Compará flota propia y transporte contratado sobre el mismo trabajo: recorrido, cantidad de entregas, carga, horarios y tratamiento de devoluciones. Una cotización por viaje puede excluir tareas que la operación propia ya absorbe y que después aparecerán como adicionales.
En Argentina, pedí que cada oferta identifique moneda, fecha de vigencia, impuestos incluidos o discriminados y mecanismo de actualización. La comparación operativa debe acordar un tratamiento uniforme de esos importes con administración.
Describir el servicio que vas a comparar
Prepará una ficha con origen, destinos, días, ventanas de recepción, peso y volumen habituales. Agregá los picos que puedan cambiar la unidad requerida. Explicá quién carga, descarga, entrega comprobantes, cobra si corresponde y recibe la devolución.
Separá recorrido normal y excepciones. Definí cuándo empieza una espera, cómo se informa y quién autoriza su costo. Si un cliente rechaza la mercadería, indicá el destino de retorno y qué documentación necesita la empresa.
La ficha permite preguntar lo mismo a cada transportista. También evita comparar un servicio propio con seguimiento administrativo completo contra una oferta limitada al desplazamiento de la unidad.
Armar el costo propio
Reuní combustible, personal asignado, peajes y gastos del recorrido. Incorporá una proporción coherente de mantenimiento, seguro, administración y disponibilidad del vehículo. Conservá la base de reparto: kilómetros, horas o días pueden dar resultados distintos.
Diferenciá costos que desaparecerían al contratar de costos que seguirían existiendo. Si el vehículo quedaría ocioso pero continuaría asegurado y financiado, ese gasto no se convierte automáticamente en ahorro de caja.
Normalizar las ofertas
| Concepto | Flota propia | Oferta contratada |
|---|---|---|
| Servicio normal | Costo calculado del mismo período | Precio y alcance cotizados |
| Espera | Horas y recursos consumidos | Franquicia y adicional pactados |
| Segundo intento | Nuevo recorrido y administración | Condición de reentrega |
| Devolución | Transporte y recepción | Alcance incluido o precio aparte |
| Reemplazo por avería | Costo y demora previstos | Obligación y disponibilidad acordadas |
Usá escenarios con cantidades propias. No completes adicionales desconocidos con cero; dejalos pendientes de cotización. Una oferta incompleta debe verse como incompleta en la tabla.
Probar antes de decidir por toda la operación
Elegí un período que incluya días de demanda habitual y alguna variación conocida. Registrá trabajos solicitados, completados y rechazados, puntualidad y gastos adicionales. Conservá las causas: una entrega fallida por ausencia del destinatario no describe el mismo problema que una unidad que no llegó.
Dividí el costo comparable por trabajos completados y revisá la distribución de demoras. Un promedio puede esconder un incumplimiento en una entrega que el cliente considera crítica.
La distribución por centros de costo ayuda a mantener el mismo criterio entre bases. Antes del contrato, cerrá por escrito las diferencias de alcance detectadas en la prueba y quién se hará cargo de cada excepción.