Una flota necesita poder reconstruir quién tenía cada vehículo en una fecha y hora determinadas. Ese registro permite revisar una infracción, responder un pedido de la autoridad y separar los hechos del conductor de las obligaciones propias de la empresa.
La Ley Nacional de Tránsito 24.449 establece dos reglas relevantes. El artículo 75, inciso c, presume la infracción del propietario cuando el conductor no fue identificado, salvo que demuestre que había vendido el vehículo o que no estaba bajo su tenencia o custodia e identifique al comprador, tenedor o custodio. El artículo 76 agrega que una persona jurídica debe individualizar a sus dependientes cuando la autoridad lo solicita.
El procedimiento concreto depende de la jurisdicción que emitió el acta. Un registro interno ordenado aporta evidencia, pero su existencia no cambia por sí sola la imputación ni reemplaza el descargo exigido por el organismo.
Qué debe registrar cada asignación
El registro tiene que vincular una persona, una unidad y un período de uso. Como mínimo, conviene guardar:
- Dominio y número interno del vehículo.
- Nombre, DNI y licencia del conductor.
- Clase y fecha de vencimiento de la licencia.
- Fecha y hora de entrega de la unidad.
- Fecha y hora de devolución o cambio de responsable.
- Base, ruta, servicio o tarea asignada.
- Persona que autorizó la entrega.
- Estado de la unidad al inicio y al cierre.
La hora importa. Una asignación registrada solo por día puede resultar insuficiente si el vehículo pasó por dos conductores durante la misma jornada. También conviene conservar la zona horaria usada por el sistema cuando la operación cruza provincias o integra datos de distintas plataformas.
Cómo documentar la entrega y la devolución
La empresa puede registrar la asignación en una aplicación, una planilla controlada, un TMS, un sistema de reservas o una orden de trabajo. El formato debe permitir consultar el historial sin reescribirlo cada vez que aparece una multa.
Cada entrega debería generar una constancia identificable. Puede ser una aceptación dentro del sistema, una hoja de ruta firmada, un registro de retiro de llaves o un evento de la aplicación corporativa. La devolución debe cerrar el período y dejar asentadas las novedades del vehículo.
Los cambios informales son una fuente frecuente de huecos. Si un chofer reemplaza a otro, el registro debe reflejar la hora efectiva del cambio. La misma regla sirve para vehículos de cortesía, unidades compartidas entre áreas y reemplazos por mantenimiento.
Qué evidencia puede respaldar la asignación
La asignación es la pieza central. Otros registros pueden ayudar a confirmar el uso real:
- Hoja de ruta o manifiesto del viaje.
- Orden de entrega, visita o servicio.
- Registro de acceso a la base.
- Comprobante de combustible o peaje.
- Evento de apertura, arranque o retiro de llaves.
- Geolocalización y telemetría asociadas a la unidad.
- Contrato de alquiler, cesión, leasing o custodia.
Estos elementos deben conservarse en su formato original y con fecha. Una captura aislada pierde contexto con facilidad. Si la empresa usa GPS, la guía sobre privacidad de los conductores y geolocalización explica cómo definir accesos y finalidades.
Qué hacer cuando llega un pedido de identificación
Primero hay que guardar el acta completa y la constancia de notificación. Después corresponde identificar la autoridad, la jurisdicción, el vehículo, la fecha del hecho y el plazo indicado para responder.
El equipo responsable puede seguir este orden:
- Buscar la asignación vigente en la fecha y hora del hecho.
- Contrastar el registro con la hoja de ruta y los datos disponibles.
- Verificar que la persona identificada tenía licencia para esa clase de vehículo.
- Preservar los archivos originales usados para la comprobación.
- Responder por el canal oficial y dentro del plazo informado.
- Guardar la presentación, su contenido y el comprobante de recepción.
La empresa debe revisar la norma local antes de contestar. La Ley 24.449 funciona como base nacional, pero provincias y municipios conservan autoridades y procedimientos propios. La guía sobre quién paga una multa, el dueño o el conductor explica esa diferencia con más detalle.
Asignación y sistema de puntos
El Decreto 437/2011, en el Anexo II, contempla que ante una constatación automática los puntos pueden recaer en el titular si no identifica al conductor en los términos aplicables. Para una flota, la identificación tardía puede afectar tanto el expediente de la multa como el historial asociado a la licencia.
Conviene separar tres estados dentro del sistema: acta detectada, conductor identificado y respuesta presentada. Una acta todavía puede ser presunta, mientras que el descuento de puntos requiere una sanción firme y la implementación del régimen en la jurisdicción correspondiente.
Cómo proteger los datos del conductor
El registro contiene DNI, licencia, horarios, recorridos y, en algunos casos, geolocalización. La Ley 25.326 de Protección de Datos Personales exige que los datos sean adecuados para la finalidad informada y que la empresa adopte medidas de seguridad y confidencialidad.
El acceso debe quedar limitado a las personas que gestionan despacho, multas, seguridad o asuntos legales. También hace falta definir cuánto tiempo se conserva cada dato y registrar quién consulta o modifica una asignación.
La guía general de gestión de flotas ubica este registro dentro de los demás controles de vehículos y conductores. Para cada multa, asociá la respuesta y su comprobante al mismo expediente que contiene la asignación.