El presupuesto anual de flota empieza por la actividad prevista: cuántas unidades estarán disponibles, qué kilómetros recorrerán y qué servicios deben cubrir. Multiplicar el gasto del último mes por doce puede omitir renovaciones, meses de mayor demanda y vehículos que se incorporan a mitad de año.
Armá una hoja por mes o una tabla con columna de mes. Conservá una versión aprobada y otra con la estimación actualizada; reemplazar el presupuesto original impide saber cuánto cambió el plan.
Datos para cada línea
| Campo | Ejemplo de contenido |
|---|---|
| Mes, unidad y centro de costo | Marzo, U-03, servicios técnicos |
| Concepto | Combustible, service, seguro u otro |
| Cantidad y unidad | Kilómetros, litros, meses o intervenciones |
| Precio utilizado | Cotización o supuesto con fecha |
| Costo previsto | Cantidad por precio, según el rubro |
| Fecha de pago | Según contrato o condición acordada |
| Fuente y responsable | Quién validó la estimación |
| Estado | Confirmado, estimado o pendiente |
Para estimar litros, multiplicá los kilómetros previstos por el consumo en L/100 km y dividí por 100. Los servicios de taller se programan según el plan de cada unidad; no copies un intervalo genérico. Seguro, impuestos y otros compromisos deben partir de la información que administra cada área.
Ejemplo para tres utilitarios
Ejemplo ficticio en pesos constantes, sin una proyección de inflación. Se suponen tres unidades iguales, doce meses de operación, 2.000 km por unidad por mes, consumo de 10 L/100 km y precio ilustrativo de $1.500 por litro. Estos valores no representan precios de mercado.
Distancia anual = 3 × 12 × 2.000 = 72.000 km.
Combustible = 72.000 × 10 / 100 = 7.200 litros.
Costo estimado de combustible = 7.200 × $1.500 = $10.800.000.
| Rubro | Supuesto anual | Total |
|---|---|---|
| Combustible | 7.200 litros | $10.800.000 |
| Mantenimiento programado | Trabajos identificados en el plan | $1.800.000 |
| Seguro y cargos fijos incluidos | $100.000 por unidad por mes | $3.600.000 |
| Peajes y estacionamientos | Estimación de recorridos | $720.000 |
| Total de rubros presupuestados | Excluye compra, personal y otros no listados | $16.920.000 |
El promedio es $1.410.000 por mes, pero los pagos no necesariamente se distribuyen así. Un servicio grande o una póliza pagada de una vez deben aparecer en el mes previsto de caja.
Separar costo y necesidad de fondos
El presupuesto de costos distribuye los conceptos según el criterio de gestión elegido. La vista de caja muestra cuándo se espera pagarlos. Una compra de vehículo puede generar un desembolso alto y un costo de depreciación distribuido; no sumes ambas cosas como si fueran un único gasto anual.
Dejá explícita la base impositiva y pedí a administración el tratamiento de importes recuperables. Si proyectás precios nominales, anotá los ajustes por rubro y mes. No mezcles valores constantes con cuotas futuras nominales en el mismo total.
Revisar actividad y precio por separado
En el ejemplo, si la actividad crece 10% y el resto se mantiene, el combustible estimado pasa a 7.920 litros y $11.880.000. La diferencia de $1.080.000 surge del volumen, no de una suba del precio.
Al cierre mensual, compará actividad real, precio utilizado y gasto. Documentá nuevas unidades, reparaciones extraordinarias y servicios cancelados. Cada modificación de la previsión debe conservar su motivo, responsable y efecto en los meses pendientes.