En la Administración Pública Nacional, la compra de vehículos y la contratación del mantenimiento de la flota siguen el Decreto 1023/2001 y su reglamento, el Decreto 1030/2016. Las especificaciones técnicas del pliego tienen que describir lo que el organismo necesita con datos que se puedan comprobar al evaluar ofertas y al recibir los bienes, sin pedir una marca. En el mantenimiento, además, el pliego debe decir qué repuestos se aceptan y cómo se aprueban los trabajos que no estaban previstos.
Provincias y municipios tienen regímenes de compras propios. Si trabajás en un organismo provincial o municipal, buscá la norma equivalente antes de usar estos artículos.
Qué exige el reglamento a las especificaciones técnicas
El artículo 36 del Decreto 1030/2016 dice que los pliegos de bases y condiciones particulares contienen las especificaciones técnicas, las cláusulas particulares y los requisitos mínimos del Pliego Único de Bases y Condiciones Generales. Los elabora la unidad operativa de cada procedimiento y los aprueba la autoridad competente.
El artículo 37 fija el contenido de las especificaciones. Deben permitir que los oferentes participen en igualdad de condiciones, sin obstáculos injustificados a la competencia, y consignar de forma clara y precisa:
- las cantidades y características de los bienes o servicios, con el número de catálogo del Sistema de Identificación de Bienes y Servicios que administra la Oficina Nacional de Contrataciones;
- si los elementos deben ser nuevos, usados, reacondicionados o reciclados;
- las tolerancias aceptables;
- la calidad exigida y, cuando corresponda, las normas de calidad y los criterios de sustentabilidad.
Las especificaciones tienen que ser lo bastante precisas para que el oferente sepa qué cotiza y para que el organismo pueda evaluar si lo ofrecido le sirve.
Requisitos funcionales para la compra de vehículos
El mismo artículo prohíbe pedir una marca determinada, salvo razones científicas, técnicas o de probada conveniencia. Si el pliego menciona una marca sin acreditar esas razones, la mención sólo indica características generales y se pueden ofrecer productos similares de otras marcas.
Por eso conviene partir de la tarea, no del modelo que ya tiene la flota. Un requisito funcional verificable dice qué tiene que hacer la unidad y cómo se comprueba. Algunos ejemplos de cómo pasar de una descripción vaga a una que se pueda verificar:
| En vez de | Escribí |
|---|---|
| ”Camioneta robusta para zonas rurales” | Tracción 4x4 con reductora, despeje y capacidad de carga mínimos expresados en milímetros y kilos, con tolerancia |
| ”Utilitario amplio” | Volumen de carga mínimo en metros cúbicos y carga útil mínima en kilos según ficha técnica del fabricante |
| ”Bajo consumo” | Consumo máximo según la ficha técnica del fabricante, indicando con qué ciclo de medición se informa |
| ”Buena red de servicio” | Concesionarios o talleres oficiales en las localidades donde operará la unidad, con dirección |
| ”Equipamiento completo” | Lista cerrada de elementos obligatorios: airbags, ABS, control de estabilidad, aire acondicionado, gancho de remolque |
Para cada requisito, indicá qué documento lo prueba: ficha técnica del fabricante, licencia de configuración de modelo, certificado de un ensayo. La guía sobre homologación de vehículos cero kilómetro explica qué acredita cada certificado.
También definí desde el pliego:
- si las unidades deben ser nuevas (inciso b del artículo 37);
- la garantía mínima del fabricante en meses y kilómetros, y dónde se presta;
- los servicios de mantenimiento incluidos durante la garantía, si los hay;
- el lugar y la forma de entrega, y qué documentación registral entrega el proveedor;
- cómo se hará la recepción: qué se mide, qué se mira y quién firma.
Contrato de mantenimiento: repuestos
Un servicio de mantenimiento mezcla mano de obra y repuestos. Si el pliego no dice qué repuestos se aceptan, cada oferente cotiza con un criterio distinto y las ofertas no se pueden comparar.
El artículo 37 permite que, para reparar aparatos, máquinas o motores, el pliego exija repuestos denominados legítimos. Si el organismo decide hacerlo, que lo escriba. Si acepta alternativos, que diga con qué condiciones: compatibilidad con la especificación del fabricante del vehículo, certificación cuando la pieza la requiera y garantía mínima. Las autopartes de seguridad tienen un régimen de certificación propio; la guía sobre autopartes de seguridad y repuestos originales lo detalla.
Otros puntos que el pliego debería resolver:
- Forma de cotizar: precio por servicio programado (por ejemplo, el service de 10.000 km de cada modelo), precio por hora de mano de obra y criterio para los repuestos que no entran en un servicio programado.
- Garantía de los trabajos: plazo y kilometraje durante los cuales el proveedor rehace sin cargo una reparación que falla.
- Piezas retiradas: si el proveedor debe entregarlas o dejarlas disponibles para control. La guía sobre repuestos retirados explica qué registrar.
- Garantía de fábrica: si alguna unidad todavía está en garantía, qué trabajos debe hacer el concesionario oficial para no perderla. Ver garantía de fábrica y services.
Contrato de mantenimiento: trabajos adicionales
En una flota siempre aparecen trabajos que no estaban en el pliego: una pieza que el taller encuentra rota durante un service, un choque, una falla nueva. El pliego tiene que decir cómo se autorizan antes de que el taller los haga:
- El proveedor presenta un presupuesto escrito con diagnóstico, repuestos, horas de mano de obra y plazo.
- Un responsable del organismo, designado en el pliego, lo aprueba o lo rechaza por escrito antes de empezar.
- El proveedor no cobra trabajos que no tengan esa aprobación previa.
- El precio se arma con los valores unitarios del contrato: misma hora de mano de obra y mismo criterio para repuestos.
La guía sobre adicionales en una reparación muestra qué datos pedir en ese presupuesto.
Los adicionales consumen el monto del contrato. El artículo 12 del Decreto 1023/2001 y el artículo 100 del Decreto 1030/2016 permiten al organismo aumentar o disminuir el monto total hasta un 20 % en forma unilateral, sin cambiar las condiciones ni los precios unitarios adjudicados. Si es imprescindible superar ese porcentaje, hace falta la conformidad del proveedor, y en ningún caso la ampliación o la disminución puede pasar del 35 %. Las modificaciones pueden hacerse al adjudicar, durante la ejecución o hasta tres meses después de cumplido el plazo del contrato.
Llevá un registro de lo ejecutado y lo comprometido contra el monto adjudicado. Si los adicionales se acercan al límite antes de tiempo, el organismo tiene que iniciar un nuevo procedimiento de selección con tiempo suficiente para no quedarse sin servicio. La guía para comparar presupuestos de talleres sirve para revisar si los precios de cada adicional son coherentes con el mercado.