Cuando una cuadrilla presta un equipo, el depósito y el supervisor necesitan conocer el nuevo destino. Si el movimiento queda en una conversación entre dos personas, el inventario sigue mostrando una ubicación que ya no corresponde y la próxima tarea puede programarse con un equipo ausente.
El préstamo puede registrarse en una planilla, un formulario o el sistema que use la empresa. Lo necesario es conservar un comprobante con fecha, equipo, accesorios, receptor y devolución acordada, vinculado al inventario por un identificador estable.
Antes de autorizar la salida
Confirmá que el equipo esté disponible para el trabajo solicitado y que quien lo recibe tenga la capacitación requerida para usarlo. El encargado técnico debe revisar la compatibilidad con la tarea y las condiciones de uso del fabricante. Una urgencia de otra cuadrilla no justifica entregar un equipo con una falla pendiente.
Consultá también los compromisos próximos de la cuadrilla que presta. Si necesita la herramienta a primera hora del día siguiente, acordá una devolución que permita revisarla y trasladarla. Registrar “mañana” sin horario ni lugar deja abierta una diferencia operativa.
| Dato | Ejemplo ficticio |
|---|---|
| Préstamo | PR-018 |
| Equipo | H-027, taladro identificado en inventario |
| Accesorios | Dos baterías, cargador y valija |
| Origen y destino | Base Quilmes a cuadrilla de mantenimiento en Lanús |
| Entrega | Fecha, hora y persona que entrega |
| Recepción | Persona que confirma equipo y accesorios |
| Devolución acordada | Fecha, hora y base |
| Trabajo asociado | Orden o servicio que requiere el equipo |
Registrar el estado al recibir
El receptor compara el contenido con el comprobante y deja asentadas las diferencias antes de comenzar el trabajo. Si falta un accesorio, identifica cuál y acuerda cómo se resolverá. No hace falta describir cada marca superficial, pero sí daños, piezas sueltas o condiciones que puedan afectar el uso.
Cuando haya dudas sobre la seguridad del equipo, apartalo y pedí una revisión técnica. Una conformidad administrativa no reemplaza esa revisión. Para instrumentos de medición, verificá además que el certificado corresponda al número de serie y al uso previsto.
Extender el plazo o cambiar de receptor
La extensión necesita una nueva fecha y aceptación de quien administra la disponibilidad. Conservá el plazo anterior dentro del historial para poder explicar por qué se demoró otra tarea. Si el equipo pasa directamente a una tercera cuadrilla, registrá ese movimiento con el nuevo receptor en lugar de simular que volvió al depósito.
En un traslado con vehículo compartido, relacioná el préstamo con el registro de asignaciones. El equipo mantiene su propio responsable aunque el conductor solo realice el transporte. Dejá claro quién confirma la recepción en destino.
Revisar la devolución pendiente
Antes del vencimiento interno, el responsable consulta si la tarea terminará a tiempo. Si ya venció, registra la ubicación confirmada, el motivo y el nuevo compromiso. Evitá marcarlo como perdido mientras exista una recepción vigente y una ubicación verificable.
Una devolución se cierra después de contar accesorios y revisar el estado recibido. Cuando haya una diferencia, devolvé al inventario únicamente lo recibido y abrí un seguimiento por el resto. El documento de préstamo debe conservar la evidencia original, las extensiones y el cierre.
Para comprobar que el circuito funciona, elegí un préstamo de la última semana y preguntá a la base prestadora qué equipo tiene disponible. La respuesta debería coincidir con el registro compartido, sin depender de contactar al conductor que hizo el traslado.