Cuando el conductor y el administrador están en ciudades distintas, el encargado necesita saber quién está en el lugar, quién puede recibir el vehículo y cómo confirmar cada traslado. Un mensaje que dice “ya lo llevan” no identifica destino ni custodia. Pedí confirmación de cada entrega.
Activá primero el protocolo de siniestros. La coordinación remota debe seguir las instrucciones de la autoridad y de los servicios intervinientes, sin pedir al conductor que resuelva tareas que exceden su situación.
Ficha de coordinación
| Dato | Qué confirmar |
|---|---|
| Caso y unidad | Identificadores |
| Conductor | Contacto y situación informada |
| Lugar | Ciudad, vía, referencia y sentido |
| Autoridad o asistencia | Organismo o prestador y referencia disponible |
| Coordinador de empresa | Persona y suplente |
| Traslado previsto | Prestador confirmado, origen y destino |
| Receptor | Nombre o función y establecimiento |
| Carga y elementos | Qué se entrega y qué permanece en la unidad |
| Próxima comunicación | Responsable y momento acordado |
Verificá contactos de proveedores mediante canales conocidos de la empresa o de la asistencia contratada. Si cambia el destino, pedí confirmación antes de actualizar el traslado.
Confirmar salida y llegada
Registrá el momento de retiro, prestador, referencia del servicio y condición informada de la unidad. Al llegar, pedí constancia de recepción con fecha, lugar y persona que recibe. Relacioná inventario, llaves y documentos entregados.
Ejemplo ficticio: una unidad de Rosario queda en un taller de otra ciudad después de un incidente. La asistencia informa que completó el traslado, pero el taller todavía no confirmó recepción. El coordinador mantiene ese punto pendiente y contacta al establecimiento. El servicio de grúa terminado y la custodia documentada son dos comprobaciones diferentes.
Resolver carga y continuidad
Identificá qué carga o herramientas requieren otra gestión y quién está autorizado para recibirlas. Si la autoridad impone restricciones, mantenelas visibles. La continuidad del reparto se organiza después de confirmar las condiciones del traslado y la recepción.
Un reemplazo necesita su propia asignación y controles. Evitá dar por transferida la autorización o documentación de la unidad dañada al vehículo que llega para sustituirla.
Entregar el seguimiento al siguiente turno
Dejá una nota de relevo con situación de las personas, ubicación de la unidad, contactos confirmados, gestiones realizadas y pendientes. El nuevo coordinador debe poder continuar sin pedirle al conductor que vuelva a narrar todo.
Si una información cambió, conservá la anterior con su fecha y registrá quién confirmó la nueva. Al cerrar la coordinación del traslado, verificá dónde están la unidad, carga, llaves y documentos, y quién seguirá cada asunto desde la base.