El cierre de un contrato de transporte dedicado necesita una fecha de corte y una lista de obligaciones pendientes. Terminar el último viaje no significa que estén cerradas las devoluciones, las diferencias de entrega y las liquidaciones.
Prepará la salida con tiempo suficiente para coordinar al cliente, los conductores y los proveedores involucrados. Las obligaciones que continúan después del servicio deben quedar identificadas.
Acordar qué se cierra en cada fecha
| Tema | Constancia necesaria |
|---|---|
| Servicios | Últimos viajes y entregas pendientes |
| Vehículos | Destino, devolución o nueva asignación |
| Elementos del cliente | Inventario y recepción |
| Gastos | Comprobantes y liquidación |
| Reclamos | Responsable y canal de seguimiento |
| Accesos y documentación | Retiro de permisos y conservación pertinente |
Comprobá el contrato antes de concluir qué cargos corresponden. Aviso de finalización, plazo y condiciones de devolución pueden afectar el cierre comercial.
Conciliar antes de emitir la liquidación final
Ejemplo hipotético: el servicio terminó, pero quedan envases retornables en la base y dos entregas con diferencias. Esos asuntos necesitan una resolución documentada; no deben desaparecer porque ya se facturó el último mes.
Separá importes aceptados de conceptos discutidos. Un total único sin detalle dificulta revisar el cierre y puede mezclar servicios ya pagados con cargos todavía pendientes.
Organizar la continuidad de las unidades
Si los vehículos se reasignan, revisá equipamiento, identificaciones, accesos del cliente y condiciones necesarias para el nuevo uso. La unidad puede estar disponible físicamente y requerir cambios antes de otro servicio.
Los datos personales deben conservarse y compartirse según su finalidad y las obligaciones aplicables, dentro del marco de la Ley 25.326. El cierre comercial no justifica borrar documentos obligatorios ni mantener accesos innecesarios.
Conservá acta de devolución, liquidación y lista de reclamos abiertos. Definí quién seguirá cada asunto y cómo se informará su resolución.
Complementá con el control de envases y pallets retornables y el reporte de servicio para el cliente.