Una reserva se cruza con otra cuando ambas necesitan la misma unidad durante algún tramo del mismo período. Para detectarlo, incluí en el horario la preparación, el traslado hasta el punto de entrega y el tiempo posterior necesario antes del próximo servicio.
Usá un único calendario para confirmar reservas. Los pedidos pueden llegar por distintos canales, pero una persona debe incorporarlos al registro común antes de prometer la unidad.
Qué datos necesita una solicitud
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Solicitante y servicio | Identificar quién necesita la unidad |
| Inicio y fin | Comparar intervalos completos |
| Base de retiro y devolución | Ver si queda disponible en el lugar correcto |
| Tipo y capacidad requeridos | Buscar alternativas compatibles |
| Preparación previa y posterior | Reservar tiempo entre tareas |
| Flexibilidad horaria | Resolver un conflicto sin cancelar el servicio |
| Estado y responsable | Saber si es un pedido o una reserva confirmada |
Registrá cancelaciones y sus horarios para liberar disponibilidad. Un pedido tentativo necesita fecha de confirmación; si queda abierto indefinidamente puede impedir otras reservas sin que exista un viaje real.
Regla para detectar un cruce
Dos reservas se solapan si el inicio de una es anterior al fin de la otra y su fin es posterior al inicio de la otra. Compará solo las de la misma unidad y excluí las canceladas. Usá fechas y horas completas para los servicios que cruzan medianoche.
Si los tiempos de preparación ya forman parte del intervalo, una reserva puede empezar exactamente cuando termina la anterior. Si esos tiempos no están incluidos, esa coincidencia todavía puede ser inviable.
Ejemplo ficticio: un viaje termina a las 12:00, pero requiere 30 minutos de descarga. La siguiente reserva comienza a las 12:15. El calendario debe mostrar el primer bloque hasta las 12:30; hay un cruce de 15 minutos aunque los recorridos no se superpongan.
Qué hacer en una planilla compartida
Ordená las reservas por vehículo e inicio, destacá los cruces y protegé las columnas de confirmación. Designá un responsable por turno para aprobar cambios. Una advertencia de color ayuda a encontrar el conflicto, pero dos personas pueden confirmar al mismo tiempo antes de verla.
Antes de entregar, revisá nuevamente las reservas vigentes, el regreso real de la unidad y su estado operativo. El registro de asignaciones conserva la entrega efectiva aunque la reserva haya cambiado.
Resolver un conflicto ya confirmado
Contactá a los solicitantes y evaluá un cambio de horario, otra unidad compatible o una alternativa de servicio. Definí criterios de prioridad conocidos por las áreas: compromiso horario, posibilidad de reprogramar y requisitos del trabajo. Registrá quién decidió y qué reserva se modificó.
Bloqueá también en el calendario las unidades en mantenimiento. Cargá su bloqueo con la disponibilidad todavía pendiente de confirmación cuando el taller no haya dado una fecha firme. Revisá cada día reservas vencidas, devoluciones demoradas y bloqueos técnicos antes de confirmar pedidos nuevos.