Un cliente puede necesitar comprobar entregas, puntualidad y novedades del servicio. Eso no significa que deba recibir todos los registros de vehículos, conductores y otros clientes de la empresa.
Antes de preparar el reporte, acordá qué necesita verificar y para qué período. El contenido debe responder al servicio contratado y a las obligaciones aplicables, con datos suficientes para interpretar los resultados.
Definir el alcance del reporte
| Necesidad del cliente | Información pertinente |
|---|---|
| Confirmar entregas | Referencia, fecha y resultado |
| Revisar demoras | Duración y causa documentada |
| Resolver diferencias | Pedido, observación y seguimiento |
| Evaluar cumplimiento | Indicadores y criterio de cálculo |
| Verificar un requisito | Constancia correspondiente al servicio |
Evitá incluir datos personales completos o documentación ajena al contrato por comodidad. La Ley 25.326 exige considerar finalidad, pertinencia y seguridad en el tratamiento de datos personales.
Explicar los números que se comparan
Si se informa puntualidad, indicá qué horario se toma como referencia y cómo se tratan cambios acordados. Un porcentaje sin criterio puede generar discusiones aunque el cálculo sea correcto.
Ejemplo hipotético: el cliente modificó tres turnos después de la salida. El reporte debe permitir comprender qué horarios se usaron para evaluar esas entregas y conservar las confirmaciones correspondientes.
Revisar destinatarios y archivos adjuntos
Confirmá quién debe recibir el informe y limitá el acceso al alcance acordado. Revisá que una planilla no incluya hojas ocultas, comentarios o registros de otro cliente antes de compartirla.
Si el destinatario pide más detalle, evaluá la necesidad y la autorización correspondiente. La respuesta puede consistir en una constancia específica, sin entregar un archivo completo con información adicional.
Conservá versión, fecha y destinatarios del reporte. Si se corrige un dato relevante, comunicá la actualización para evitar que circulen dos resultados distintos sin explicación.
Complementá con el informe de flota para la dirección y el registro de entregas parciales.