Ante la pérdida de la única llave disponible, registrá ubicación del vehículo y avisá al responsable de flota. La empresa debe organizar acceso autorizado, continuidad del servicio y evaluación de seguridad; el conductor no debería contratar un trabajo sin poder acreditar quién autoriza intervenir sobre la unidad.
Separá pérdida, robo y falla de funcionamiento. Describí lo ocurrido con precisión y conservá la última ubicación conocida de la llave. Esa diferencia ayuda a decidir el circuito de asistencia y las comunicaciones posteriores.
Asegurar la coordinación inicial
Anotá dominio, modelo, persona a cargo, ubicación y estado de pasajeros o carga. Si hay un riesgo inmediato para personas, priorizá el servicio de emergencia competente. Evitá maniobras improvisadas para abrir o mover el vehículo.
Revisá si existe un duplicado registrado y cuánto tardaría en llegar. Confirmá físicamente su disponibilidad con el custodio; una ficha vieja no prueba que siga en el armario indicado.
Contactar al prestador adecuado
Consultá el manual y la red del fabricante para identificar el procedimiento aplicable a llaves y sistemas de acceso. Buscador de manuales Ford. El método cambia según modelo y equipamiento; no es una tarea que deba resolverse con instrucciones genéricas de internet.
Pedí al prestador documentación que necesita para verificar titularidad y autorización de la empresa. La persona que coordina debe entregar solo lo necesario por un canal acordado y conservar quién recibió los documentos.
Confirmá alcance, precio, traslado y comprobante antes de autorizar. Si interviene asistencia del seguro, verificá si admite esa prestación y en qué condiciones. No presupongas cobertura porque la póliza incluye auxilio mecánico.
Mantener el servicio separado de la reparación
Decidí quién retira mercadería o pasajeros y qué unidad los continuará transportando, cuando sea posible y corresponda. Registrá cada cambio de custodia y asignación. El acceso al vehículo debe quedar resuelto por personal competente antes de retirar elementos.
Conservá tiempos de espera, remolque y reemplazo asociados a un único incidente. Así podrás revisar el costo del episodio sin sumar dos veces un gasto incluido en la factura de asistencia.
Cerrar accesos y documentación
Cuando se obtiene una nueva llave, actualizá cantidad de juegos, custodios e identificadores. Pedí al servicio técnico que indique qué medidas corresponden respecto del acceso perdido y dejá la decisión documentada. Fabricar una copia no resuelve automáticamente la seguridad de la llave extraviada.
Verificá el funcionamiento con el prestador y guardá factura, orden y respaldo de autorización. Si hubo denuncia por robo, relacioná su referencia con el expediente sin difundir datos personales innecesarios.
Usá el registro de asignaciones para comprobar quién recibió finalmente la unidad. Antes del siguiente viaje fuera de la base, confirmá ubicación del duplicado y persona que podrá gestionarlo fuera de horario.