Un transportista escolar maneja nombres, domicilios, horarios, escuela y teléfonos de las familias de cada chico. Para la Ley 25.326, esa lista es un banco de datos y quien la arma es su responsable, sea una persona o una empresa. La ley rige en todo el país: le pide al transportista recolectar sólo lo necesario, informar para qué lo usa, guardarlo con seguridad, no pasarlo a otros sin consentimiento y borrarlo cuando ya no hace falta.
Qué datos pedir
Los datos tienen que ser adecuados, pertinentes y no excesivos para la finalidad con la que se piden, y no se pueden usar después para otra cosa (art. 4). Para organizar un recorrido alcanzan, en general, el nombre del chico, la escuela y el turno, el domicilio donde se lo busca y se lo deja, y un teléfono de contacto de la familia. Cualquier dato extra tiene que servir para prestar el servicio.
Al pedirlos, la ley obliga a informar para qué se van a usar, quién los va a recibir, quién es el responsable y cómo pedir que se corrijan o se borren (art. 6). Podés dejarlo por escrito en el contrato o en la ficha de inscripción.
El consentimiento tiene que ser libre, expreso e informado, y constar por escrito o por un medio equivalente (art. 5). No hace falta cuando los datos se limitan a nombre, DNI, fecha de nacimiento y domicilio, ni cuando derivan de un contrato y son necesarios para cumplirlo, como el contrato del servicio con la familia (art. 5, inc. 2).
Quién consiente por un menor
La Resolución 4/2019 de la Agencia de Acceso a la Información Pública fija un criterio obligatorio para los datos de niñas, niños y adolescentes (Anexo I, criterio 5). El chico puede dar su consentimiento según su desarrollo y madurez. Si no tiene capacidad suficiente, lo da quien ejerce la responsabilidad parental o la tutela, y el responsable de los datos tiene que hacer esfuerzos razonables para verificar que el consentimiento venga efectivamente de esa persona. En la práctica, que firme el padre, la madre o el tutor que contrata el servicio.
Datos de salud
Los datos sobre la salud son datos sensibles (art. 2). Nadie puede ser obligado a darlos (art. 7, inc. 1), y la ley prohíbe formar archivos que revelen datos sensibles (art. 7, inc. 3). No pongas alergias, diagnósticos ni medicaciones en la planilla del recorrido ni en grupos de mensajería. Si una familia decide contar algo que el chofer o el celador tienen que saber para actuar en el viaje, limitá ese dato a esas personas.
Listas que exige una norma
Algunas listas son obligatorias y no dependen del consentimiento, porque responden a una obligación legal (art. 5, inc. 2, b). En la provincia de Buenos Aires, un escolar que hace un viaje de hasta 200 km lleva a bordo la lista de alumnos con nombre, apellido y DNI (Resolución 122/2018, Anexo I, art. 3). En un micro de turismo que cruza provincias, la empresa carga los datos de cada pasajero en la lista que exige la CNRT; cuáles son está en lista de pasajeros en transporte interjurisdiccional. Esas listas se piden para el control del viaje y no se reutilizan para otra cosa.
Quién accede y cómo se guardan
El responsable tiene que tomar medidas técnicas y organizativas para que los datos no se pierdan, no se alteren ni los consulte alguien sin autorización (art. 9). Choferes, celadores y cualquier persona que use la lista están obligados al secreto, y esa obligación sigue después de que dejan de trabajar en el servicio (art. 10).
En una planilla de recorrido, eso implica decidir quién tiene la lista en el teléfono, si el archivo tiene clave, qué pasa con la copia del chofer que se va y quién ve la ubicación del vehículo si compartís el recorrido en tiempo real con las familias. Cómo limitar un enlace de seguimiento está en compartir la ubicación de un viaje.
Cuando el servicio termina, porque se cierra el ciclo lectivo o la familia da de baja el contrato, los datos que ya no hacen falta se destruyen (art. 4, inc. 7). Si una norma te obliga a conservar algún registro, guardá sólo ese.
Pasar datos a otros
Ceder los datos a otra persona o empresa exige el consentimiento previo de la familia, informándole para qué y a quién, salvo que una ley lo disponga (art. 11). Si un colega te cubre un recorrido o pasás la cartera de alumnos a otro transportista, avisá y pedí conformidad antes. El que recibe los datos queda con las mismas obligaciones (art. 11, inc. 4).
Fotos y videos de los chicos
La Ley 26.061 protege la dignidad, la reputación y la propia imagen de los chicos. Su artículo 22 prohíbe difundir datos o imágenes que permitan identificarlos en contra de su voluntad y la de sus padres cuando eso lesiona su dignidad o reputación o invade su vida privada. Antes de subir una foto del grupo a redes o a un estado de WhatsApp, pedí permiso a las familias.
Si una familia pide ver, corregir o borrar sus datos
Toda persona puede pedir que se rectifiquen, actualicen o supriman sus datos, y el responsable tiene cinco días hábiles para hacerlo (art. 16). La supresión no corresponde si perjudica derechos de terceros o si hay una obligación legal de conservarlos. Si el responsable no responde, la familia puede reclamar ante la Agencia de Acceso a la Información Pública o iniciar la acción de hábeas data.