Asigná un identificador a cada juego de llaves y registrá quién lo retira y cuándo lo devuelve. La entrega de una llave habilita acceso físico a una unidad; debe poder relacionarse con la asignación autorizada y con la ubicación del duplicado.
En una base argentina con cambios de turno, evitá que el control dependa de saber quién suele llevarse la camioneta. El registro debe permitir reconstruir un retiro durante vacaciones, reemplazos o atención fuera de horario.
Identificar sin exponer información innecesaria
Definí código del juego, unidad asociada, tipo de llave y ubicación habitual. La forma de etiquetar debe ayudar al custodio sin agregar datos innecesarios que identifiquen públicamente dónde está estacionado el vehículo.
Separá llave principal, duplicado y dispositivos adicionales, como controles o tarjetas. Si una unidad necesita más de un elemento para el servicio, la entrega debe enumerarlos. Un llavero completo al inicio puede volver con un componente faltante.
Registrar cada movimiento
| Campo | Dato |
|---|---|
| Juego | Identificador único |
| Retiro | Fecha, hora y persona |
| Autorización | Asignación o motivo aprobado |
| Devolución prevista | Turno o plazo |
| Recepción | Hora real, custodio y componentes |
| Diferencia | Faltante, daño o demora |
Comprobá la asignación antes de entregar. Si una persona retira por otra, registrá esa circunstancia y la autorización aplicable. La planilla no debería transformar automáticamente al mensajero en conductor asignado.
Controlar duplicados
Guardá quién autoriza fabricar un duplicado y qué prestador lo hace. Conservá el comprobante y actualizá la cantidad de juegos existentes. La gestión técnica de llaves electrónicas debe seguir el procedimiento del fabricante y un servicio autorizado para la tarea.
No dejes un duplicado sin ubicación conocida bajo la etiqueta de emergencia. Definí quién puede acceder fuera de horario y cómo queda registrado ese acceso. Probá el circuito administrativo antes de que una unidad quede inmovilizada lejos de la base.
Resolver devoluciones incompletas
Al recibir, compará los componentes y registrá diferencias en el momento. Si falta una llave, abrí una incidencia y comunicá al responsable que evaluará las medidas de seguridad. No asumas que apareció un duplicado y cerrá la pérdida sin reconciliar la cantidad total.
Cuando termina una asignación prolongada o una relación de trabajo, revisá todos los juegos y dispositivos entregados. La recepción de la unidad no demuestra por sí sola que se devolvieron sus accesos.
Relacioná el control con el registro de asignación de vehículos. Al cierre del turno, conciliá juegos guardados, retirados y pendientes, y entregá al siguiente custodio las excepciones con nombre y próxima acción.