Separá los abonos de estacionamiento de las estadías ocasionales y vinculá cada cargo con el vehículo o la plaza que cubre. Una factura mensual puede incluir un abono, horas adicionales y consumos de otras unidades. Necesitás ese detalle antes de repartir el total entre vehículos.
En la misma cuenta de movilidad pueden aparecer peajes. Para esos cargos, usá el procedimiento de TelePASE para flotas, que relaciona dominio, dispositivo, cuenta y pasos. Reuní después ambos rubros en el cierre, conservando sus comprobaciones por separado.
Registrar qué cubre cada abono
Pedí las condiciones del estacionamiento y guardá la versión aceptada. Comprobá si el contrato corresponde a una plaza, a un dominio o a un cupo compartido; quién puede utilizarlo; qué horario cubre y qué se cobra aparte. El uso real debe poder compararse con esas condiciones.
| Campo | Qué guardar |
|---|---|
| Prestador y ubicación | Estacionamiento y contacto administrativo |
| Referencia del abono | Contrato, plaza o cupo contratado |
| Vehículos admitidos | Dominios o modalidad de identificación acordada |
| Período y horario | Cobertura contratada y exclusiones |
| Cargo fijo | Importe, moneda, impuestos y fecha de pago |
| Adicionales | Condiciones y respaldo de cada cargo |
| Accesos entregados | Tarjeta, control u otro elemento identificado |
| Cambios | Alta, sustitución, baja y confirmación del prestador |
Si una unidad sale de la flota, revisá su acceso y el abono asociado. La venta del vehículo no documenta por sí sola una cancelación contractual. Conservá la solicitud y la respuesta del estacionamiento con su fecha efectiva.
Identificar las estadías ocasionales
Para cada estacionamiento fuera de un abono, registrá vehículo, servicio, lugar, fecha, entrada y salida disponibles, importe y quién pagó. Relacioná ticket y movimiento de tarjeta con un único gasto. Si el conductor pagó, el registro debe indicar si pidió reintegro y cuándo se resolvió.
Antes de aceptar un cargo adicional, verificá si esa estadía ya estaba incluida en el abono. Si usó una plaza distinta o quedó fuera del horario contratado, pedí el detalle del prestador. Una diferencia entre factura y planilla necesita explicación, aunque el total ya se haya debitado.
Ejemplo de un abono con cargos adicionales
Ejemplo ficticio en pesos. Una base paga $100.000 mensuales por una plaza compartida bajo las condiciones de su contrato. La factura suma además $12.000 por estadías fuera de horario y $8.000 de otra unidad que no utilizó el cupo contratado.
Administración verifica los respaldos y acepta un gasto total de $120.000. Un conductor adjunta en su rendición el ticket de $8.000, pagado con la tarjeta de la empresa. Ese archivo se vincula al gasto ya reconocido; no agrega otro consumo ni genera reintegro.
Los $100.000 corresponden a la disponibilidad contratada. Si varias áreas la comparten, la empresa define una base de reparto documentada, como reservas verificadas. Los adicionales se asignan al servicio que los originó. El reparto entre centros de costo explica cómo conservar el cálculo sin duplicar el importe de origen.
Revisar abonos sin uso y diferencias abiertas
Compará las plazas contratadas con las reservas y estadías registradas. Si un abono parece no utilizarse, consultá si responde a una necesidad de reserva antes de proponer su baja. Revisá las condiciones de cancelación, el costo y la alternativa para los servicios que todavía lo usan.
Al cerrar el mes, entregá abonos, estadías, adicionales aceptados y cargos discutidos por separado. Cada diferencia conserva un responsable, el pedido enviado al prestador y la próxima acción. Las devoluciones posteriores deben quedar relacionadas con el cargo original para explicar cuándo se recuperó el importe.