacional, municipal o de otra provincia, este reglamento no le aplica.
Categorías: a quién se asigna cada unidad
El reglamento clasifica los vehículos oficiales en cuatro categorías:
| Categoría | Destino |
|---|---|
| A | Gobernador, ministros, secretarios del Poder Ejecutivo y titulares de organismos con rango equivalente |
| B | Subsecretarios, directores provinciales o rango equivalente |
| C | Servicios generales: la gestión habitual de cada unidad orgánica, sin importar qué agente la use o la tenga a su cargo |
| D | Servicios especiales: ambulancias, autobombas, patrulleros, transporte escolar, traslado de detenidos o de menores, vehículos no identificables |
El reglamento llama “uso debido” a la afectación estricta de cada unidad al destino de su categoría. Un vehículo de categoría C queda asignado a la dependencia, y el control pasa por quién lo conduce en cada servicio.
Las unidades C y D llevan las leyendas identificatorias de la Guía de Identidad Gráfica Vehicular y color blanco de base, salvo las no identificables por razones de seguridad.
Quién responde por cada vehículo
El punto 4.1 pone en cabeza del jefe o encargado de la flota de cada dependencia estas tareas:
- verificar el alistamiento de las unidades antes, durante y después del servicio;
- hacer el mantenimiento según las normas de fábrica y llevar un registro interno de cada unidad;
- programar y registrar el movimiento diario mediante hojas de ruta o libros habilitados y rubricados;
- disponer del plantel de choferes y registrar a diario las novedades de los servicios, con excepción de las categorías A y B y de las unidades D no identificables;
- informar periódicamente a la D.A.E.O. la nómina de choferes y conductores;
- armar el legajo de cada unidad con partes de accidente, póliza y la documentación que pida la D.A.E.O.
La hoja de ruta es el registro de uso que exige la norma. Si además usás una planilla de entregas y devoluciones, cada fila tiene que coincidir con una hoja de ruta. La guía sobre registro de asignación de vehículos muestra qué campos sirven para reconstruir quién tenía la unidad en una fecha.
Obligaciones de quien conduce
El punto 4.2.1 define el “uso responsable”. Quien conduce debe usar el vehículo sólo para asuntos de gobierno, acreditar su licencia con la categoría correspondiente, alistar la unidad y controlar combustible, lubricantes y luces, y pedir las reparaciones sin hacerlas por su cuenta. Entre el fin de una jornada y el comienzo de la siguiente tiene que haber al menos 12 horas de descanso.
El punto 4.3 prohíbe usar la unidad para otro destino, conducir con licencia vencida o sin autorización y llevar personas a título benévolo. Las excepciones son los docentes de escuelas rurales o ribereñas que piden ser llevados en el camino y el auxilio de personas.
Otros agentes pueden conducir sólo con autorización excepcional de la D.A.E.O. y cumpliendo los mismos requisitos que los choferes designados.
Guarda de las unidades
Terminada la jornada, los vehículos se guardan en recintos oficiales, preferentemente cubiertos. Guardarlos en otro lugar requiere autorización de una autoridad con rango no inferior a director general, y la dependencia tiene que inspeccionar ese lugar para comprobar que tenga elementos de seguridad ante siniestros.
Si una unidad duerme en el domicilio de un agente, conservá en el legajo la autorización, el domicilio inspeccionado y el período que cubre.
Combustible: una cuenta por vehículo
El reglamento dispone que el abastecimiento se haga por el sistema Bapro Copres del Decreto 2918/2004 o el que lo sustituya. Ese decreto asigna a cada vehículo oficial su propia cuenta, con una tarjeta identificada con el número de Registro Oficial, la patente y el organismo. También permite tarjetas nominadas para funcionarios de rango director provincial o general y superiores, y tarjetas para unidades operativas que cargan a granel. Desde el Decreto 525/2012, la asignación de tarjetas a cada unidad requiere intervención previa de la Secretaría General de la Gobernación.
El convenio con el Banco Provincia prevé reportes por tarjeta, por repartición y por organismo. Esos reportes dicen cuánto cargó cada unidad; la hoja de ruta dice qué servicio hizo. La conciliación cruza las dos fuentes:
- Para cada tarjeta innominada, sumá las cargas del período.
- Con las hojas de ruta de la misma unidad, sumá los kilómetros recorridos y anotá a qué servicio corresponde cada salida.
- Calculá litros cada 100 km y comparalo con los períodos anteriores de esa unidad.
- Marcá las cargas que caen en días sin hoja de ruta, las que superan la capacidad del tanque y las de una unidad que figuraba en taller.
Las cargas con tarjeta nominada o a granel no se atan a una sola patente. Registrá en qué vehículo terminó cada litro, o esa parte del consumo queda sin explicar. La planilla de control de combustible tiene los campos para cada carga.
Accidentes, seguro y sumarios
El jefe de flota comunica a la D.A.E.O. todo accidente dentro de las 72 horas hábiles. Quien conduce hace la denuncia ante la autoridad y avisa de inmediato a la D.A.E.O. y a la jurisdicción de la unidad, que denuncia el hecho a la aseguradora.
Según el punto 4.6, las pólizas se contratan con Provincia Seguros S.A., en los términos del Decreto 785/2004, y deben cubrir como mínimo la responsabilidad civil por daños ocurridos en, por o con los vehículos oficiales.
El punto 4.5 fija cuándo no hace falta sumario: si el daño está cubierto por la póliza o la reparación no supera el monto que fija el reglamento de contrataciones, y no hubo lesionados además del conductor. Aun así, se instruye sumario si los hechos hacen presumir culpa grave o dolo. Los daños causados en uso debido los paga la jurisdicción con sus recursos y el conductor queda eximido. Si los gastos vienen de un uso prohibido o indebido, interviene la Contaduría General de la Provincia.
Baja y transferencia de la unidad
El reglamento distingue tres salidas:
- Baja por mantenimiento antieconómico (punto 3.8): la D.A.E.O. inspecciona la unidad y, si se confirma, pasa a fuera de uso o rezago según la normativa vigente.
- Reasignación a otro organismo del Poder Ejecutivo (punto 3.7): resolución del titular del organismo que cede, con intervención de la D.A.E.O. y de la Contaduría General. La unidad conserva su número de identificación.
- Transferencia fuera del Poder Ejecutivo (punto 3.9): sigue la Ley de Contabilidad. Se cancela la póliza y se da de baja la unidad en los registros central y jurisdiccional; si es venta o donación a terceros, también en el Registro Patrimonial.
Cuando la provincia dona un vehículo a un municipio, a bomberos voluntarios o a una entidad de bien público, quien lo recibe tiene 90 días corridos desde la entrega para inscribirlo a su nombre y avisarle a la D.A.E.O. Si no lo hace, la D.A.E.O. hace la denuncia de cambio de titularidad ante el Registro del Automotor y ante la Dirección General de Rentas.
Antes de entregar la unidad, cerrá la tarjeta de combustible, las multas y peajes pendientes, la póliza y los accesos a sistemas de rastreo. El checklist de alta y baja de vehículos enumera esos pasos.