Cuando un conductor registra una novedad sin conexión, la oficina necesita conservar la hora del hecho y distinguirla de la hora en que recibió el mensaje. Si una avería ocurrió durante el turno de la mañana pero se informó por la tarde, ordenar todo por recepción puede atribuirla a otra asignación.
Este procedimiento sirve para una planilla, un formulario o una herramienta que efectivamente permita guardar datos localmente. Antes de salir a una zona sin cobertura, comprobá esa capacidad con una prueba. No todas las aplicaciones conservan borradores ni adjuntos después de cerrarse.
Preparar un registro que pueda recuperarse
Definí un identificador por novedad y una referencia de viaje o turno. Anotá unidad, persona, fecha y hora local del hecho, ubicación que el conductor pueda describir y tipo de evento. Si el dispositivo tiene una hora incorrecta, conservá la lectura original y documentá después la corrección.
Las fotos deben quedar relacionadas con ese identificador. Una imagen en la galería y una descripción en otra conversación pueden separarse durante el envío. Evitá depender del nombre automático de la cámara; registrá qué archivo corresponde a cada novedad y verificá que sea legible.
Para avisos urgentes, acordá canales alternativos antes del viaje. Un registro que se enviará al recuperar cobertura no resuelve una emergencia ni reemplaza el protocolo de asistencia. El conductor debe conocer a quién llamar y dónde puede comunicarse sin exponerse.
Recibir sin duplicar
Al volver la conexión, la persona responsable compara el identificador con lo ya recibido. Un mismo hecho puede llegar por una llamada, una foto y el formulario sincronizado. Vinculá esas evidencias a una incidencia única, conservando los horarios de cada comunicación.
| Situación | Acción del receptor |
|---|---|
| Registro nuevo completo | Confirmar recepción y responsable |
| Mismo ID con más fotos | Incorporar adjuntos a la incidencia existente |
| Mismo hecho con dos IDs | Revisar antes de unir, conservar referencias |
| Falta un archivo | Pedir reenvío del archivo identificado |
| Fecha incompatible con el viaje | Consultar al autor y registrar la aclaración |
No borres una versión porque llegó más tarde. Una corrección puede cambiar el kilometraje o la descripción y necesita un historial que explique el valor vigente.
Conciliar el cierre del turno
El conductor informa cuántas novedades quedaron guardadas y la oficina confirma cuántas recibió. Comparen pendientes uno por uno, incluyendo adjuntos. Recién después de esa comprobación puede aplicarse el criterio de archivo del dispositivo que haya definido la empresa.
Ejemplo ficticio: en un recorrido por el interior de Córdoba se registran tres entregas y una rotura. Al recuperar señal llegan las entregas y dos fotos de la rotura, pero falta su descripción. El turno queda con una incidencia incompleta; el receptor solicita ese registro sin duplicar las fotos.
Relacioná la hora del hecho con el registro de asignaciones. Si el vehículo cambió de conductor, conservá la evidencia del turno correspondiente y dejá documentado quién resolvió la diferencia.