La planilla de combustible necesita relacionar cada carga con una unidad, una lectura de odómetro y un comprobante. Si una fila registra solo fecha e importe, después cuesta establecer cuántos litros recibió el vehículo y a qué período corresponde la compra.
Usá una fila por carga efectiva. La factura de la tarjeta, el ticket de la estación y la rendición del conductor pueden respaldar el mismo evento; vincularlos evita contarlo tres veces.
Campos para copiar a una planilla
| Campo | Cómo completarlo |
|---|---|
| ID de carga | Identificador interno que no se reutiliza |
| Fecha y hora | Momento de carga, separado de la fecha en que se registra |
| Vehículo | Código de unidad y dominio |
| Persona que carga | Conductor o responsable identificado |
| Odómetro | Lectura observada, en kilómetros |
| Producto | Denominación del combustible y unidad de medida |
| Cantidad | Litros informados en el comprobante |
| Precio unitario | Valor por litro, cuando esté discriminado |
| Importe | Total correspondiente al combustible |
| Proveedor | Estación o depósito interno |
| Comprobante | Número y enlace al archivo completo |
| Tipo de carga | Completa, parcial o sin confirmar |
| Servicio o turno | Referencia a la asignación relacionada |
| Estado | Pendiente, revisada o requiere corrección |
| Revisor | Persona y fecha del control |
Este registro está pensado para combustibles líquidos medidos en litros. Si la flota también carga GNC, conservá su cantidad con la unidad que figure en el comprobante; no la sumes a la columna de litros de nafta o gasoil.
En una unidad con varios tanques, identificá cuál recibió la carga. Agregá los campos que tu operación pueda completar y revisar de manera consistente.
Qué carga el conductor y qué revisa administración
El conductor registra el evento con el vehículo detenido: unidad, odómetro, tipo de carga y comprobante. Si faltó una lectura, deja el campo como pendiente y avisa; reemplazarla por los kilómetros previstos del recorrido convierte una estimación en un dato observado.
Administración compara el comprobante con la fila y relaciona el cargo de la tarjeta o la rendición cuando llegue. Si el ticket incluye otros productos, separa sus importes. Registrá lubricantes, comidas y lavados en sus propios conceptos de gasto.
Podés usar listas de unidades y productos para reducir variaciones de escritura. Protegé las columnas de identificación y conservá quién corrigió un registro. Un archivo compartido necesita un responsable de esas reglas, aunque varias personas carguen datos.
Ejemplo de carga parcial
Datos ficticios: el lunes, la unidad U-09 registra 25 litros a los 40.200 km y marca «parcial». El miércoles carga otros 30 litros a los 40.500 km y marca «completa». Ambas filas quedan vinculadas a sus tickets.
Los 55 litros comprados son el total de esas dos cargas. Para calcular el consumo hace falta delimitar el intervalo, conocer el punto de partida y considerar el combustible que quedó en el tanque. La guía de consumo de combustible en flotas desarrolla esa cuenta. La planilla conserva la información para poder hacerla sin perder la carga parcial.
Controles antes de cerrar las filas
Ordená por unidad y momento de carga. Revisá lecturas que retroceden, cantidades sin unidad, tickets repetidos y filas sin comprobante. Si hubo un cambio de odómetro, dejá registrado el evento y el criterio utilizado para mantener la distancia acumulada.
Compará también cantidad por precio unitario con el importe informado. Si hay una diferencia, verificá descuentos, redondeos u otros conceptos del ticket antes de corregirla. Conservá el valor original y la explicación del ajuste.
Ante una diferencia, pedí el dato que falta y asigná su seguimiento a una persona antes de atribuir un gasto indebido.
Conciliar con la factura del período
Cuando llegue la factura de una tarjeta, relacioná cada movimiento con su ID de carga. Anotá qué compras todavía no tienen fila y qué filas todavía no aparecen facturadas. El período de facturación puede cerrar en una fecha distinta del mes calendario que usa operaciones.
Al terminar, guardá el total de litros registrados, el importe conciliado y la lista de pendientes. Cada pendiente debe indicar qué documento se espera y quién lo conseguirá. Mantené las cargas disponibles para recalcular el consumo cuando se corrija una lectura o llegue un comprobante faltante.