El acta de entrega registra qué vehículo recibe una persona, en qué momento y con qué elementos y observaciones. Sirve para comparar la recepción con la devolución y para identificar quién quedó a cargo de los pendientes detectados durante la entrega.
Completala frente al vehículo. Si cargás los datos al día siguiente, distinguí la fecha de entrega de la fecha de confección y señalá quién verificó la información. Una observación desconocida debe quedar pendiente de revisión, en lugar de marcarse como correcta.
Modelo de acta
Este modelo operativo se puede copiar y completar. Adaptá el inventario a la unidad y al servicio.
| Campo | Completar |
|---|---|
| Número de acta | ___ |
| Empresa y base | ___ |
| Lugar, fecha y hora de entrega | ___ |
| Dominio, marca, modelo y número interno | ___ |
| Persona que entrega | Nombre e identificación interna: ___ |
| Persona que recibe | Nombre e identificación interna: ___ |
| Motivo y período previsto de uso | ___ |
| Kilometraje observado | ___ km |
| Nivel de combustible observado | ___ |
| Cantidad de llaves | ___ |
| Documentos entregados o acceso comprobado | ___ |
| Equipos y accesorios, con identificación | ___ |
| Estado exterior e interior | ___ |
| Observaciones y referencias a fotos | ___ |
| Pendientes, responsable y fecha de resolución | ___ |
| Constancia de recepción | Nombre y confirmación de ambas personas: ___ |
La constancia puede expresar: “Se registra la entrega del vehículo y de los elementos detallados, con las observaciones indicadas”. Permití que quien recibe agregue diferencias antes de confirmar. Evitá una casilla de conformidad general que oculte faltantes ya informados.
Cómo describir una observación
Usá ubicación y detalle. “Rayón en puerta delantera derecha, visible en foto 04” permite volver a encontrar el daño. “Carrocería regular” no alcanza para comparar después.
Ejemplo ficticio: una empresa entrega la unidad U-12 con dos llaves, un carro de carga identificado C-08 y una marca en el paragolpes trasero. El acta enumera los elementos y relaciona la marca con una foto. También registra que falta el soporte del teléfono y que el encargado de compras debe resolverlo antes de la tarea que lo necesita.
Una foto general ubica el sector y otra cercana muestra el detalle. Conservá las imágenes asociadas al número de acta y evitá incluir rostros, documentos personales o vehículos ajenos si no aportan al registro.
Qué pasa con las diferencias
Si quien entrega y quien recibe describen estados distintos, asentá ambas observaciones y asigná una revisión. No borres la primera versión para obtener dos confirmaciones iguales. Cuando el pendiente afecte la aptitud para el servicio, derivá la evaluación al responsable correspondiente y registrá su decisión por separado.
El acta documenta la recepción. Las autorizaciones para conducir y los controles previos al despacho se verifican en sus registros específicos; podés consultar el control documental de flota.
Dónde guardar la constancia
Vinculá el acta con la asignación del vehículo. Guardá el inventario, las fotos y la confirmación con el mismo identificador de expediente. Si se entrega un accesorio días después, agregá una constancia adicional con su fecha, sin cambiar retrospectivamente la entrega original.