Cuando una unidad entra al taller, el reemplazo debe cubrir los requisitos del servicio: capacidad, equipamiento, disponibilidad y documentación aplicable. Elegir solo por cercanía puede dejar al conductor con un vehículo que no sirve para la carga o la tarea prevista.
Empezá por registrar qué servicios quedan afectados y durante cuánto tiempo se estima la inmovilización. Conservá la fecha como estimada hasta que el taller confirme la liberación.
Ficha para pedir un reemplazo
| Dato | Qué completar |
|---|---|
| Unidad detenida | Dominio y número interno |
| Motivo y orden de taller | Referencia al trabajo |
| Servicios afectados | Fechas, horarios y recorridos |
| Requisitos | Capacidad, configuración y equipos necesarios |
| Conductor previsto | Identificador y verificación correspondiente |
| Reemplazo propuesto | Unidad propia o proveedor |
| Disponibilidad | Desde cuándo y hasta cuándo |
| Costos y condiciones | Responsable de aprobar y restricciones del proveedor |
| Pendientes | Qué falta resolver antes de la salida |
Si el trabajo tiene requisitos particulares de habilitación, carga o equipamiento, comprobá que el reemplazo los cumpla. La similitud exterior entre dos vehículos no alcanza para decidirlo. El control documental antes del despacho ayuda a organizar esa verificación.
Elegir entre unidad propia y contratada
Con una unidad propia, revisá qué otros servicios pierde la empresa al moverla. Si retirás una unidad de otra sucursal, esa base puede quedar sin cubrir un servicio. Confirmá la disponibilidad con el encargado de esa base antes de reservarla.
Si contratás una unidad, registrá quién puede conducirla, período, límite de uso acordado, lugar de devolución, asistencia y condiciones del contrato. Derivá las dudas de cobertura al responsable de seguros antes de despachar. Guardá la respuesta relacionada con ese vehículo y ese uso.
Documentar dos movimientos separados
Cerrá la asignación de la unidad que entra al taller y abrí otra para el reemplazo. Vinculalas con el mismo servicio o motivo de sustitución. Registrá el retiro de herramientas, tarjetas y equipos que cambien de vehículo; algunos elementos pueden requerir configuración o evaluación antes de trasladarlos.
Ejemplo ficticio: U-08 ingresa al taller el lunes y U-15 cubre sus visitas hasta el miércoles. Si la reparación se extiende al viernes, actualizá el período previsto de U-15 y revisá las reservas que tenía desde el jueves. Mantené la fecha original para poder explicar la extensión.
Mientras dure la reparación
Designá a una persona para confirmar el avance del taller y comunicar cambios a despacho. Los gastos del reemplazo deben quedar identificados, incluidos retiros, devoluciones y extensiones. Esa información permite calcular después cuánto costó la interrupción.
Evitar cambios diarios de vehículo puede reducir entregas y traslados, pero revisá el costo contractual antes de extender el alquiler. Compará opciones con las fechas que efectivamente necesitás cubrir.
Cerrar la sustitución
La vuelta de la unidad original requiere su recepción y la verificación correspondiente después del taller. Confirmada su disponibilidad, programá el cambio, cerrá la asignación del reemplazo y documentá su devolución. Recuperá equipos, conciliá comprobantes y dejá cualquier cargo pendiente con responsable y fecha de seguimiento.