Una vez atendida la emergencia, asigná un responsable del expediente y registrá qué falta para avanzar. La denuncia al seguro, la reparación y el cierre económico pueden terminar en fechas distintas. Un único estado “abierto” no explica dónde se detuvo el caso.
Conservá un identificador interno relacionado con los números del asegurador, taller y demás actuaciones. Cada área puede trabajar en su sistema, pero debe poder encontrar el caso por esa referencia.
Hitos y responsables
| Frente | Estado que interesa | Respaldo |
|---|---|---|
| Denuncia | Enviada y recepción comprobada | Copia y acuse |
| Requerimientos | Respondidos o pendientes | Pedido, respuesta y fecha |
| Inspección | Coordinada o realizada | Constancia disponible |
| Reparación | Alcance definido y situación de autorización | Orden y comunicaciones |
| Unidad | Bloqueada, en reparación o verificada | Decisión técnica |
| Gastos | Pagados, discutidos o por recuperar | Comprobantes y detalle |
| Reclamos posteriores | Recibidos y derivados | Documento completo |
Asigná una próxima acción a cada pendiente. “Esperando al seguro” necesita indicar qué se pidió, cuándo y quién consulta nuevamente.
Registrar la denuncia sin esperar el expediente perfecto
El artículo 46 de la Ley 17.418 establece el aviso dentro de tres días de conocer el siniestro. El artículo 115 contiene la regla específica de responsabilidad civil y el aviso inmediato ante una acción judicial del tercero. Conservá fecha del hecho, conocimiento y presentación; el plazo de denuncia desarrolla esos supuestos.
Un pedido posterior de documentos se incorpora al mismo expediente. Respondé con los respaldos disponibles y dejá identificado lo que falta y quién lo obtendrá.
Coordinar inspección y reparación
Registrá dónde está el vehículo, quién tiene las llaves y qué restricciones existen. Antes de autorizar trabajos, revisá las instrucciones recibidas y la necesidad de preservar el estado del daño. La guía de reparación antes de la inspección del seguro distingue las intervenciones urgentes de las definitivas.
Ejemplo ficticio: el taller tiene un presupuesto listo, pero todavía falta una inspección informada por la compañía. El encargado conserva ambos estados y coordina el siguiente paso. No marca “autorizado” porque recibió el presupuesto ni confunde una autorización comercial con la aptitud técnica final.
Volver al servicio
Pedí el detalle de trabajos, verificaciones y pendientes. Mantenimiento registra la decisión sobre disponibilidad y operaciones confirma la nueva asignación. Si la actividad o categoría exige una revisión adicional después del siniestro, comprobala antes del regreso; para camiones y ómnibus alcanzados existe una guía sobre RTO después de un choque.
La unidad puede regresar al trabajo y mantener un reclamo económico abierto. Mostrá ambos estados para que la flota no aparezca inmovilizada por un trámite administrativo.
Cerrar las gestiones restantes
Conciliá reparación, franquicias u otros conceptos efectivamente aplicables, recuperos y comprobantes. Guardá comunicaciones y decisiones con sus fechas. Si aparece una citación o demanda, derivala sin demora al responsable y al asegurador por el circuito correspondiente.
Antes de archivar, verificá que cada frente esté resuelto o transferido a un responsable con seguimiento. Conservá el expediente y sus accesos según la política aplicable, junto con las acciones preventivas que la investigación interna haya definido.